3)Fázy kontrolného procesu

Hoci pri kontrole rôznych oblastí činnosti organizácie a na jej jednotlivých úrovniach existujú mnohé rozdiely, predsa základný kontrolný proces je rovnaký a pozostáva prinajmenej z týchto hlavných čiastkových fáz, krokov.

a)Vypracovanie a stanovenie štandardov
b)Meranie skutočného výkonu
c)Hodnotenie skutočného výkonu
d)Hodnotenie skutočného výkonu v porovnaní so štandardom
e) Uskutočnenie korekcie

V rámci manažérskeho plánovania sa pre všetky úrovne organizujú ciele. Ciele organizácie a podciele jej organizačných jednotiek, ktoré sú korektné a merateľné, sú štandardami výkonu.

Štandardy sa vyjadrujú v peniazoch, naturálnych jednotkách alebo v kvalite, prípadne ich kombináciou. Pri každej forme vyjadrenia sa najprv zvolí ukazovateľ (napr. počet vyrobených výrobkov), a potom sa určí jeho rozsah, množstvo.

Štandardy výkonu sú významné nástroje kontroly. Slúžia ako úroveň žiadúceho výkonu, s ktorou sa môže merať a hodnotiť skutočný výkon. Pri vypracúvaní efektných štandardov výkonu sa vyskytuje niekoľko problémov, s ktorými sa musí manažment zaoberať a vyjasniť si ich.

Sú to:

-čo bude manažment merať
-ako to bude merať
-kedy sa má meranie uskutočniť
-čo je primeraný štandard výkonu, ktorý nie je ani príliš vysoký ani veľmi nízky, ktorý už nepôsobí ako faktor motivácie zamestnancov

Meraním splnenia cieľa organizácie môže manažment riešiť tieto úlohy:

-porovnaním skutočného výkonu s požadovanými štandardami môže určiť relatívny stupeň úspechu alebo neúspechu
-na základe porovnania tohoročných výsledkov s uplynulými rokmi môže získať prehľad o tom, ako organizácia pracovala v priebehu skômaného obdobia
-porovnaním výkonu vlastnej organizácie s výkonom iných organizácií v rovnakom odvetví možno nadobudnúť predstavu o činnosti organizácie na komparatívnom základe

Meranie skutočného výkonu sa môže uskutočniť týmito spôsobmi:

-osobným
-neosobným

Najjednoduchšie je merať skutočný výkon v porovnaní so štandardom na základe osobného pozorovania. Často zaň ani neexistuje náhrada. Osobné pozorovanie má isté obmedzenie. Keď majú vedúci napr. veľký počet podriadených a je ťažké alebo nemožné priamo sledovať výkon každého z nich, vtedy mnohí manažéri siahajú po rôznych neosobných kontrolných systémoch.

Neosobná kontrola sa zakladá na písomnej kontrolnej správe, akou je napr. rozpočtová kontrolná správa, kontrolná správa kvality, kontrolná správa zásob.

Pri hodnotení výkonu sa meraný výkon porovnáva s jeho štandardom. V tomto prípade sú 2 možnosti – buď výkon zodpovedá štandardu alebo mu nezodpovedá a vtedy treba identifikovať odchýlky od štandardu.

Keď sa štandardy výkonu dosiahli, môže to znamenať, že je všetko v poriadku a nie je dôvod, aby sa štandardy zrevidovali.

Ak skutočný výkon prevyšuje štandard, môže to byť preto, že štandardy sa stanovili nízko alebo hodnotený jednotlivec je mimoriadne výkonný.

Keď sa v skutočnom výkone vyskytujú negatívne odchýlky oproti štandardom, môže to signalizovať potrebu zmeny buď vo vykonávacom procese, resp. jeho vstupoch, alebo zmenu plánov, resp. pôvodných štandardov.

V prípade, že sa štandardy výkonu nesplnili, pretože boli veľmi náročné, treba ich preskúmať a prehodnotiť a v súlade s podmienkami ich nanovo upraviť.

Úlohou kontroly nie je len identifikovať dosiahnutý stav, ale – ak sa niečo urobilo zle – uviesť veci na správnu mieru. Z toho vyplýva význam usmerňujúcej časti kontrolného procesu, ktorá sleduje implementáciu primeraných korigujúcich opatrení vo výkone činností. Úlohou je podporiť dosahovanie žiadúceho výkonu.

Informácia, vytváraná kontrolnými systémami, je známa ako spätná väzba. Informácia o korigujúcich opatreniach týkajúcich sa štandardov smeruje v kontrolnom procese ako spätná väzba predovšetkým ku kroku, v ktorom sa majú vypracúvať štandardy. Tieto opatrenia sú zároveň spätnou väzbou ku kroku, v ktorom sa meria skutočný výkon, pretože korekcia ovplyvňuje aj spôsob jeho merania.