Vybavovanie písomnosti
- písomnosti treba vybaviť rýchlo, jednoducho, účelne, hospodárne, a preto sa najčastejšie vybavujú:
• vzatím na vedomie
• telefonicky
• na rube alebo kópii písomnosti
• použitím formulára alebo rozmnoženého listu
• samostatným listom

- lehoty na vybavenie určujú právne predpisy
- jednoduché písomnosti sa vybavujú obratom
- ak nie je možné vybaviť do termínu, potvrdí sa prijatie a stanoví sa reálny termín vybavenia

Podpisovanie písomnosti
- upravuje podpisový poriadok (súčasť spisového poriadku):
vnútropodnikové – podpisuje pracovník, kompetentný na vybavovanie danej veci
vonkajšie – podpisuje pracovník, ktorý ich sám vybavuje, ale organizácia sa nesmie právne zaväzovať
vedúci, alebo ich zástupca – podpisujú písomnosti, ktorých obsah presahuje rámec jedného odboru

dôležité zásady pri podpisovaní:
- vždy sa podpisuje perom. Nie je povolené používať podpis vo forme pečiatky
PODPISUJE SA POD PEČIATKU ORGANIZÁCIE
- pod podpisom napíšeme celé meno a funkciu podpisujúceho
- na písomnosti, ktoré netreba podpisovať (rozmnoženiny), stačí meno a funkcia vypísať strojom a pripojiť skratku v. r. => vlastnou rukou
- v neprítomnosti podpisuje len pracovník, ktorý určitú funkciu zastupuje. Podpíše vlastným menom a pred vypísané meno napíše „za“
- osobitné predpisy, na písomnostiach má byť viac podpisov: napr. v styku s peňažnými ústavmi
- ak sú dva podpisy pracovníkov, v ľavo sa podpisuje pracovník funkčne vyšší a v pravo funkčne nižší (pod pečiatku)
- hranatá pečiatka => pravá polovica listu 2 – 3 riadky pod textom. - okrúhla pečiatka (so štátnym znakom) => do stredu pod textom
- dve organizácie => pravá časť listu pečiatka a podpis organizácie, ktorá list vyhotovila
- 3 a viac podpisov => po dvojiciach na pravú a ľavú stranu, nepárny podpis do stredu pod text
- v osobných listoch sa odosielateľ len podpíše vlastnou rukou