Úspešnosť implementácie ERP systému sa redukuje iba na dve otázky: či je ERP systém nastavený a funguje správne a druhou otázkou je dodržanie času a rozpočtu projektu. Tento pohľad obsahuje jasné vybrané indikátory (plnenie rozpočtu, dodržanie časového harmonogramu, % pokrytie požadovaných procesov, ...). Nedostatky tohto zúženého pohľadu popisujú rôzne publikácie. Čo sa týka rozmeru ERP projektu, je potrebné hodnotiť projekt spätne aj z rôznych iných pohľadov. Preto je potrebné zaviesť nové skupiny kľúčových indikátorov výkonnosti a stanoviť ich kritické hodnoty tak, aby v priebehu projektu mohli byť informovaní všetci zainteresovaní (projektoví manažéri, implementační partneri a koncoví užívatelia ), a to, či:
• Software zodpovedá organizácii a jej procesom
• Vybrané riešenie ERP podporuje potreby užívateľov (interných užívateľov)
• Implementácia garantuje rozvoj a vývoj systému a adaptácie zmien
Na rozšírenie týchto skupín kľúčových indikátorov je nutné integrovať do riadenia projektu nové perspektívy do súčasných reportovacích štruktúr v systéme projektu. ERP projekt je totiž prispôsobenie štandardného software osobným požiadavkám užívateľov. Zahŕňa pritom mnoho kompromisov. V prípade, ak sa analýza zameriava iba na financie (napr. náklady dodatočného vývoja), nie je to postačujúce. Je nutné sa zamerať na simultánne ohodnotenie finančných, zákazníckych a procesne orientovaných požiadaviek na ďalší vývoj, najmä v prípadoch, keď je potrebná zmena štandardného ERP.
Meranie výkonnosti ERP systému v sebe zahŕňa dve tradičné kategórie ukazovateľov:
Prvou sú finančné ukazovatele (finančný pohľad) a druhou technické ukazovatele. Finančné ukazovatele sú primárne zamerané na sledovanie odchýlok skutočnosti a plánu v oblasti nákladov. Náklady sa najčastejšie členia na tieto kategórie: licencie, poplatky na údržbu software, leasingové platby za hardware, náklady na sieť a komunikáciu a v neposlednom rade mzdové náklady. Finančné hodnotenia majú ale často mnoho trhlín:
• Veľa sledovaných nákladov. Je ťažké určiť dnes významnosť týchto nákladov v minulosti. Preto sú svojím spôsobom tieto informácie o nákladoch limitujúce.
• Iným vážnejším nedostatkom je určenie nákladov na nehmotné „tovary“ spojené s ERP systémom, ako napr. školenia, podpora alebo vo vlastnej réžii vyvíjaný software.
Oceňovanie pomocou technických parametrov, ako napr. MIPS, môže podporiť vybudovanie ucelenej tabuľky BSC.
Adaptácia štandardnej BSC pre kontrolu ERP systému
Pre účely použitia BSC na kontrolu prevádzky ERP systému je potrebné pripojiť klasické perspektívy k objektu, ktorý sledujeme (ERP software).