7.Informácie

Prvotné informácie o možnosti zúčastniť sa folklórneho večera účastníci získavajú už pri návšteve cestovnej kancelárie vo svojej krajine a to od pracovníka cestovnej kancelárie a všetky animačné programy sú uvedené aj v katalógu zájazdov. O možnostiach zúčastniť sa programu, by mal informovať pracovník cestovnej kancelárie, ďalej animátor po príchode do strediska cestovného ruchu (tzv. informačné stretnutie). Informácie o všetkých možnostiach zúčastniť sa na programoch (dátum, čas konania, cena programu, čo obsahuje program) počas pobytu by mali byť uvedené aj v itinerári zájazdu, ktorý by mal dostať každý účastník zájazdu. Informácie o ponúkaných programoch a výletoch počas dovolenky sú vyvesené aj na animačnom panely (rôzne plagáty, letáky) na recepcii hotela alebo pri vstupných priestoroch do ubytovacieho zariadenia. Informácie sú poskytované všetkým účastníkom, ktorí sú ubytovaní v hoteli a majú možnosť sa rozhodnúť, či sa zúčastnia na niektorých animačných aktivitách.

8. Príprava

Materiálne zabezpečenie - Letáčiky, plagáty

Vyhotoviť a vytlačiť letáky a plagáty, ktoré budú vyvesené na informačnej tabuli pri vstupe do hotela alebo pri recepcii. Leták resp. plagát by mal upútať svojím grafickým vyhotovením (napr. fotografie tanečníkov, jedlá a nápoje a pod.) a sú na ňom uvedené všetky potrebné údaje o programe, ktoré účastník potrebuje vedieť, teda dátum a čas konania, čo všetko animačná aktivity zahŕňa a cena programu. Vyhotovenie letákov alebo plagátov má na starosti animátor.

Miestnosť

Zariadenie, ktoré poskytuje pre účastníkov priestory, má v prenájme hotel, kde sú účastníci ubytovaní. Reštaurácia poskytuje priestor pre dostatočný počet ľudí (100 miest). K dispozícii sú pre tento program prestreté stoly, stoličky (pre našu skupinu je to 6 stolov pre piatich), švédske stoly, bar a pódium. Animátor vyhotoví zasadací poriadok pre účastníkov, aby nedošlo k nedorozumeniam, prípadne zdržovaním začiatku večera usádzaním účastníkov. Pre večerný program je k dispozícii pódium (aj s osvetlením). Hudbu si zabezpečujú aktéri prestavenia sami, ich technik. Výzdobu sály zabezpečia zamestnanci reštaurácie, ktorej cena je zahrnutá v prenájme miestnosti.

Jedlo a nápoje

Ponúkané menu, nápoje a švédske stoly v dostatočnom množstve, teda pre 35 ľudí v skupine. 35 hlavných menu, po večery podávaná káva / mätový čaj. Švédske stoly sú pripravené pre celkový počet zúčastnených účastníkov, teda 70 ľudí. Prípravu jedla a nápojov majú na starosti pracovníci zariadenia.

Personálne zabezpečenie

Za organizáciu a realizáciu večerného programu je zodpovedný animátor. Animátor je zodpovedný za prípravu programu a jeho realizáciu, teda zabezpečiť aktérov, ktorí vystupujú v programe a takisto je zodpovedný, aby účastníci animačnej aktivity mali zabezpečenú ponúkanú večeru a ostatné pokrmy a nápoje prezentované v ponuke. Do reštaurácie ich privedie a usadí na správne miesta taktiež animátor, ktorý bude prítomný aj počas celého programu.

O obsluhu hostí sa po celý večer postará personál reštaurácie, to znamená, servírovanie večere pre každého účastníka, servírovanie kávy alebo mätového čaju majú na starosti 2 čašníci. Celý večer sú k dispozícii 2 barmani v bare, ktorí ponúkajú tradičné nápoje. Pri švédskych stoloch sa účastníci obslúžia sami. O program pre hostí sa postarajú aktéri, ktorých vystúpenia sú objednané dopredu. Ich vystúpenia ponúka samotné zariadenie. Objednáva si ich hotel súčasne pri rezervácii zariadenia. V prvej časti programu predvedú svoje umenie 2 fakíri a 2 hltači ohňov, v druhej časti programu najprv vystúpi 6 beduínskych tanečníkov a neskôr 8 brušných tanečníc. Aktérov programu doprevádza technik, ktorý sa stará o hudbu počas celého programu.
Na plynulý priebeh programu dohliada animátor, či bol každý účastník obslúžený, spokojnosť účastníkov s jedlom, personálom, programom, ich dojmy.