Organizácia písomného styku

Prehľad noriem v oblasti písomného styku:
1.STN 01 69 10 – pravidlá písania a úpravy písomnosti
2.STN 88 61 01 – listové papiere na úradné a obchodné listiny

-dobrá organizácia je predpokladom zvyšovania produktivity práce. Umožňuje znižovať finančné náklady, zvyšovať hospodárnosť a poskytovať kvalitné administratívne služby.

Spisová služba
- vybavovanie a usporadúvanie písomnosti od príchodu do organizácie až po uloženie do archívu.
- zahŕňa tieto činnosti:
1. príjem písomnosti a ich triedenie
2. označovanie a zapisovanie písomností
3. obeh písomnosti
4. vybavovanie písomnosti
5. podpisovanie písomnosti
6. odosielanie písomnosti
7. ukladanie písomnosti
8. vyraďovanie písomnosti (skartácia)

Spisový poriadok
- rieši organizáciu spisovej služby
- je prispôsobený špecifickým podmienkam
- súčasťou je spisový plán

Príjem písomnosti a ich triedenie
- organizuje sa podľa obsahu (rozsahu) písomnej agendy
- väčšie podniky si vytvárajú podateľňu =>sústreďujú sa všetky zásielky a písomnosti
- po doručení písomnosti treba:
1. skontrolovať, či patria organizácii
2. preskúmať, či sú v poriadku a nepoškodené
3. oddeliť súkromné písomnosti a odovzdať ich priamo adresátom
4. oddeliť písomnosti označené „dôverné“ a „tajné“
5. otvoriť a roztriediť ostatné poštové zásielky
Označovanie a zapisovanie písomnosti
- po skontrolovaní sa dáva do voľného horného rohu tzv. prezenčná pečiatka

Každá písomnosť sa označuje spisovou značkou. Poznáme 2 spôsoby:
1. chronologicky – pomocou rokovacích čísel. Napr.53/08/03 => písomnosť číslo 53, odoslaná útvaru 8, v roku 2003
2. systematicky – pomocou spisovej značky (na prezenčnej pečiatke). Napr. 485/Ob/Má/Dš => 4- trieda, 8- podtrieda, 5- skupina, Ob- útvar obchodného námestníka, Má- skratka mana osoby, ktorá písomnosť vybavuje, Dš- skratka mena osoby, ktorá písomnosť píše.

Došlé písomnosti sa zapisujú:
1. centralizované ( v podateľni )
2. decentralizované ( sekretárka, námestník )

Obeh písomnosti
- písomnosti sa musia odovzdávať a spracovávať. Doručovanie a postupovanie písomnosti sa nazýva obeh písomnosti.

Zapisujú sa oddelenia, alebo pracovníci, ktorí sa na vybavovaní zúčastňujú do spisového obalu.
- súčasťou spisového poriadku je grafické znázornenie obehu písomnosti.
Vybavovanie písomnosti
- písomnosti treba vybaviť rýchlo, jednoducho, účelne, hospodárne, a preto sa najčastejšie vybavujú:
• vzatím na vedomie
• telefonicky
• na rube alebo kópii písomnosti
• použitím formulára alebo rozmnoženého listu
• samostatným listom

- lehoty na vybavenie určujú právne predpisy
- jednoduché písomnosti sa vybavujú obratom
- ak nie je možné vybaviť do termínu, potvrdí sa prijatie a stanoví sa reálny termín vybavenia

Podpisovanie písomnosti
- upravuje podpisový poriadok (súčasť spisového poriadku):
vnútropodnikové – podpisuje pracovník, kompetentný na vybavovanie danej veci
vonkajšie – podpisuje pracovník, ktorý ich sám vybavuje, ale organizácia sa nesmie právne zaväzovať
vedúci, alebo ich zástupca – podpisujú písomnosti, ktorých obsah presahuje rámec jedného odboru

dôležité zásady pri podpisovaní:
- vždy sa podpisuje perom. Nie je povolené používať podpis vo forme pečiatky
PODPISUJE SA POD PEČIATKU ORGANIZÁCIE
- pod podpisom napíšeme celé meno a funkciu podpisujúceho
- na písomnosti, ktoré netreba podpisovať (rozmnoženiny), stačí meno a funkcia vypísať strojom a pripojiť skratku v. r. => vlastnou rukou
- v neprítomnosti podpisuje len pracovník, ktorý určitú funkciu zastupuje. Podpíše vlastným menom a pred vypísané meno napíše „za“
- osobitné predpisy, na písomnostiach má byť viac podpisov: napr. v styku s peňažnými ústavmi
- ak sú dva podpisy pracovníkov, v ľavo sa podpisuje pracovník funkčne vyšší a v pravo funkčne nižší (pod pečiatku)
- hranatá pečiatka => pravá polovica listu 2 – 3 riadky pod textom. - okrúhla pečiatka (so štátnym znakom) => do stredu pod textom
- dve organizácie => pravá časť listu pečiatka a podpis organizácie, ktorá list vyhotovila
- 3 a viac podpisov => po dvojiciach na pravú a ľavú stranu, nepárny podpis do stredu pod text
- v osobných listoch sa odosielateľ len podpíše vlastnou rukou
Odosielanie písomnosti
- po podpisovaní idú písomnosti do podateľne

pracovníci ich triedia takto:
písomnosti určené jednému príjemcovi sa dávajú do jednej obálky
píšu adresy na obálky
skontrolujú správnosť adresy a či sú písomnosti podpísané
„tajné“ alebo „prísne tajné“ sa vkladajú do dvoch obálok na vrchnej bude napísaná adresa na vnútornej iba tajné, alebo prísne tajné.
nalepia sa známky
- poštové úverované – dohoda s poštou na určitý počet listových zásielok stanovenej hmotnosti. Po uplynutí obdobia sa úver vyrovná
- poštové paušalizované – dohoda organizácie s poštou na určitom počte zásielok. Paušál je splatný pred začiatkom obdobia

Ukladanie písomnosti
- závisí od veľkosti organizácie. Zväčša sa ukladajú podľa vecného hľadiska. Súvisia aj spisy.
Spis – usporiadaný súbor písomného materiálu o tej istej veci, tvoriaci súvislý celok(napr.osobný spis)

- ukladajú sa do rýchloviazača a tie do zoraďovačov.
štítok na zoraďovači by mal obsahovať:
• názov podniku
• vecné heslo uložených spisov
• označenie útvaru
• ročník vzniku spisov
• skartačný znak

Písomnosti sa spravidla ukladajú:
- v príručných spisovniach (registratúrach) jednotlivých útvarov. Odkladajú sa podľa vybavenia alebo odoslania: tzv. živé písomnosti
- v ústredných spisovniach, vo veľkých organizáciách.
Po uplynutí premiestňovacej lehoty
- v žiaruvzdorných trezoroch alebo uzamykateľných plechových skriniach – mimoriadne dôležité písomnosti

Vyraďovanie písomnosti
Vyraďovanie (skartácia) – súhrn pracovných úkonov spojených s vytrieďovaním a posudzovaním písomnej, obrazovej a zvukovej, či inej dokumentácie
Skartáčný plán a skartačný poriadok – hovorí ako dlho sa písomnosti ukladajú po uplynutí akej lehoty sa vyraďujú, podľa toho, ako to určujú právne normy

V skartačnom pláne sa pri triedení písomnosti používajú tieto značky:
A – (archív) pre spisy s historicko-dokumentárnou hodnotou určené na trvalú archiváciu
S – (skartovať, do zberu) pre spisy nepotrebné, ktoré nemožno skartovať
V – (výber) spisy, ktoré zostávajú zatiaľ v spisovni a ich výberové posúdenie sa urobí po určitom čase

10-A-03 – po uplynutí 10 ročnej úschovnej lehoty v 2003 sa odovzdáva do archívu
5-V-02 – po 5- ročnej úschovnej lehote sa urobí výber r. 2002
3-S-04 – po uplynutí úschovnej lehoty 2004 zničiť a odovzdať do zberu

Moderné spôsoby archivácie

Druhy mikrografických médií:
1. zvitkový film
2. mikrofiš – forma registrovania fotograficky zmenšených predlôh na film
Prvotné mikrozámnami vznikajú:
- snímkovaním predlôh mikrografickými kamerami
- priamou konverziou údajov z počítačových výstupných zostáv do mikrozáznamov

Výhody použitia mikrozáznamov:
- úsporné uloženie písomnosti vďaka zmenšeniu pôvodných foriem zobrazenia
- možnosť archivácie rozsiahlych súborov údajov

Nevýhoda použitia mikrozáznamov:
- nemožno s nimi pracovať bez použitia špeciálneho technického vybavenia

Medzinárodné desatinné triedenie

- dôležitá pomôcka triedenia dokumentov. Základom je desiatková číselná sústava
- všetko ľudské umenie a poznanie je rozdelené do 10-tich tried (0-9):
0. všeobecné diela
1. filozofia
2. náboženstvo
3. spoločenské vedy(sociológia, štatistika, politotógia, ekonomika)
4 .(neobsadené)
5. matematika, prírodné vedy (fyzika, chémia, biológia)
6. úžitkové vedy, medicína, technika (poľnohospodárstvo, doprava, priemysel)
7. umenie, športy, hry
8. jazyky, jazykoveda, krásna literatúra
9. zemepis, životopisy, dejiny
- každá trieda má 10 podtried, podtrieda 10 skupín, skupina podskupiny, rady, podrady, oddelenia, pododdelenia atď.