Mnoho úradníkov (česť výnimkám) neovláda správne písanie a úpravu hospodárskych písomností. Iba taký krátky výcuc z doteraz platnej normy STN 01 6910 o pravidlách písania a úpravy písomností.
1. Predmet normy
Táto norma určuje jednotné pravidlá písania znakov, znamienok, skratiek, značiek, čísel a zostáv pomocou štandardnej klávesnice, ďalej pravidlá účelnej a prehľadnej tvorby textu, pravidlá úpravy úradných, obchodných a osobných listov v tuzemskom styku, ako aj pravidlá úpravy cudzojazyčných úradných a obchodných listov. Účelom normy je zabezpečiť ľahšiu a jednoznačnú čitateľnosť textu, umožniť jednoduchšie a prehľadnejšie spracovanie informácií a racionálnejšiu prácu s písomnosťami. Norma zohľadňuje viaceré európske normy a zvyky, dodržiava doteraz platné STN. Norma je spracovaná v súlade s Pravidlami slovenského pravopisu.
Ustanovenia normy sa vzťahujú aj na písanie textu iných druhov písomností, napríklad smerníc, správ, zápisníc, posudkov a podobne, okrem ich úpravy.
Pri úprave osobitných druhov písomností (písomností právneho charakteru, bibliografických písomností, rukopisov určených sa sadzbu a pod.) treba dodržať príslušné smernice alebo normy.
2.Termíny a definície, značky
Na účely tejto normy sa používajú tieto termíny a definície:
2.1 textový stĺpec: textom zaplnená plocha papiera
2.2 záhlavie: priestor nad textovým stĺpcom
2.3 päta strany: priestor pod textovým stĺpcom v dolnej časti listového papiera
2.4 zarážka: prázdne miesto na začiatku riadka označujúce začiatok odseku; jeho šírka zodpovedá piatim medzerám
2.5 znakové rozpätie: vzdialenosť medzi stredovými osami dvoch susedných znakov
2.6 riadkové rozpätie: vzdialenosť medzi dvoma za sebou nasledujúcimi riadkami
2.7 jednoduché riadkovanie: riadkové rozpätie 1
2.8 bloková úprava ľavého okraja: písanie začiatku odsekov od ľavej zvislice textového stĺpca
2.9 bloková úprava pravého okraja: písanie textu so zarovnaným pravým okrajom
2.10 adresové pole: pole na umiestnenie poštovej adresy
2.11 adresové pásmo: pásmo vymedzené vnútri adresového poľa, ktoré určuje maximálnu plochu na napísanie poštovej adresy
V tejto norme sa použili tieto značky:
PS: písací stroj
TE: textový editor
3.Písmená
Štandardná klávesnica písacieho stroja i počítača umožňuje napísať všetky písmená slovenskej abecedy.
3.1Písmená s diakritickými znamienkami
Písmená s diakritickými znamienkami, ktoré sa nachádzajú na klávesnici, píšu sa priamo z klávesnice (ä, á, é, í, ý, ô, ú, č, ľ, ň, š, ť, ž).
Malé písmená s dĺžňom a mäkčeňom (ó, ŕ, ĺ, ď) sa píšu pomocou mŕtveho klávesu. Najprv sa napíše príslušné diakritické znamienko (mäkčeň pomocou preraďovača), potom písmeno. Veľké písmená s dĺžňom a mäkčeňom sa píšu pomocou mŕtveho klávesu – najprv diakritické zna-mienko, potom pomocou preraďovača veľké písmeno.
TE: Umožňuje využiť rozličné funkcie pri písaní veľkých písmen.
PRÍKLADY:
vŕba, dĺžka, podľa, kópia, dlžník, Európa, Ďumbier, Óda na radosť…
Poznámka: Mŕtvy kláves je kláves pre dĺžeň a mäkčeň, po ich napísaní sa neposúva vozík písacieho stroja alebo kurzor na ďalšiu pozíciu.
3.2Cudzie písmená
PS: Cudzie písmená:
- môžu sa vytvoriť na klávesnici (ç= c + ,; ő = o + „; ű = u + „;ĕ = e + ˇ; a pod.).
- chýbajúce diakritické znamienko sa môže dopísať rukou (ę, đ, ö, ů, â, Ę, Đ a pod.).
- použije sa prepis do slovenčiny (ö = oe, ü = ue, ń = ň, ç = s, ş = š, a pod.).
- chýbajúce diakritické znamienko sa môže vynechať (ł = l a pod.).
TE: Umožňuje vložiť do textu príslušný symbol.
4. Interpunkčné znamienka v slovách
4.1 Rozdeľovacie znamienko
Rozdeľovacie znamienko sa píše na konci riadka pri rozdeľovaní slov tesne za prvou časťou rozdeleného slova bez medzery.
PRÍKLADY:
Obraciame sa na Vás so žiadosťou o organizačné zabezpečenie celo-
štátnej konferencie o...
4.2 Spojovník
Spojovník sa píše pomocou rozdeľovacieho znamienka bez medzier. Spojovník spája:
- dve slová na vyjadrenie spolupatričnosti pôvodne samostatných slov,
- jednotlivé časti zložených slov vyjadrených číslicami a písmenami,
- iniciálovú skratku a príponu.
PRÍKLADY:
Elena Maróthy-Šoltésová, Bratislava-Staré mesto, Poprad-Tatry,
vedecko-technický, slovensko-český, žlto-čierny, už-už, 3-dielny, 8-percentný, 5-násobný, 4-litrový, 11-stupňový, SDĽ-ka, z TANAP-u, v SĽUK-u
Ak je spojovník na konci riadka, musí sa zopakovať aj na začiatku nasledujúceho riadka bez medzery pred druhou časťou výrazu.
PRÍKLADY:
… slovensko-
-nemecký …
4.3 Apostrof
Apostrof sa píše ako znamienko vynechania hlásky alebo skrátenia údajov o rokoch vyjadrených číslicami.
PS:Použije sa dĺžeň.
TE:použije sa symbol pre apostrof (´).
PRÍKLADY:
čos’abys’Standard & Poor’s,Incheba ΄99Pf ΄99
5. Interpunkčné znamienka vo vetách
5.1 Bodka, výkričník, otáznik, čiarka, bodkočiarka, dvojbodka
Bodka, výkričník, otáznik, čiarka, bodkočiarka a dvojbodka sa píšu tesne za príslušným slovom bez medzery. Ak je za slovom alebo na konci vety viac interpunkčných znamienok, medzera sa dáva až za posledné z nich.
PRÍKLADY:
Ďakujeme Vám, Vaša Excelencia!
„Čo si povedal?“ – opýtal sa ma.
Opýtal sa ma: „Čo si povedal?“, a pokračoval vo svojom monológu.
Jednotky času sú: hodina (h), minúta (min), sekunda (s); značky jednotiek sa píšu bez bodky.
PS:Bodkočiarka sa píše pomocou dvojbodky a čiarky (: + , = ;).
5.2 Pomlčka
Pomlčka sa píše s medzerou z ľavej i pravej strany. Ak je pomlčka na konci riadku, na začiatku ďalšieho riadka sa už nepíše.
PRÍKLADY:
Na porade sa hovorilo – okrem iného – aj o bezpečnosti pri práci.
Na konkurze na miesto asistenta sa zúčastnilo uchádzači s rozličným vzdelaním – absolventi stredných škôl a univerzít.
Konferencia sa uskutoční 12. – 16. mája 1999. Rýchlik Tatran premáva na trati Bratislava-Košice.
PS:Pomlčka sa píše pomocou rozdeľovacieho znamienka.
TE:Umožňuje využiť špeciálne znaky.
5.3 Úvodzovky
Úvodzovky sa tesne pripájajú k výrazu alebo k vete uvedenej v úvodzovkách. Medzera sa nedáva za ľavé ani pred pravé úvodzovky.
PRÍKLADY:
Opýtal sa ma: „Prečo si neprišiel“?, ale na odpoveď už nečakal.
V odpovedi uveďte heslo „Konkurz“.
PS:Ľavé aj pravé úvodzovky sú umiestnené v rovnakej polohe, píšu sa bez pootočenia valca.
TE:Umožňuje využiť symboly.
5.4 Zátvorky
Zátvorky priliehajú bez medzier z ľavej i z pravej strany výrazu alebo vety uvedenej v zátvorkách. Platí to pre všetky druhy zátvoriek: okrúhle (), hranaté [], lomené a zložené {}. Najčastejšie sa používajú okrúhle zátvorky.
PRÍKLADY:
Vedecké a akademické hodnoty (CSc., DrSc., PhD., ArtD.) sa píšu za menom a priezviskom, od ktorého sa oddeľujú čiarkou a medzerou.
Samostatná pravá zátvorka sa používa pri označovaní poznámky pod čiarou a pri označovaní bodov výpočtu malými písmenami (pozri body 15.4 a 16.2).
PS:Ak na klávesnici písacieho stroja nie sú okrúhle zátvorky, nahrádzajú sa lomkou (/).
5.5 Tri bodky
Tri bodky nahrádzajú vynechanú časť vety na začiatku, uprostred alebo na jej konci. Od ostatnej časti vety sa oddeľujú medzerou podľa toho, ktorú časť vety nahrádzajú.
Ak sú tri bodky:
a) na začiatku neúplnej vety, od ostatnej časti vety sa oddeľujú medzerou,
b) na konci neúplnej vety, pripájajú sa bez medzery k prvej časti vety,
c) uprostred vety, pripájajú sa bez medzery k prvej časti vety, od ostatnej časti vety sa oddeľujú medzerou.
PRÍKLADY:
Tri bodky nahrádzajú vynechanú časť …
Iniciálové skratky… sa píšu s veľkými písmenami bez bodky.
Pri označovaní postupnosti veličín sa tri bodky píšu bez medzery, napríklad a1.....a11.
5.6 Lomka
Lomka (/)sa píše:
a) na vyjadrenie podielu – píše sa bez medzery,
b) na vyjadrenie pomerného vzťahu dvoch veličín – píše sa bez medzery,
c) namiesto okrúhlych zátvoriek, ak sa na klávesnici PS nenachádzajú – pozri bod 5.4,
d) medzi variantnými výrazmi – píše sa bez medzery,
e) na oddeľovanie veršov v súvislom texte – píše sa s medzerou z ľavej i pravej strany.
PRÍKLADY:
¼,17/19
spotreba 805 l/100 km
V stredu bude seminár o vyraďovaní spisov. /Seminár bude v zasadacej miestnosti na druhom poschodí./
Zdokonaliť /zdokonaľovať, príbuzné/nepríbuzné, jazyka, -mi/-ami
Dnes / na miesto, kde užasnutý stojím / tá zem sa otvára / a zas ho vracia svojim.
