Efektívna administratíva

Možnosti zmiernenia dysfunkčných mechanizmov v byrokratických systémoch:


Všeobecnou snahou teórie organizácie je vytvorenie efektívnej byrokracie čiže administratívy. Efektívna administratíva musí mať svoje ciele, musí byť koordinovaná, mať vlastné zameranie činnosti , určitý stupeň autority a zodpovednosti.
Prv ako začneme ďalej rozoberať daný problém musíme si najprv odpovedať na otázku čo je to organizácia? Organizácia je akési účelné usporiadanie, riadenie, a organizované združenie osôb do spoločných programov, spolkov. Počas celého svojho života sa neustále stretávame s rôznymi formani organizácii. Od narodenia v nemocnici, po svadbu na úrade až po pohreb, ktorý tiež vybavujeme vo verejnej byrokratickej organizácii čiže administratíve. Organizácie môžeme deliť z toho najzákladnejšieho hľadiska na formálne a neformálne. Formálnosť organizácii spočíva okrem iného v tom, že princípy fungovania týchto organizácii sú podobné bez ohľadu na to či sa jedná o organizácie výrobné, či obranné, alebo sociálneho charakteru, či šírenia informácii. Formálne organizácie sa dajú definovať ako umelý sociálny útvar vybavený formalizovanými procedúrami za účelom mobilizácie a koordinácie kolektívneho úsilia k dosiahnutiu stanoveného cieľa. Častým problémom týchto organizácii však je , že opatrenia , ktoré boli zavedené s cieľom zvýšiť efektivitu administratívy , nastáva stav , ktorý túto činnosť tlmí, či odvádza od stanoveného cieľa. Tento stav sa nazýva dysfunkčná vlna a často je označovaná termínom byrokratizácia, ktorým často označujeme administratívne jednotky ako aj celú administratívu. Čo je vlastne byrokracia? Byrokracia je to slovo , ktoré pri vyslovení navádza väčšinu spoločnosti k milnej predstave, že je produktom úmyselného omedzovania rozumového usporiadania vecí v organizácii. Naopak byrokracia je produktom , ktorého snahou bolo optimalizovať fungovanie veľkých aj malých organizácii a docieliť ešte väčšiu racionalizáciu, teda úsporné a rozumové nakladanie s danými statkami. Kedže sám pracujem v štátnej správe, typickej byrokratickej administratívnej organizácii, je mi táto tématika dosť blízka a poznatky o administratíve môžem čerpať priamo z vlastných skúseností. Každá organizácia má určité formálne aj neformálne prvky vo vnútri organizácie. Čo sú vlastne tie formálne a neformálne prvky resp. organizácie? Sú to vzťahy medzi vyššími a nižšími vrstvami organizačnej hierarchie, vzťahy medzi odmenou ekonomickou a sociálnou.

Formálna organizácia tak redukuje rozhodovanie svojich členov. Možnosti zmiernenia disfunkčných mechanizmov v administratíve vidím vo vytypovaní hlavných a pomocných činností v zadelení práce podľa jednotlivých špecializácii pracovníkov, ako aj potreba riešenia miery centralizácie. Tá by sa mala zabezpečiť vhodnou formou koordinácie práce zamestnancov, z vhodnou mierou kontroly ich činnosti a racionalneho hospodárenia so zdrojmi, čo je hlavne vytíkane administratíve.Hierarchická štruktúra organizácie pritom umožňuje aby všetci mali určitý diel rozhodovania, okrem tých životne dôležitých pre organizáciu. Organizácia však stanoví alternatívy rozhodnutia , ktoré môže zamestnanec použiť. Typickým príkladom je štátna správa ,kde sú rozhodovacie možnosti zamestnancia ohraničené zákonom, predpismi a normami. Smer ktorý vedie k zabezpečeniu efektívnej administratíve vidím skorej v neformálne štruktúry tzv. medziľudské vzťahy na pracovisku. Organizačná štruktúra formálnych organizácii je preto tak ťažkopádna, pretože jej účelom nie je podpora dynamickosti rozhodovania, ale koordináciu aktivít veľkého počtu zúčastnených v tomto procese. Organizačná štruktúra je fakticky sústredená okolo úzkeho okruhu ľudí , ktorí kontrolujú tok informácii a tým si udržujú moc nad správaním ostatných. Robia to formou noriem a predpisov. Nevýhodou formálnych administratívnych organizácii je , že typický zamestnanec byrokratickej organizácie má tendenciu vystupovať ako reprezentant moci bez ohľadu na to aké miesto v hierarchii organizácie zastáva. Nastáva stav, kedy má stále navrch nad klientom, ktorý zastupuje iba sám seba. Byrokrat si týmto spôsobom udržuje prevahu odborníka pred laikom, prevahu , ktorú sa snaží ešte viac umelo zvýšiť utajovaním informácii. Sú to situácie keď sebavedomo vyhlási, že nemôže podať dané informácie čím dá najavo to, kto je pánom situácie. Napätie medzi oboma je zvyšované o to viac tým, že klient nemôže odísť vybaviť si svoje záležitosti inde, pretože verejné organizácie, ako je napríklad štátna správa má vo svojej činnosti monopolné postavenie, z čoho tkvie aj určitá nadradenosť úradníka nad klientom. Je to typický príklad dysfunkcie formálnej organizácie. Vedenie sa snaží preto o pritvrdenie pravidiel vo vnútri organizácie formou určitých trestov a sankcii. Kontrolné opatrenia zo strany vedenia má za následok nové predpisy a sprísnenie opatrení chodu organizácie.

Podriadení so strachom pred sankciami sa snažia všetky pravidlá úzkostlivo dodržiavať a zabúdajú na svoju podstatu, že majú slúžiť spoločnosti a občanom. To má za následok stav, kedy sa úradníci stávajú ešte viac byrokratickými a vytvára sa priepasť medzi nimi a verejnosťou. Nespokojní klienti útočia na byrokratov. Týmto sa však iba posilňuje ich vzájomný pocit súdržnosti a využívajú výhody spojené s jeho postavením. Preto možnosti zmiernenia disfunkčných mechanizmov vo vnútri organizácii s cieľom z efektívniť administratívu vidím v podpore jednoduchosti a pružnosti administratívnej organizácii , v zoštíhľovaní administratívneho aparátu a obsadzovaní ich profesionálne a kvalifikovane vhodnými ľuďmi.
Neformálne štruktúry sa prejavujú hlavne v oblasti medziľudských vzťahov vo vnútri organizácie, ktoré môžu fungovanie organizácie znižovať ale tak isto ju aj zvýšiť. Kvalita výkonu zamestnancov totiž záleží aj od vzťahov na pracovisku, ktoré pozitívne vplývajú na činnosť celého kolektívu organizácie. Pre zabezpečenie efektívnosti by bolo vhodne zaviesť motivačné systémy, ktoré by umožňovali účasť pracovníka na dobrých aj zlých výsledkoch celého kolektívu. Podstatou neformálnych štruktúr je vytváranie kolegiálnych vzťahov na pracovisku, kde nastáva po zoznámení a spoznaní sa uvolnenejšia atmosféra. V kolektívoch , kde sú tie medziľudské vzťahy a vzájomná interakcia medzi ľuďmi dobrá ,vzrastá produktivita práce, je väčšia snaha dosiahnuť lepšie ekonomické výsledky a väčšia súťaživosť o získanie lepšieho postavenia v skupine. Ľudia sú v práci hlavne motivovaní potrebou uspokojivého sociálneho kontaktu s druhými, kde hľadajú svoju identitu vo vzťahoch voči druhým. Pre človeka je veľmi dôležitý pocit vlastného sebanaplnenia a vlastnej sebarealizácii. Neformálne vzťahy zamestnancov organizácii tak vlastne často prispievajú k efektívnemu chodu organizácie, i keď niekedy býva tento účinok opačný, v konečnom dôsledku donúti podstatne zmeniť požiadavky na riadiacu prácu. Neformálne vzťahy majú na jednej strane funkčný účinok ,ale môžu mať aj dysfunkčný účinok, čiže narušenie fungovania jednotlivých štruktúr organizácie. Taktiež kontrola v neformálnej štruktúre môže na jednej strane zmenšiť napätie nadriadeným a kontrolovavanými, zároveň však znižuje výkon podriadených. Zamestnanci sa vo svojom postavení cítia hmotne zajistení, čo zníži ich motiváciu podať výkon.Tu by bolo žiadúce riadiť pracovníkov tak aby to zodpovedalo cieľom organizácie zmysluplneho využitia pracovného času. Može sa to docieliť royvíjaním komunikácie medzi vedúcim a pracovníkom.

Osobne si myslím, že neformálne štruktúry organizácie môžu byť v určitých prípadoch efektívnejšie, hlavne v oblasti inovácie, v snahe meniť doterajší systém za nový, vznik nových nápadov v oblasti v ktorej organizácia pôsobí, ako aj v medziľudských vzťahoch. A tam treba hľadať možnosti vytvorenia efektívnej administratívy.
Netvrdím, že tento môj názor na zefektívnenie administratívy je správny, ale pri svojom každodennom stretávaní sa s jednotlivými druhmi administratívnych organizácii sa vo mne vytvoril názor na danú vec a preto som to tak vyjadril, aj keď to možno z hľadiska teórie organizácie nebolo správne hodnotenie danej témy.