Tvorba pracovného miesta

Proces tvorby pracovného miesta

Vytváranie pracovných miest sa dá chápať ako proces, počas ktorého sa definujú konkrétne pracovné úlohy pracovníka ( poprípade skupiny pracovníkov) a zoskupujú sa do základných prvkov organizačnej štruktúry. Tieto prvky musia zabezpečiť nielen efektívne uspokojovanie potrieb organizácie ale aj uspokojovanie potrieb pracovníkov. Práca je účelná cieľavedomá ľudská činnosť, v jej priebehu prichádza k vytváraniu surovín a iných prírodných látok. Kritéria ktoré prácu určujú sú: obsah práce, kvalifikácia požadovaná pre výkon práce (znalosti, zručnosti), podnety pre vykonávanie práce (mzdové ohodnotenie). Pracovné miesto je možné chápať ako: konkrétne pracovisko, umiestnené v určitom priestore a čase, vybavené určitými pracovnými prostriedkami. Alebo v širšom poňatí i ako súčasť pracovného systému, ktorý je vymedzený: pracovnou úlohou, podmienkami, ktorými je plnenie pracovnej úlohy podmienené a nárokmi na pracovníka. Pracovná úloha je postupnosť činností alebo operácií, ktoré má pracovník podľa pracovného postupu vykonať. Je treba vytvárať také pracovné úlohy, ktoré pracovníkom poskytujú možnosť uspokojovať ich potreby a záujmy. Úspešnosť ľudskej práce závisí v značnej miere od toho ako je práca navrhnutá. Pracovný program vplýva nielen na produktivitu práce, ale aj na kvalitu pracovných podmienok. Ak majú personálne útvary pomáhať organizáciám pri získavaní a udržaní vhodného personálu, personálni odborníci musia pochopiť ako sa vytvára pracovná úloha. Analýza pracovného miesta poskytuje obraz práce na pracovnom mieste a tým vytvára aj predstavu o pracovníkovi, ktorý by mal pracovné miesto zaujať. Pri analýze pracovných miest ide o proces zisťovania, zaznamenávania, uchovávania a analyzovania informácií o úlohách, metódach, zodpovednosti, väzbách na iné pracovné miesta a podmienkach, za ktorých sa práca vykonáva. Vytváranie a analýza pracovných miest je systematickým procesom, kedy po vytvorení pracovného miesta sa po určitej dobe prevedie analýza, pri ktorej sa nielen spracováva popis a špecifikácia pracovného miesta, ale v prvej rade sa hľadajú možnosti, ako prácu vykonávať efektívnejšie. Samozrejme sa berú do úvahy i zmeny techniky a technológie, sortimentu, organizácie práce a pod. a ich dopad na prácu. Nezriedka to má za následok nové definovanie pracovných úloh, povinností a zodpovednosti pracovného miesta, teda jeho redising. Novo definované pracovné miesto sa potom po čase analyzuje a celý cyklus sa opakuje.

Medzi analýzou práce a projektovaním pracovných miest existuje priama väzba. Cieľom analýzy práce je špecifikovať úlohu, ktorá sa v súvislosti s daným pracovným miestom má plniť a personálne charakteristiky potrebné pre plnenie tejto úlohy. Cieľom projektovania pracovných miest je špecifikovať obsah a metódy práce tak, aby vyhovovali technickým a organizačným požiadavkám daného systému ale zároveň aj sociálnym požiadavkám pracovníka. Projektovanie pracovných miest teda špecifikuje:
-ako sa bude práca vykonávať (optimalizácia cieľov organizácie z hľadiska efektívnosti práce) a
-ako urobiť spokojnými pracovníkov, ktorí vykonávajú danú prácu ( optimalizácia individuálnych cieľov osobného rastu a sebarealizácie).Pred stanovením „čo sa má robiť“. V praxi to znamená, že ak nejde o celkom novú organizáciu, úvahy o projektovaní pracovných miest nasledujú po analýze práce. V každom prípade sú poznatky o faktoroch práce, požiadavkách na pracovníkov a ich individuálnych schopnostiach základom pre vypracovanie projektu (návrhu) pracovného miesta. Pracovný proces je z vedeckého hľadiska vymedzený pracovnými úlohami Pri tradičnom vysvetľovaní sa pod pracovnou úlohou rozumie súhrn činností alebo operácií, ktoré pracovník vykonáva na danom pracovisku podľa pracovného postupu. Nové požiadavky v moderných výrobných systémoch vyžadujú zmenu v prístupe k vytváraniu pracovnej úlohy, ktorá sa čoraz častejšie vymedzuje ako podiel pracovníka na činnostiach ( a zodpovednosti ) celej pracovnej skupiny. To znamená, že efektívna výroba vyžaduje, aby pracovník okrem výkonných činností podieľal aj na riadiacich činnostiach, zodpovedal za konečné výsledky práce a využíval svoje znalosti a skúsenosti na zdokonaľovanie výroby, výroku a práce. Pracovná úloha charakterizuje účel pracovného systému, nakoľko predstavuje požiadavku na človeka vykonávať také činnosti, ktoré slúžia cieľovému učeniu. Pri tvorbe pracovných úloh sa musia preto zohľadňovať jednak technické a technologické požiadavky pracovného systému, ako aj jeho sociálna dimenzia a požiadavky jednotlivého pracovníka.

V nadväznosti na uvedené požiadavky je potrebné pri vytváraní pracovných úloh rozhodnúť: ktoré činnosti bude vykonávať pracovník a ktoré budú zabezpečené technologickými a technickými systémami, ako budú činnosti zoskupené a pridelené jednotlivým pracovníkom (rozdelenie činnosti na pracovné miesta), aké budú väzby medzi pracovníkmi a koordinácia ich práce (spolupráca pracovných miest, stanovenie zodpovedností a kompetencií), aké budú zásady tvorby organizačnej štruktúry, ako budú pracovníci odmeňovaní.
Prístupy k projektovaniu pracovných miest.
Existuje viacero prístupov k vymedzeniu pracovných miest. Pôvodne vznikali pracovné úlohy bez vonkajších zásahov (laisser – faire) a zakladali sa najmä na tradíciách. Vykonávali sa v podobe živnosti a kontrolovali ich cechy. Najznámejším kritikom tohto prístupu bol F. W. Taylor. Základné koncepcie funkčnej špecializácie boli rozpracované na konci 18. storočia, ale až koncom 19. storočia a začiatkom 20. storočia našli širšie uplatnenie. Priemyselná revolúcia ovplyvnila aj tvorbu pracovných úloh, u ktorých bola snaha uplatňovať rovnaké zásady ako pri navrhovaní strojov. Autori princípov tohto prístupu, ktorý sa označuje ako mechanistický bol A. Smith a Ch. Babbage. Podstatu ich princípu možno zhrnúť takto: čo najužšie a najpresnejšie vymedziť pracovné úlohy, pracovník má vykonávať len jednu úlohu, zložité úlohy zveriť špecialistom, rozhodovanie dať do kompetencie riadiacich pracovníkov. Ďalej rozpracoval tento prístup F. W. Taylor. Známa je jeho široko popularizovaná systematická schéma navrhovania pracovných úloh, ktorej podstata spočíva: v určení jediného najlepšieho spôsobu vykonania práce, minimalizácii spotreby času na vykonanie práce a vo výbere najlepšieho pracovníka pre uskutočnenie pracovnej úlohy. Táto koncepcia nazvaná vedeckým manažmentom bola prijatá veľkým množstvom manažérov a inžinierov a silno ovplyvnila chápanie projektovania pracovných miest až do súčasnosti. Napriek tomu, že ju možno hodnotiť ako racionálnu, výsledkom jej uplatňovania sú rôzne nepriaznivé dôsledky vyplývajúce najmä zo sústredenia sa len na prácu a úlohy a nedostatočného rešpektovania sociálnych i osobných potrieb ľudí vykonávajúcich danú prácu. Okrem toho tento systém vytvoril priepasť medzi manažérmi a pracovníkmi, ktorá často marí ich spoluprácu. Ak je pracovné miesto navrhované len z pohľadu efektívnosti, stáva sa pre súčasný vzdelaný personál navyhovujúcim. Neuspokojenie z práce, pocit odcudzenia (bezmocnosť, nezmyselnosť) a frustrácia z nedostatku možností pre osobný rast vyvoláva psychické i fyzické onemocnenia (chronické depresie, srdcové onemocnenia) a negatívne ekonomicko – organizačné dôsledky (fluktuácia, absencia, odpor k zmenám, nekvalitná práca). Náklady súvisiace s riešením následkov monotónnosti môžu prevýšiť predpokladaný ekonomický efekt špecializácie práce. Množiace sa problémy pri uplatňovaní mechanistického prístupu k vytváraniu pracovných úloh vyvolávajú potrebu takých zmien v štrukturovaní práce, ktoré by znamenali nový obsah práce a časovú viazanosť človeka pri plnení pracovnej úlohy.

Zámerom týchto zmien je zvyšovanie hospodárnosti z práce. K základným štandardným metódam projektovania pracovných miest, ktoré v rôznej miere zohľadňujú uvedené potreby, patrí:
Striedanie pracovných úloh – znamená dočasné premiestňovanie pracovníkov na rôzne pracovné miesta v rámci jednej profesie. Umožňuje pracovníkom lepšie poznať pracovný proces, ktorého súčasťou je aj ich práca a zároveň znížiť negatívny dopad ich nadmernej špecializácie. Spolu s ďalšími opatreniami organizácie práce, kompenzáciu jednostrannej záťaže, zníženie monotónnosti práce a obmedzenie škodlivosti pracovného prostredia. Nevýhodou striedania pracovných úloh je, že toto opatrenie nerieši zvýšenie možnosti pre samostatnú intelektuálnu prácu a obyčajne ani nevyžaduje zvýšenie kvalifikácie pracovníkov. Môže sa realizovať ako priebežné striedanie, ktoré sa zakladá na vystriedaní všetkých pracovníkov pri uskutočňovaní pracovných úloh určitého výrobného úseku, ktorí sa potom vrátia k pôvodnej pracovnej úlohe, kyvadlové striedanie, keď pracovníkovi sa prideľuje určitá základná úloha a ďalšie úlohy uskutočňuje len občas, vždy sa však potom vracia ku svojej základnej pracovnej úlohe alebo ako postupné striedanie, pri ktorom sú intervaly striedania dlhšie a pracovník sa už nevracia k pôvodnej pracovnej úlohe. Takéto striedanie sa uskutočňuje buď pri rovnako náročných prácach z hľadiska kvalifikácie pracovníka alebo sa postupuje k náročnejším úlohám. Striedanie môže prebiehať podľa vopred určeného systému alebo náhodne podľa dohody medzi pracovníkmi, resp. podľa potrieb výroby. Voľba spôsobu a frekvencie striedania je podmienené charakterom podmienok na pracovisku, najmä používanou technológiou a individuálnymi rozdielmi pracovníkov. Jeho prínosom je vyššia flexibilita pracovníkov a možnosť ich vzájomnej zastupiteľnosti. Jeho uplatnenie vyžaduje však dôkladnú prípravu a rešpektovanie špecifických vzťahov v pracovných skupinách i ostatných okolností, napr. veku pracovníkov a ich ochoty prispôsobiť sa novým podmienkam. Skúsenosti z uplatňovania tejto metódy upozorňujú na to, že len v kombinácii s inými metódami zdokonaľovania práce môže zásadnejšie prispieť k zvýšeniu spokojnosti s prácou. Združovanie pracovných úloh – predstavuje integráciu pracovných činností. Cieľom je vytvoriť pre pracovníka širšiu pracovnú úlohu s dlhším časom jej trvania a tým znížiť jej opakovatelnosť v priebehu smeny. Uplatnenie tejto metódy vytvára podmienky pre rôznorodejšie pracovné úlohy a kladne ovplyvňuje psychiku človeka i jeho fyziologické funkcie.

Združovanie pracovných úloh môže prebiehať horizontálne, to znamená vytváranie väčších celkov z rovnorodých činností (operácií), ktoré majú približne rovnaké nároky na pracovníka alebo vertikálne, ak sa spájajú činnosti s rôznym obsahom. Pri združovaní pracovných úloh ide prevažne o opatrenia organizačného charakteru, ktoré nevyvolávajú zásadné zmeny techniky, technológie a v prípade horizontálneho združovania ani kvalifikácie pracovníkov. Prekonanie neochoty pracovníkov meniť zabehnutý spôsob prác a lepšie výsledky zo združovania pracovných úloh možno docieliť ak sa táto metóda použije vo väčšom rozsahu, to znamená, že sa vytvorí komplexná pracovná úloha (medzi jednotlivými pracovnými činnosťami by mali byť vnútorné súvislosti).
Spájanie profesií, funkcií a špecializácií – znamená rozšírenie pôvodnej základnej profesie, resp. funkcie o kvalifikačné predpoklady jednej alebo viacero doplnkových. Vychádza z princípu vertikálneho združovania operácií. Pri spájaní profesií a špecializácií sa pracovníkovi k jeho základnej profesii priraďuje úplne alebo čiastočne ďalšia profesia za predpokladu, že spĺňa kvalifikačné požiadavky. V prípade spájania funkcií dochádza k doplneniu pracovných náplní v základnom výrobnom procese o niektoré pomocné alebo obslužné činnosti, napríklad údržbárske, kontrolné, laboratórne činnosti alebo aj určité riadiace činnosti. Nastáva zmena hlavnej pracovnej náplne pracovníka, za predpokladu, že frekvencia zásahov do výrobného zaradenia spájanie funkcií a profesií umožňuje. Výsledkom spájania profesií a funkcií je vytvorenie predpokladov pre zvyšovanie kvalifikácie pracovníkova pre ich vzájomnú zastupiteľnosť. Dochádza k obohacovaniu pracovných úloh a podstatne sa obmedzuje jednostranné zaťaženie pracovníkov, čo sa napokon kladne prejavuje v ich spokojnosti s prácou. Zvyšovanie plynulosti výroby a využitia času smeny má taktiež priaznivý dopad na vlastné náklady výroby.
Autonómne pracovné skupiny- predstavujú tzv. sociologický prístup vytváraniu pracovných úloh, to znamená, že pracovné úlohy sa orientujú na menšie pracovné skupiny, nie na jednotlivého pracovníka. Takéto pracovné skupiny musia mať k dispozícii všetky potrebné zdroje na splnenie pracovnej úlohy, ktorá je zadávaná len formou základných obmedzení potrebných pre zosúladenie činnosti danej pracovnej skupiny s ostatnými útvarmi organizácie. V ostatných záležitostiach sa predpokladá samostatné rozhodovanie pracovnej skupiny, čo však predpokladá aj adekvátny systém organizácie a riadenia podniku.