Problémy vznikajú ako dôsledok nesúladu medzi želaným, t.j. cieľovým stavom určitého systému riadenia a jeho stavom skutočným. Identifikácia (formulovanie) problému nie je jednoduchá záležitosť', pretože keď je problém zle identifikovaný alebo špecifikovaný, potom akékoľvek rozhodnutie nemusí viesť k jeho efektívnemu riešeniu. Varovnými signálmi pre identifikáciu problému sú:

a) odchýlka od predchádzajúcej výkonnosti - náhla zmena alebo odchýlka od štandardnej výkonnosti je často predzvesťou problému,
b) odchýlka od plánu -ak sa nedosahujú výsledky plánovaných cieľov, je možné vo väčšine povedať, že vznikal problém,
b) vonkajšia kritika -vznik problémov môžu signalizovať i aktivity vonkajších účastníkov (nespokojnosť s kvalitou .. )

Pri identifikácii problémov môžu nastať obtiaže spôsobené:

a) vnímaním problémov• individuálne vnímanie maže chrániť pred nepríjemnými skutočnosťami (negatívna informácia sa môže prijímať s nedôverou v jej pravdivosť', dokonca sa maže ignorovať), niektorí manažéri, zodpovední za svoj projekt, majú tendencie pokračovať i v prípade že sa ukáže ako neefektívny,
b) špecifikáciou problémov podľa riešenia -určitá forma predbiehania záverov, vytypovanie jednej možnej príčiny a neposudzovanie ďalších.
c) identifikáciou príznakov ako problémov - vytypovanie jedného dôsledku a neposudzovanie ďalších.

Druhy problémov, ktoré sa môžu objaviť:

- krízové - prezentujú sa samy o sebe a musí sa im venovať patričná pozornosť, vyžadujú bezprostrednú reakciu u a často sa stáva že aj relatívne nevýznamným problémom venujú manažéri nadmerné množstvo času,
- bežné - podobne ako krízové,
- príležitosti - musia byť spravidla vyhľadávané, čakajú až budú objavené, nie každý manažér si ich všimne.

V súvislosti s prvou fázou rozhodovacieho procesu je potrebné zdôrazniť význam cieľa v rozhodovacom procese. Na začiatku každej ľudskej činnosti, teda aj riadiacej treba riešiť zásadnú otázku určenie cieľa. Proces riadenia, ktorého súčasťou je aj rozhodovací proces, smeruje k jeho dosiahnutiu.

Jasná formulácia problému a cieľa riešenia znamená jednoznačne určiť rozdiel medzi skutočným, resp. pôvodným stavom určitého systému a stavom cieľovým, ktorý chceme dosiahnuť. Jednoznačná formulácia problému a jednoznačné definovanie cieľa sú základným predpokladom efektívneho riešenia rozhodovacieho problému.

Analýza faktorov rozhodovania, určenie kritérií a pravidiel rozhodovania

Cieľom analýzy faktorov rozhodovania je posúdiť pozitívne, ale aj negatívne stránky všetkých prvkov rozhodovania, ktoré naň pôsobia, čím zároveň ovplyvňujú úroveň rozhodovacieho procesu. Na túto analýzu musí mať vedúci pracovník ako subjekt rozhodovania potrebné množstvo aktuálnych a presných informácií, ktoré rozdeľujeme podľa zdrojov ich získania na informácie interné (napr. výrobné kapacity podniku, vlastné finančné zdroje, počet a kvalifikácia pracovníkov a pod.) a informácie externé (napr. úverová a daňová politika, hospodárske zámery vlády, legislatíva a pod.).

Rozhodovací subjekt musí mať v tejto fáze informácie o cieľoch podnikateľského subjektu, stavoch okolitého sveta. ktoré sa môžu vyskytnúť, kritériách a pravidlách rozhodovania a ďalších informáciách, kvalita ktorých priamo podmieňuje úroveň analýzy. Súčasťou tejto fázy rozhodovacieho procesu je aj určenie kritérií a pravidiel rozhodovania.

Kritériá rozhodovania musia predstavovať prostriedok, prispievajúci k dosiahnutiu cieľa. Zároveň musia byť kritéria funkčné, kontrolovateľné a ich podiel na splnení cieľa musí byť merateľný.

Učenie pravidiel rozhodovania predstavuje určenie postupu riešenia rozhodovacích problémov, t.j. presných spôsobov ako dospieť k správnemu rozhodnutiu. Subjekt rozhodovania určí pravidlá, prostredníctvom ktorých bude vyberať jeden z možných variantov riešenia problému.

V závislosti od druhu rozhodovacej situácie to môžu byť metódy rozhodovania využívané pri rozhodovaní za istoty (skupina deterministických ekonomicko-matematických metód), metódy rozhodovania z a rizika (využívajúce poznatky teórie pravdepodobnosti) a metódy rozhodovania za neistoty (založené predovšetkým na teórii hier).