Informácie v práci manažéra
OBSAH
Význam informácií 2
Podstata informácie 3
Hodnota informácie 4
Zdroje informácií 5
Informačné potreby manažéra 6
Manažérsky informačný systém 6
Meranie a spracovanie 7
Trendy v podnikových informačných systémoch 8
Informačné pasce manažéra 9
Požitá literatúra 10
VÝZNAM INFORMÁCIÍ V PRÁCI MANAŽÉRA
Význam informácií
Tak ako je pre život ľudského organizmu dôležitá krv, tak sú pre existenciu podniku dôležité informácie. Umožňujú jednotlivým organizačným zložkám vykonávať svoje funkcie, navzájom koor-dinovať svoje činnosti a efektívne reagovať na zmeny vonkajšieho prostredia. Informácie sa preto stávajú dôležitou podmienkou toho, aby manažéri mohli v daných podmienkach prijímať optimálne rozhodnutia.
Informácie plnia v riadiacom procese viaceré funkcie:
Sú podmienkou poznania existujúceho stavu riadeného systému,
Sú prostriedkom na tvorbu plánov a príkazov,
Sú surovinou na kontrolu a operatívne riadenie,
Sú zdrojom zvyšovania poznatkov o spoločnosti a okolí,
Sú zdrojom zvyšovania vedomostí,
Sú nástrojom organizácie a koordinácie činnosti riadeného kolektívu,
Sú predmetom komunikácie v systéme.
Väčšina organizácií je schopná vyprodukovať nepreberné množstvo informácií. I napriek tomu sa mnoho manažérov sťažuje, že nemá dostatok informácií pre svoje každodenné rozhodovanie. Zväč-ša ide o sťažnosti typu:
- existuje priveľa zlých informácií, a nie je dostatok správnych informácií,
- informácie sú príliš rozptýlené a je ťažké získať odpoveď na jednoduché otázky,
- dôležité informácie sú často utajované podriadenými alebo manažérmi v iných funkčných oblas-tiach,
- dôležité informácie prichádzajú niekedy neskoro.
Ideálny stav by nastal vtedy, keby mohol definovať všetky typy informácií, ktoré potrebuje, a informačný systém by mu ich poskytol. V reálnom živote sa to však nestáva a manažér obyčajne vyu-žíva akúkoľvek dostupnú informáciu, z akéhokoľvek zdroja.
Manažér nebude nikdy schopný získať všetky informácie, ktoré by mal mať. Väčšina rozhod-nutí je založená na neúplných informáciách- buď preto, že informácie nie sú dostupné, alebo by ich získanie stálo veľa času a peňazí.
Peter Drucker
Určujúcim faktorom potreby informácií je hierarchická úroveň riadenia, na ktorej manažér pôsobí:
Manažéri na najvyšších stupňoch riadenia potrebujú informácie charakterizujúce organizáciu ako celok a informácie o trhovom prostredí.
Tieto informácie sú spravidla agregované.
Manažéri na stredných stupňoch vyžadujú informácie zodpovedajúce danému stupňu riadenia (závod, prevádzka) alebo danej funkcii (výroba).
Pracovníci na najnižšej úrovni potrebujú informácie vyjadrujúce stav a výsledky riadených procesov v značnej podrobnosti.
Podstata informácie
Manažér i napriek rôznym ťažkostiam potrebuje dôležité informácie, ktoré mu pomáhajú pri plánovaní, riadení a rozhodovaní. Dôležitá informácia by potom mala spĺňať nasledujúce požiadavky:
1. rozširuje vedomosti,
2. redukuje neurčitosť,
3. je využiteľná na zamýšľaný účel.
V bežnom živote často dochádza k stotožňovaniu pojmov informácia a údaj, ktoré však majú odlišné významy: údaje sú fakty, čísla, udalosti, grafy, mapy atď., ktoré boli zaznamenané. Sú „suro-vinou“ na výrobu informácie. Informácie sú údaje, ktoré boli spracované do podoby užitočnej pre príjemcu.
Každú informáciu je potrebné posudzovať v troch rovinách: v
- sémantickej (obsahovej) rovine ide o obsah informácie vo vzťahu k realite, pričom realitu by sme mohli nazvať vzorom a informáciu obrazom. Ide teda o vlastnosti, ktoré vyjadrujú ob-sahovú kvalitu obrazu vo vzťahu k vzoru,
- pragmatickej (používateľskej) rovine ide o užitočnosť informácií vo vzťahu k cieľu, na ktorý boli získané a budú používané,
- syntaktickej (skladobnej) rovine, kde ide o spôsob vyjadrenia informácie.
Na základe toho možno vymedziť dve stránky informácie:
- kvantitatívnu: ktorá predstavuje syntaktickú, znakovú charakteristiku, t.j. usporiadanosť zna-kov pre potreby jej spracovania, úschovy a prenosu pomocou technických prostriedkov,
- kvalitatívnu: vyjadrujúcu významovú charakteristiku. Zahrnuje sémantický a pragmatický as-pekt.
INFORMÁCIA je teda také oznámenie alebo údaj, ktoré obsahuje syntaktické, pragmatické a sémantic-ké hľadisko a uspokojuje subjektívne informačné potreby.
Hodnota informácie
Hodnotu informácie pre manažéra môže určovať množstvo rôznych faktorov. K základným kritériám užitočnosti informácie možno zaradiť:
- forma (písomná, vizuálna, audiovizuálna...): čím viac sa forma informácie približuje po-žiadavkám toho, kto na jej základe rozhoduje, tým viac sa jej hodnota zvyšuje. Informácia, ktorá má neznámy formát, bude pravdepodobne ignorovaná.
- Čas (nepretržité, týždenné, mesačné…): informácie majú väčšiu hodnotu, keď sú poskyt-nuté v čase ich potreby. Z toho dôvodu boli vyvinuté systémy, ktoré zobrazujú požadované informácie v reálnom čase.
- Dostupnosť : väčšia hodnota informácie závisí na jej ľahkej a rýchlej dostupnosti.
- Vlastníctvo: vlastník informácie ovplyvňuje jej hodnotu tým, že rozhoduje, komu bude in-formácia poskytnutá.
Informácia však sama o sebe nemá skutočnú hodnotu. Jej hodnota závisí od hodnoty zmeny, ktorá nastane ako dôsledok rozhodnutia založeného na tejto informácii.
Dobrá informácia je teda taká, ktorá je využitá v procese rozhodovania a pri tvorbe hodnoty.
Na základe toho možno určiť i ďalšie charakteristiky dobrej informácie :
- dôležitosť z hľadiska účelu využitia,
- dostatočná primeranosť účelu,
- úplná
- z dôveryhodného zdroja,
- poskytnutá správnej osobe,
- poskytnutá v správnom čase,
- so správnou úrovňou detailov,
- zaslaná vhodným komunikačným kanálom,
- zrozumiteľná užívateľovi.
Správnosť informácie by sa nemala zameňovať s presnosťou informácie, ako to znázorňuje: dujúci obrázok:
ZDROJE INFORMÁCIÍ
Vonkajšie informačné toky
Informácie prúdia z/do organizácie z/do jej okolia. Informácie prúdiace z organizácie sa ozna-čujú ako komunikácia organizácie, a informácie prúdiace do organizácie možno označiť ako spravo-dajské informácie.
- Spravodajské informácie: sa týkajú rôznych prvkov vonkajšieho prostredia organizácie, napr.: klientov, pacientov, konkurentov, dodávateľov a vlády. Sú používané na analýzu konkurenčného postavenia, určovanie dlhodobých a krátkodobých trhových, sociálnych a ekonomických trendov. Dôležité sú najmä pre dlhodobé strategické plánovanie.
- Komunikácia organizácie: Sú to informácie prúdiace z organizácie do jej okolia. Sú to najmä re-klamné a propagačné aktivity. Podnik takto informuje svojich akcionárov, poskytuje informácie pre daňové účely. Zároveň oboznamuje o svojej činnosti spotrebiteľov i investorov a mnohých ďalších.
Vnútorné informácie organizácie
Sú to informácie, ktoré prúdia vo vnútri organizácie.
- horizontálne toky: sú tokmi informácií v rámci jednotlivých stupňov riadenia,
- vertikálne toky: predstavujú pohyb informácií medzi jednotlivými úrovňami riadenia. Ide naprí-klad o oboznámenie manažérov na strednom stupni riadenia o stratégii prijatej TOP manažmen-tom.
Užitočnosť spravodajských informácií, spolu s internými informáciami, závisí od toho, či ich získa „správny manažér v správny čas.“
INFORMAČNÉ POTREBY MANAŽÉRA
Jednou z najzávažnejších úloh, pred ktorými stojí manažér, je formulácia požiadaviek na in-formácie. Vo všeobecnosti neexistujú metódy a postupy umožňujúce stanovenie objektívnej potreby informácií. Danú problematiku približuje aj nasledujúci diagram:
Diagram možno dvojako interpretovať:
- ľavý kruh ( __ ) predstavuje potrebu informácií a pravý kruh (__) predstavujú požiadavky na informácie. Potom prienik možno považovať za potrebné a požadované informácie, zvyšok ľavého kruhu za potrebné ale nepožadované informácie a zvyšok pravého kruhu za požadované informá-cie, ktoré však manažér objektívne nepotrebuje.
- Ľavý kruh predstavuje požadované informácie a pravý kruh predstavuje informácie, ktoré manažér skutočne dostáva.
Potom: - prienik tvoria informácie, ktoré manažér požaduje aj dostáva,
- pravý zvyšok: informácie, ktoré dostáva ale nepožaduje,
- ľavý zvyšok: informácie, ktoré požaduje, ale nedostáva.
Faktory určujúce potrebu informácií:
Môžeme rozlíšiť štyri základné skupiny faktorov:
a) faktory odvodené od zodpovednosti príslušného manažéra z vecného hľadiska,
b) faktory súvisiace s úrovňou v hierarchickom riadiacom systéme,
c) faktory súvisiace s pravidelnosťou poskytovania informácií,
d) štvrtým faktorom je užitočnosť rozlišovania dvoch typov informácií:
- nevyhnutne potrebných pre činnosť príjemcu,
- slúžiacich všeobecnej informovanosti manažéra. Manažérsky informačný systém
Informačný systém je systém pozostávajúci z ľudí, technických a programových prostriedkov na zabezpečenie zhromažďovania, prenosu, ukladania, výberu, spracovania, distribúcie a prezentácie informácií pre potrebu rozhodovania tak, aby riadiaci pracovníci mohli vykonávať svoje riadiace funkcie vo všetkých zložkách riadiaceho systému.
Zložky informačného systému sú:
- podsystém zhromažďovania údajov: Z hľadiska miesta vzniku a miesta zhromažďovania údajov rozlišujeme: centralizované zhromažďovanie: prvotné doklady sa odovzdávajú na záznam mimo podniku, decentralizované zhromažďovanie: údaje z prvotných dokladov sa zaznamenávajú pria-mo v podniku, resp. v mieste ich vzniku,
- podsystém prenosu údajov : predstavuje fyzický alebo elektronický prenos na miesto uchovania alebo spracovania,
- podsystém pamätania a uchovávania údajov
- podsystém výberu údajov: výber údajov z príslušného pamäťového média na spracovanie,
- podsystém spracovania údajov: zabezpečuje funkčné spracovanie a aktualizáciu údajov, ich agre-gáciu, výpočty. Výsledkom sú výstupné informácie,
- podsystém prezentácie a distribúcie: zabezpečuje prezentáciu informácií vo vhodnej forme a ich prenos na príslušné riadiace miesta v určenom čase.
Základné prvky informačného systému:
MERANIE A SPRACOVANIE
Pod meraním sa príliš často rozumie počet kilogramov číselných ukazovateľov, ktoré každý týždeň dostane vyšší manažér. Naše systémy však merajú „špatné ukazovatele.“ Dokážu merať nákla-dy- s použitím modelov, ktoré boli vytvorené pred desiatkami rokov a pre úplne iný svet. Zdroje dlhodobého zvyšovania príjmov (kvalita, služby, pružnosť) vo väčšine týchto systémov chýbajú.
Poznámkové bloky, riadenie dvoch premenných, výpočty na zadnej strane obálky- to bol vče-rajší spôsob práce, ktorý sa zdá byť nevhodný v dnešnom zložitom svete. Ale len zdá. Podľa Richarda Schonbergera „je základným krokom záznam údajov. Nástroje pritom môžu byť lacné a jednoduché: ceruzky, krieda. Každému operátorovi treba dať na zaznamenávanie údajov tieto jednoduché nástroje. Potom treba do jeho pracovnej náplne zaradiť povinnosť zaznamenávať poruchy a merania do diagra-mov a na tabule. Človek, ktorý zaznamená údaje, má sklon ich analyzovať, a ten, kto analyzuje, má sklon premýš-ľať nad riešením.“
.. manažer, který dobře monitoruje má ve špičkách prstů cit (pár obecných měřítek), kterým sle-duje pulz podniku.
Jestli identifikova-né proměnné mají příčinnou souvislost s naměřenými účinky ve vě-deckém smyslu je zcela nepodstatné; smysl je v tom, že manažer do-táhl své pochopení podniku do takové jemnosti, že izoloval dvě nebo tři opravdu užitečná měřítka pro výrobky, podnik a průmyslový obor a nábožně je sleduje, protože jsou testem pokroku a barome-trem změn.
Tom Bonoma,
Předstih marketingu
Jednoduchá, viditelná měřítka pro to, co je důležité, by měla být vyznačena na každém čtverečním metru každého oddělení v každém provozu. Položte zvláštní důraz na vývoj měřítek spojených s tvorbou příjmů, která nahradí současné systémy se sklonem k omezování nákladů. Každý manažer by měl vysledovat maximálně tři až pět proměnných, které podchytí podstatu podnikání.
Tom Peters
TRENDY V PODNIKOVÝCH INFORMAČNÝCH SYSTÉMOCH
Zmeny v chápaní podnikania
Atribúty Začiatok 90.
Rokov Koniec 90.rokov
Primárna orientácia priemysel-ných podnikov - Výroba a jej optimalizácia - zákazník a optimalizácia jeho po-trieb
Najvýznamnejšie kritériá presa-denia na trhu - vysoká kvalita
- nízke náklady - vysoká pridaná hodnota pre zá-kazníka
- pružné a rýchle splnenie požia-daviek užívateľa
Základný pohľad na vnútornú štruktúru podniku - funkčné usporiadanie - líniové usporiadanie
Charakteristika vonkajších vä-zieb podniku - kooperácia - globalizácia
Zmeny v chápaní IS/IT
Atribút Začiatok 90.rokov Koniec 90.rokov
Smer integrácie v podnikoch podporovaný SW nástrojmi - integrácia vo vnútri medzi jed-notlivcami a oddeleniami - integrácia navonok v rámci siete zákazníkov a dodávateľov
Smer funkčnej orientácie SW - riadenie výroby - riadenie dodávok produktov a služieb v rámci komplexného logistického reťazca
Atribút Začiatok 90.rokov Koniec 90.rokov
V základnej terminológii sa ho-vorí o: - výpočtovej technike a počíta-čoch - informačných systémoch a technológiách, vrátane komuni-kačných technológií
Využívané technické prostriedky - sálové počítače a terminály - client/server aplikácie
- internet a intranet
Dominujúci spôsob prístupu k SW - vlastný vývoj a tvorba progra-mových riešení - nákup a implementácia štan-dardného nastaviteľného SW balíka
Orientácia organizačného záze-mia informatiky v podniku -vlastné výpočtové strediská - outsourcing
Základné integračné úsilie - integrácia dát do spoločnej databázy - integrácia poznatkov v rámci knowledge manažmentu
Prínos informatiky orientovaný na podporu rozhodovania - koncových užívateľov a stred-ných manažérov -top manažmentu a vlastníkov
Zmena v chápaní roly užívateľa
Atribút Začiatok 90.rokov Koniec 90.rokov
Chápanie roly užívateľa IS/IT - obstarávanie dát pre IS - používanie informácii ponúka-ných IS ( prehľady...)
Práca užívateľa s IS - používanie počítačových zos-táv tlačených periodicky po u-zatvorení určitého obdobia
- orientácia na minulosť - využívanie aktuálnych in-formácií v ľubovoľnom čase
- orientácia na budúcnosť
[4]
Informačné pasce manažéra
Za časté chyby manažérov v pochopení, vyžadovaní a využití infor-mácií možno považovať:
- Veľmi dôležité je klásť správne a presné otázky. Od-poveď na povrchnú otázku má obvyk1e nízku užitočnosť. Na otázku: "Kam odišli?" Môžeme dostať odpoveď': "Niekam tam!" Otázky treba klásť tak, aby bolo jasné o čo ide, aby sme pozornosť adresáta upú-tali na jadro problému. Snaha dozvedieť sa bez toho, aby sme nič nepovedali, spravidla vedie k pochybným infor-máciám.
- Druhú pascu tvorí zlá (nedostatočná čo do počtu a kvality) vzorka, z ktorej robíme záver, prípadne amatérsky prieskum. Vzorka, ktorá odborníkovi stačí na kvalifi-kované závery, v rukách amatéra môže viesť k hrozným výsledkom.
- Tretiu pascu tvorí predpojatosť, a to tak na strane tvorcu informácie, ako aj na strane jej príjemcu. Tento jav sa asi nedá celkom vylúčiť. Preto nie je rozumné klásť sugestívne otázky, prípadne dá-vať vopred najavo, aká odpoveď' nám vyhovuje.
- Štvrtú pascu tvorí tzv. všadeprítomný priemer. To, že priemerná hĺbka jazera je 3 m, vám nezaru-čuje, že pri skoku do vody nenarazíte na kameň - na tom mieste môže byť hĺbka 10 cm.
- Piatu pascu tvorí úmyselný výber informácií. Ide o to, že sa vyberú len tie informácie, ktoré sa hodia na určité riešenie, prípadne ovplyvnenie príjemcu a zanedbá-vajú sa tie, čo sa nehodia. Ne-musí to byť úmyselné. Preja-vuje sa to napr. chápaním častého ako normálne.
- Šiestu pascu možno vyjadriť ako chyby v interpretácii informácií. Správne informácie sa ne-správne interpretujú (často sa vhodnou formou ich poskytnutia táto nesprávna interpretácia na-pomáha). V in-zeráte: Prenajmem chatu iba 200 m od stanice, málokoho napadne, že chata je 200 m od stanice smerom nahor - vo vertikálnom smere.
- Siedmu pascu predstavujú prekotné závery založené na domýšľaní. Túto pascu si riadiaci pracov-ník sám nasta-ví, sám do nej vojde a sám si ju aj spustí. To, že za pekné-ho počasia je viac letec-kých nehôd ako v hmle nezname-ná, že je bezpečnejšie lietať v hmle.
- Za ôsmu pascu možno považovať hodnotenie rozdie-lov. Niekedy ľudia rozdiel nafúknu, najmä ak to zvyšuje ich dôležitosť, inokedy, najmä pri neplnení, majú sklon rozdiel bagatelizovať.
- Nebezpečnú pascu predstavuje domýšľavosť. Stačí naznačiť a manažér prijme východiská, čím sa jeho mysle-nie nasmeruje určitým smerom. Obzvlášť nepríjemné sú prípady domýšľavosti emo-ciálne podfarbené.
- Značnú ostražitosť si vyžaduje aj posledná, desiata pasca. Ide o bariéru statu, priehradu v postave-ní podria-deného a nadriadeného. Tento aspekt treba pri získavaní informácií od podriadeného brať tiež do úvahy.
Použitá literatúra:
1.
Peters T.: Prosperita se rodí z chaosu. Praha, Pragma, 2001, str.512-517
2. Bělohlavek F., Košťan P., Šuleř O.: Management. Olomouc, Rubico, 2001, str.397-402
3. Donelly jr. J.H., Gibson J., Ivancewich J.M: Management. Praha, Grada Publishing, 1997, str.723-728
4. Basl J., Aktuální pohled na trendy v podnikových informačních systémech. Účetnictví, březen 2001, str. 50-51
5. Majtán M. a kol.: Manažment.Bratislava, Ekonóm, 2001str. 94-111.
6. Kačír K.: Informácie v činnosti manažéra. Bratislava, Alfa, 1990, str.23, 85, 168.
|
