Pri centralizovanom zhromažďovaní údajov ide o to, že údaje sa na prvotných dokladoch odovzdávali mimo podniku, kde sa uskutočnil ich záznam na príslušné médium pre vstup do počítača a v súčasnosti sa uplatňuje veľmi málo. Decentralizované zhromažďovanie údajov spočíva v tom, že údaje sa z prvotných dokladov zaznamenajú prostredníctvom technických prostriedkov na príslušné pamäťové médium priamo v podniku (alebo mieste) ich vzniku.

Podsystém prenosu údajov predstavujú fyzický alebo elektronický presun zaznamenaných údajov na miesto ich uchovania, prípadne spracovania.

Podsystém pamätania a uchovávania údajov zabezpečuje zapamätanie a uchovávanie údajov, ktoré vstúpili do systému a budú sa spracovávať. Zapamätanie a uchovávanie údajov sa musí riešiť tak, aby bol umožnený ich výber na ďalšie spracovávanie.

Podsystém spracovanie údajov zabezpečuje funkčné spracovanie údajov vytýčené cieľom spracovania. Spracovanie údajov zahŕňa aktualizáciu údajov, ich agregáciu a výpočty, ktoré treba urobiť, aby sa dosiahol požadovaný výsledok. Výsledkom spracovania údajov sú výstupné informácie. Podsystém prezentácie a distribúcie zabezpečuje prezentáciu informácií vo vhodnej forme a ich distribúciu na príslušné riadiace miesta v určených termináloch.
Aby informačný systém mohol racionálne plniť svoje poslanie, musí byť zabezpečený zo stránky:
o personálnej (kvalifikovaní pracovníci)
o technickej (výpočtová a ostatná technika)
o programovej (software)
o organizačnej (opatrenia na praktické využitie informačného systému)

Informačné systémy musia spĺňať niektoré základné požiadavky odrážajúce ich kvalitu. Medzi ne patrí hlavne potreba aby informácie zodpovedali podstate a potrebám jednotlivých stupňov riadenia. Ďalej frekvencia a rýchlosť získavania informácií musia umožňovať ich efektívne využívanie pri rozhodovaní, kanály odovzdávania informácií sa musia prispôsobiť organizačnej štruktúre zohľadnením požiadavky najkratšej cesty medzi odosielateľom a príjemcom. Pri odovzdávaní informácií sa treba podľa možnosti čo najviac vyhýbať sprostredkujúcim článkom, ktoré informácie deformujú a narúšajú. Formy prezentácie informácií musia byť komunikatívne a prispôsobené možnostiam ich pochopenia zainteresovanými príjemcami. V neposlednom rade musí informačný systém plniť integračnú funkciu a navzájom prepájať všetky vnútropodnikové útvary a zabezpečovať spätnú väzbu, musí byť schopný dostatočne sa prispôsobovať meniacim sa podmienkam vo vnútornom i vonkajšom prostredí firmy.