Označovanie a zapisovanie písomnosti
- po skontrolovaní sa dáva do voľného horného rohu tzv. prezenčná pečiatka

Každá písomnosť sa označuje spisovou značkou. Poznáme 2 spôsoby:
1. chronologicky – pomocou rokovacích čísel. Napr.53/08/03 => písomnosť číslo 53, odoslaná útvaru 8, v roku 2003
2. systematicky – pomocou spisovej značky (na prezenčnej pečiatke). Napr. 485/Ob/Má/Dš => 4- trieda, 8- podtrieda, 5- skupina, Ob- útvar obchodného námestníka, Má- skratka mana osoby, ktorá písomnosť vybavuje, Dš- skratka mena osoby, ktorá písomnosť píše.

Došlé písomnosti sa zapisujú:
1. centralizované ( v podateľni )
2. decentralizované ( sekretárka, námestník )

Obeh písomnosti
- písomnosti sa musia odovzdávať a spracovávať. Doručovanie a postupovanie písomnosti sa nazýva obeh písomnosti.

Zapisujú sa oddelenia, alebo pracovníci, ktorí sa na vybavovaní zúčastňujú do spisového obalu.
- súčasťou spisového poriadku je grafické znázornenie obehu písomnosti.