8. 2 Taktiky jednania s jednotlivými typmi
Ak manažér správne odhadne partnera pri komunikácii, môže zvoliť vhodné taktiky jednania umožňujúce prekonať vzájomné negatívne vzťahy. O. ŠULER (2002) odporúča:
Analytická osobnosť
Ak má komunikácia s analytickou osobnosťou prebiehať hladko a jednoducho, je potrebné mať záležitosť dobre pripravenú, byť vecný a systematický. Pri každom návrhu je treba zhrnúť pre a proti, logicky argumentovať, neplytvať časom a nesnažiť sa s partnerom manipulovať.

Riadiaca osobnosť
Efektívne jednanie s riadiacou osobnosťou vyžaduje opäť dobre pripravené fakty, logické argumenty, zdôrazňovať ciele a výsledky. Nesmieme však predkladať len jedno riešenie, ale aj alternatívy a nechať rozhodovať. Otázky by mali byť presné, typu „kto, čo, ako“. Pri rozpore je vhodné nevyjadrovať nesúhlas s osobou, ale zamerať sa na fakty.

Priateľská osobnosť
Voči priateľským osobnostiam je dobré prejaviť prívetivosť, ľudský záujem. Je nemožné ich nútiť do rýchlych rozhodnutí. Lepšie je klásť otázky typu „ako“ a zisťovať ich názory, aby nemali pocit, že sú pri jednaní prehliadaní.

Expresívna osobnosť
Expresívny typ osobnosti nie je možné pri jednaní prehliadať. Je nutné dať jej príležitosť vyniknúť, využiť jej kreativitu a požadovať nové nápady. Manažér však musí mať komunikáciu pod kontrolou, pretože expresívna osobnosť má tendenciu vyplniť všetok vyhradený čas len svojimi, niekedy ťažko realizovateľnými myšlienkami.

8. 3 Komunikačné schopnosti
Medzi kľúčové komunikačné schopnosti zaraďuje O. ŠULER (2002) počúvanie, kladenie otázok, testovanie porozumenia, sumarizovanie a využívanie mlčania.

Počúvanie
Správne počúvať je aktívna činnosť vyžadujúca pozornosť, primerané reagovanie a efektívne vyhodnocovanie obsahu a pocitov rečníka. Neschopnosť počúvať býva jednou z hlavných bariér efektívnej komunikácie. Poslucháč by sa mal snažiť sústrediť na prejav, eliminovať myšlienkovú neprítomnosť, sledovať gestá hovoriaceho, a dávať najavo, že počúva gestami i slovne: „Áno, rozumiem“, „To je pravda“, „Nie, s tým nesúhlasím“.

Kladenie otázok
Efektívne kladenie otázok vyžaduje, aby si bol manažér istý tým, čoho chce otázkou dosiahnuť (účel), ako to chce dosiahnuť (stratégia), aká bude reakcia (interpersonálne chovanie), ako budú okolnosti ovplyvňovať jeho pocity a reakcie (pozadie). Využívať je možné otvorené, skúmajúce, uzavreté a vedúce otázky. Otvorené otázky v úvode komunikácie umožnia volne vyjadriť svoje pocity a názory vzťahujúce sa k predmetu rozhovoru: „Aký máš pocit z...?“, „Mohol by si mi povedať pár slov o...?“. Otázky skúmajúce sa zameriavajú na príčiny a detaily: „Prečo si to myslíš?“, „Čo ťa k tomu vedie...?“. Uzavretými otázkami sa dajú overovať informácie, zamerať diskusiu späť k jej účelu alebo zdôrazniť určité body: „Už sa to v minulosti niekedy objavilo?“, „Ty navrhuješ...?“. Vedúce otázky môžu vyvolať pocit manipulácie. Musia byť preto vždy kladené pozitívne. Napr.: „Mohol by si mi viac povedať o tomto?“, „Nemohlo by to mať súvislosť s...?“

Testovanie porozumenia
Ľudia väčšinou predpokladajú, že čo je jasné im, musí byť jasné aj ostatným. Každý je ale trochu iný, a máme odlišné vnímanie. Manažér si preto pri rozhovore musí neustále overovať, že si s partnerom vzájomne rozumejú. Účinnou technikou je parafrázovanie, alebo vyjadrenie toho istého inými slovami: „Takže inými slovami to znamená, že...“, „Mám tomu rozumieť tak, že...?“, „Aha, ty tým vlastne myslíš...?“

Sumarizovanie
Sumarizovanie je schopnosť mapovať komunikáciu. Zhrňovať v pravidelných intervaloch výsledky rozhovoru ukazuje relevantnosť povedaného, poskytuje príležitosť overiť si vzájomné porozumenie a objasniť svoje uvažovanie. Zhrnutie je užitočné urobiť, keď diskusia začne zachádzať do triviálností, bolo prebrané veľké množstvo vecí, alebo došlo k strate porozumenia: „Vráťme sa naspäť k...“, „Takže zatiaľ sme došli k...“.

Využívanie mlčania
Využívať efektívnych odmĺk je obtiažne, pretože ľudia považujú ticho pri rozhovore za nepríjemné. Niektorí ľudia uvažujú nahlas, iní potichu. Všetci však potrebujeme k uvažovaniu čas. Niekoľko sekúnd ticha po položení závažnej otázky alebo zmienke o dôležitej či emocionálnej záležitosti môže viac pomôcť zdôrazniť význam povedaného.

9 Vedenie porád a prezentácia
O. ŠULER (2002) píše o tejto téme: „Pod vedením efektívneho manažéra sa porada môže stať skutočne účinným nástrojom riadenia. Manažér si musí jasne uvedomovať, čo všetko mu môže porada priniesť, akým chybám sa vyhýbať a ako ju pripraviť a viesť“.
„Prezentovanie sprevádza manažéra celou pracovnou kariérou. Dobrá stavba prejavu je dôležitá. Zabezpečuje súvislosť, umožňuje ľahké sledovanie myšlienok, dáva prejavu perspektívnosť a vyváženosť. Zvládnutie sebaprezentácie vyžaduje, aby rečník vedel využívať rôzne nástroje, ktoré majú vplyv na poslucháčov. Musí zvládnuť nervozitu, mal by vedieť ovplyvňovať poslucháčov svojím hlasom a rečou tela a ovládať techniky reči.

Zvládanie nervozity (tréma)
- Nervózny je každý. Tréma je jav prirodzený a v určitej miere ju zažívajú všetci.
- Určitá nervozita je prospešná. Vylučovaný adrenalín zvyšuje výkonnosť, mobilizuje organizmus.
- Uvolnite sa. Nesmiete dovoliť adrenalínu, aby vyvolal svalové napätie, ktoré vás ochromí. Pred vystúpením si dajte rýchlu chôdzu alebo sa prebehnite po schodoch hore a dolu.
- Dýchajte. Dýchanie kontroluje prísun kyslíka do krvi a tá okysličuje mozog. Nervózne dýchanie nezaisťuje dostatočný prísun kyslíka, je namáhavé a zdvíha náš hlas o oktávu vyššie.
- Zahrejte sebavedomie. Počas prezentácie sa snažte zostať „svoj“, nič nehrať. Len tak budete presvedčivý. Jedinou výnimkou je začiatok, prehoďte nejakú vtipnú poznámku a začnite suverénne.
- Napíšte si úvodné slová. Sebaistotu strácame najčastejšie hneď na začiatku. Snáď každému profesionálovi sa už stalo, že mal „okno“.
- Začnite. Ak stratíte niť, nepremýšľajte nad tým a začnite hovoriť. A to aj vtedy, ak by ste mali začať od úplne iného bodu. Celkom dobrá rada je, kľudne nahlas priznať, že ste práve zabudli, čo ste chceli povedať a zasmiať sa tomu. Uvidíte, že v niekoľko sekundovej úsmevnej pauze si zabudnuté slová rýchlo vybavíte a ďalšia časť vášho vystúpenia už bude akoby pokračovaním naviazaného kontaktu s poslucháčmi.

Hlas
Na vytvorení celkového dojmu sa hlas podieľa až 38%. Hlas je nástrojom, ktorým je možné udržať pozornosť poslucháčov. Skúsený rečník dokáže svoj hlas zvyšovať alebo znižovať, zafarbiť a modelovať tak, aby dotváral obsah reči, a tá tak bola pestrá pútavá a zaujímavá. Medzi najčastejšie hlasové nedostatky patrí najmä: monotónnosť, zadýchavanie, vysoký a slabý hlas, zlá artikulácia, silný prízvuk. Nedostatky sa dajú odstrániť vytrvalým cvičením a dodržiavaním nasledujúcich rád:
- Nahrajte si svoj hlas a analyzujte ho. Snažte sa rozpoznať chyby a nedostatky. Požiadajte niekoho, aby vám povedal, čo sa mu na vašom hlase nepáči.
- Čítajte nahlas a snažte sa vyslovovať zreteľne, meniť tempo, hlas modelovať podľa obsahu. Najlepšími poslucháčmi sú deti. Ak ich zaujmete, robíte to správne.
- Robte dychové cvičenia. Hlboký nádych a výdych na 10 dôb, alebo s prestávkami, zadržovanie dychu, kombinované dýchanie ústami a nosom pomôže odstrániť zadýchavanie, zlepšiť farbu hlasu.
- Cvičte výslovnosť. Skúste pri výdychu „vyspievať“ samohlásky rôznymi tónmi. Pomôcť môžu aj jazykolamy.