Metódy a nástroje kontrolovania

1.Podstata a obsah kontroly
2.Klasifikácia kontroly
3.Fázy kontrolného procesu
4.Hodnotenie zmeny a riešenie problémov
5.Príklady

1)Podstata a obsah kontroly

Kontrola završuje celkový proces riadenia. Kontrola je úzko spojená s plánovaním a zároveň s rozhodovaním.

Plány sú podnetom na konanie. To sa musí monitorovať, aby sa zabezpečilo, že sa postupuje v súlade s cieľmi a zámermi plánov. Monitorovanie je jadrom kontrolnej funkcie.

Kontrolu nechápeme len ako akúsi preverovaciu činnosť alebo porovnávanie konečného výsledku s plánovaním, ale aj tak, že zahŕňa jednak uvedenú činnosť a jednak aj proces regulácie, pričom sa pri nej osobitne zdôrazňuje analytický charakter a prijímanie konkrétnych opatrení.

Poslaním kontroly je včas a hospodárne zistiť odchýlky v riadenom procese, predstavujúce rozdiel medzi zámerom a jeho realizáciou, ktoré môžu byť pozitívne alebo negatívne, ich rozbor a na základe toho prijatie záverov a ich uplatnenie.

Úlohou kontroly (kontrolného procesu) je:

a)zisťovanie skutočného vývoja riadeného objektu a zistenie konečného výsledku
b)porovnávanie skutočného vývoja s vývojom, ktorý bol určený rozhodnutím riadiaceho subjektu, zisťovanie prípadných odchýlok od určeného vývoja, ako aj ich príčin
c)vyvodzovanie záverov pre ďalšie rozhodovanie, a to jednak s cieľom odstrániť nežiadúce odchýlky a ich príčiny, alebo zmeniť pôvodné rozhodnutie, ak sa v priebehu kontroly ukáže ako nesprávne, jednak s cieľom využiť poznatky o príčinách pozitívnych odchýlok

Vzťah kontrolovania k plánovaniu

Kontrolný proces umožňuje poznávať dynamickú rovnováhu medzi žiadúcim stavom a skutočnosťou a zároveň je podmienkou, aby sa táto rovnováha realizovala novými rozhodnutiami riadiaceho subjektu a novým ovplyvňovaním riadeného subjektu.

Kontrola sa vyznačuje týmito hlavnými znakmi:

a)je potrebná na meranie a zhodnotenie výkonnosti organizácie a jej častí
b)predstavuje dynamický a stále prebiehajúci proces
c)týka sa všetkých stránok organizácie
d)kontrolný proces v podniku je rovnaký bez ohľadu na to, čo je jeho objektom a kto ho vykonáva

Kontrola (kontrolný proces) úzko súvisí s informáciami a s informačným procesom. Pracuje s 3 typmi informácií. Sú to:

-z okolia, ktoré majú charakter všeobecne platných noriem alebo predpisov
-zo sústavy plánov, ktoré opisujú predpokladané výstupy jednotlivých podnikových podsystémov
-o skutočnom priebehu procesov

Výstupy kontrolného systému majú charakter hlásení opisujúcich priebeh kontrolovaných procesov, ako aj charakter navrhovaných opatrení.

Sú 2 základné spôsoby vykonávania kontroly:

vnútená kontrola
samokontrola

Vnútená kontrola – je často jadrom kontrolnej funkcie, spočíva na dôslednom dozeraní na podriadených, využívaní formálnych kontrolných nástrojov a na hierarchickej štruktúre kontrolórov. Zamestnanci ju rešpektujú najmä pod vplyvom rôznych stimulov a sankcií.

Samokontrola – môže byť samokontrolou riadiaceho subjektu (kontroluje napr. správnosť svojich rozhodnutí) a samokontrolou riadeného subjektu (kontroluje napr. kvalitu výsledkov svojej práce). Istá samokontrola patrí ku každej činnosti, a teda aj ku každému rozhodovaniu ako jeho vlastná spätná väzba. Jej uplatňovanie zvyšuje úlohu človeka v pracovnom procese, skvalitňuje a zlacňuje riadenie. Pri samokontrole ako osobitnom variante kontroly sa kladie veľký dôraz na stanovenie vysokých, ale splniteľných úloh, pričom kontrola ich plnenia sa ponecháva zamestnancom. Orientácia na dôveru voči zamestnancom a samokontrolu sa vo svete dnes popularizuje ako prístup „teórie Z“. Ide o interný motivačný prístup, spojený s osvojením si (internalizáciou) cieľov organizácie zamestnancami.

Každý z dvoch krajných variantov kontroly zodpovedá určitým podmienkam, pričom zvolený prístup ku kontrole sa musí prispôsobiť podstate vykonávanej úlohy.

2)Klasifikácia kontroly

Sú rôzne spôsoby klasifikácie kontroly, ktoré sa opierajú o rozličné hľadiská jej skúmania a členenia. Medzi významné hľadiská a druhy klasifikácie kontroly patria:

Podľa pôvodu kontrolujúcich prvkov (subjektov) a ich vzťahov ku kontrolovanej organizácii sa rozlišuje kontrola

a)vnútorná
b)vonkajšia (externá)

O vnútornú kontrolu ide vtedy, keď kontrolované a kontrolujúce prvky patria k rovnakému systému, resp. podsystému. Interné kontroly zabezpečujú pracovníci organizácie, a to buď priamo vedúci ako súčasť svojej riadiacej práce, alebo nimi poverení pracovníci, resp. útvary.

Vonkajšiu – externú kontrolu uskutočňujú osoby pôsobiace mimo systému, napr. mimo podniku, ktorým nie sú kontrolované objekty organizačne podriadené (orgány štátnej správy), a ktoré kontrolujú niektoré ich stránky či činnosti. Ide tu o previerky dodržiavania externe stanovených, ale pre firmu záväzných právnych predpisov a pod.

Podľa úrovne riadenia môže byť v organizáciách kontrola

a)Na vrcholovej úrovni riadenia
b)Na nižších úrovniach riadenia

Na vrcholovej úrovni riadenia, napr. podniku, je to predovšetkým kontrola plnenia strategických procesov (strategických plánov), ktorá sa zameriava na celkové výsledky jeho hospodárenia.

Kontrola na nižších stupňoch riadenia podniku má zvyčajne charakter operatívnej kontroly. Dôraz sa kladie na vybrané čiastkové oblasti jeho činnosti (výrobu, predaj, finančné hospodárenie a pod.).

Podľa šírky kontrolovaných objektov sa kontrola člení na

a)všeobecnú
b)špecifickú (špeciálnu) kontrolu

Všeobecná kontrola sa týka všetkých stránok činnosti kontrolovaných objektov, napr. podniku alebo jeho organizačných jednotiek, kým špeciálna len niektorej stránky (finančnej činnosti, zachovávania pracovného zákonodarstva, hodnovernosti výsledných údajov atď.).

Podľa štádia činnosti kontrolovaného objektu sa kontrola člení na

a)predbežnú (vstupnú)
b)priebežnú
c)konečnú, výstupnú

Predbežná kontrola sa uskutočňuje predtým, než sa príjme konečné rozhodnutie o úlohe, resp. než začne prebiehať vlastná činnosť, s cieľom predísť nesprávnym alebo neodôvodneným rozhodnutiam či činnostiam. Jednou z hlavných výhod kontroly je, že dovoľuje organizácii korigovať možnosť chybného konania pred odovzdaním a využívaním zdrojov. Jej príkladom sú rozpočty, riadenie podľa cieľov, rozvrhy pracovných aktivít programy výchovy atď.

Priebežná kontrola sa vykonáva v priebehu realizácie prijatých rozhodnutí, čiže počas vykonávania činnosti, keď sa ešte nedosiahli vytýčené výsledky. Jej poslaním je včas odhaliť nedostatky a odchýlky, ktoré bránia splneniu rozhodnutí v plnom rozsahu a v stanovenom čase, a zabezpečiť dosiahnutie žiadúceho výkonu. K tomuto druhu kontroly patrí napr. bežné hodnotenie plnenia úloh, kontrola kvality a pod.

Konečná (výstupná) kontrola sa uskutočňuje po ukončení príslušnej aktivity. Ňou sa preveruje to, ako sa zámery splnili, aké odchýlky vznikli, aké boli príčiny, kto ich zavinil a nakoľko boli rozhodnutia odôvodnené. Medzi úlohy kontroly patrí aj získanie údajov na odstránenie skutočností vplývajúcich na kvalitu plnenia zámerov. Na základe údajov tejto kontroly sa hľadajú možnosti zdokonalenia metód a postupu riadenia, organizačnej štruktúry, noriem atď. Celkové hodnotenie môže ukázať i potrebu, aby sa v budúcnosti vo väčšej miere uplatňovala predbežná a konečná kontrola.

Podľa pravidelnosti sa kontrola člení na

a)pravidelnú (periodickú)
b)nepravidelnú

Pravidelná kontrola sa robí predovšetkým tam, kde treba sústavne zisťovať rozdiely medzi skutočným plnením a plánom a na tomto základe realizovať korekcie.
Nepravidelná kontrola vyplýva z potreby preveriť niektoré skutočnosti vznikajúce v organizácii.3)Fázy kontrolného procesu

Hoci pri kontrole rôznych oblastí činnosti organizácie a na jej jednotlivých úrovniach existujú mnohé rozdiely, predsa základný kontrolný proces je rovnaký a pozostáva prinajmenej z týchto hlavných čiastkových fáz, krokov.

a)Vypracovanie a stanovenie štandardov
b)Meranie skutočného výkonu
c)Hodnotenie skutočného výkonu
d)Hodnotenie skutočného výkonu v porovnaní so štandardom
e) Uskutočnenie korekcie

V rámci manažérskeho plánovania sa pre všetky úrovne organizujú ciele. Ciele organizácie a podciele jej organizačných jednotiek, ktoré sú korektné a merateľné, sú štandardami výkonu.

Štandardy sa vyjadrujú v peniazoch, naturálnych jednotkách alebo v kvalite, prípadne ich kombináciou. Pri každej forme vyjadrenia sa najprv zvolí ukazovateľ (napr. počet vyrobených výrobkov), a potom sa určí jeho rozsah, množstvo.

Štandardy výkonu sú významné nástroje kontroly. Slúžia ako úroveň žiadúceho výkonu, s ktorou sa môže merať a hodnotiť skutočný výkon. Pri vypracúvaní efektných štandardov výkonu sa vyskytuje niekoľko problémov, s ktorými sa musí manažment zaoberať a vyjasniť si ich.

Sú to:

-čo bude manažment merať
-ako to bude merať
-kedy sa má meranie uskutočniť
-čo je primeraný štandard výkonu, ktorý nie je ani príliš vysoký ani veľmi nízky, ktorý už nepôsobí ako faktor motivácie zamestnancov

Meraním splnenia cieľa organizácie môže manažment riešiť tieto úlohy:

-porovnaním skutočného výkonu s požadovanými štandardami môže určiť relatívny stupeň úspechu alebo neúspechu
-na základe porovnania tohoročných výsledkov s uplynulými rokmi môže získať prehľad o tom, ako organizácia pracovala v priebehu skômaného obdobia
-porovnaním výkonu vlastnej organizácie s výkonom iných organizácií v rovnakom odvetví možno nadobudnúť predstavu o činnosti organizácie na komparatívnom základe

Meranie skutočného výkonu sa môže uskutočniť týmito spôsobmi:

-osobným
-neosobným

Najjednoduchšie je merať skutočný výkon v porovnaní so štandardom na základe osobného pozorovania. Často zaň ani neexistuje náhrada. Osobné pozorovanie má isté obmedzenie. Keď majú vedúci napr. veľký počet podriadených a je ťažké alebo nemožné priamo sledovať výkon každého z nich, vtedy mnohí manažéri siahajú po rôznych neosobných kontrolných systémoch.

Neosobná kontrola sa zakladá na písomnej kontrolnej správe, akou je napr. rozpočtová kontrolná správa, kontrolná správa kvality, kontrolná správa zásob.

Pri hodnotení výkonu sa meraný výkon porovnáva s jeho štandardom. V tomto prípade sú 2 možnosti – buď výkon zodpovedá štandardu alebo mu nezodpovedá a vtedy treba identifikovať odchýlky od štandardu.

Keď sa štandardy výkonu dosiahli, môže to znamenať, že je všetko v poriadku a nie je dôvod, aby sa štandardy zrevidovali.

Ak skutočný výkon prevyšuje štandard, môže to byť preto, že štandardy sa stanovili nízko alebo hodnotený jednotlivec je mimoriadne výkonný.

Keď sa v skutočnom výkone vyskytujú negatívne odchýlky oproti štandardom, môže to signalizovať potrebu zmeny buď vo vykonávacom procese, resp. jeho vstupoch, alebo zmenu plánov, resp. pôvodných štandardov.

V prípade, že sa štandardy výkonu nesplnili, pretože boli veľmi náročné, treba ich preskúmať a prehodnotiť a v súlade s podmienkami ich nanovo upraviť.

Úlohou kontroly nie je len identifikovať dosiahnutý stav, ale – ak sa niečo urobilo zle – uviesť veci na správnu mieru. Z toho vyplýva význam usmerňujúcej časti kontrolného procesu, ktorá sleduje implementáciu primeraných korigujúcich opatrení vo výkone činností. Úlohou je podporiť dosahovanie žiadúceho výkonu.

Informácia, vytváraná kontrolnými systémami, je známa ako spätná väzba. Informácia o korigujúcich opatreniach týkajúcich sa štandardov smeruje v kontrolnom procese ako spätná väzba predovšetkým ku kroku, v ktorom sa majú vypracúvať štandardy. Tieto opatrenia sú zároveň spätnou väzbou ku kroku, v ktorom sa meria skutočný výkon, pretože korekcia ovplyvňuje aj spôsob jeho merania.