Obchodná akadémia Poprad, Murgašova 94, 058 22 Poprad

Registratúrny poriadok, registratúrny plán, archivácia záznamov v podniku

Záverečná správa z odbornej praxe

Okresný súd Poprad
Radka Wiesnerová
2006/2007 Tretia B

1 ÚVOD

1.1 Informácie o Okresnom súde Poprad

Prax som vykonávala na Okresnom súde v Poprade na dedičskom oddelení. Tento súd má vyše 80 zamestnancov. Zamestnancami súdu sú súdni úradníci, asistenti (vykonávajú úkony súvisiace s vedením súdnych spisov a súdnych registrov), súdni doručovatelia (vykonávajú úkony súvisiace s doručovaním súdnych písomností), zamestnanci podateľne súdu (príjmajú a evidujú podania došlé na súd), technickí asistenti (zaznamenávajú priebeh pojednávania), dozorný úradník (vykonáva dohľad), justičný čakateľ (plní úlohy podľa osobitného predpisu – určuje predseda súdu).

Okrem týchto zamestnancov sa na správe súdu podieľajú aj zamestnanci zabezpečujúci prevádzku súdu, ktorými sú najmä zamestnanec zabezpečujúci údržbu techniky, správca majetku, pokladník, stavebný technik, správca registratúrneho strediska, knihovník, spojovateľ, zamestnanec zabezpečujúci ochranu budov, zamestnanec správy budov, informátor, kurič, údržbár a upratovačka.

Jeden zamestnanec môže vykonávať aj viacero činností. Podrobnosti o organizácii práce ustanovuje organizačný poriadok súdu.

1.2 Organizačné útvary súdu

1.súdne oddelenie - je zriadené pre sudcu alebo senát. Skladá sa z vyššieho súdneho úradníka, z probačného a mediačného úradníka, z tajomníka a asistenta,

2. všeobecné súdne oddelenie - tu zaradení zamestnanci súdu vykonávajú činnosti pre viac súdnych oddelení pri výkone súdnictva, najmú viac súdnych oddelení pri výkone súdnictva, najmä dozorný úradník, súdni doručovatelia a prevádkovotechnický súdny asistent pridelený do pojednávacej miestnosti vybavenej špeciálnymi technickými zariadeniami,

3. ostatné organizačné útvary – podateľňa, informačné centrum súdu, registratúrne stredisko, kancelária predsedu súdu, učtáreň, pokladňa.

Keďže sa na súde s dokumentami a spismi pracuje každodenne, neustále sú v obehu, videla sa mi téma záverečnej správy z praxe "Registratúrny poriadok, registratúrny plán, dokumentácia a archivácia spisov na súde" najvhodnejšia a najjednoduchšia. Keďže som bola pridelená na dedičské oddelenie, získala som tu najviac teoretických i praktických poznatkov pre túto tému.

Bola som pridelená na dedičské oddelenie. Na dedičskom oddelení som počas stránkových dní spisy označovala, pečiatkovala, vypisovala, niekedy aj zväzovala, počas nestránkových dní som údaje zo spisov vpisovala do počítačovej databázy. Dva dni som bola triediť spisy v archíve, takže som približne videla, čo všetko sa musí so spismi urobiť. Na tomto oddelení som získala najviac teoretických i praktických poznatkov na tému "registratúrny poriadok, registratúrny plán, dokumentácia a archivácia spisov na súde".
2 REGISTRATÚRNY PORIADOK, REGISTRATÚRNY PLÁN EVIDENCIA A ARCHIVÁCIA SPISOV

2.1 Registratúrny plán

2.1.1 Registratúrny plán - definícia

Registratúrny plán je pomôcka určená na účelné a systematické ukladanie súdnych spisov, evidenčných pomôcok a iných písomností súdu. Člení registratúru súdu do vecných skupín a určuje súdnym spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

2.1.2 Členenie registratúrneho plánu

1.riadenie a organizačná činnosť súdu – agenda kancelárie predsedu súdu, správny register, register sťažností a podnetov, menoslov k správnemu registru, spisy správnej agendy, spisy sťažností a podnetov, lehotníky k správnemu registru a kalendáre, rozvrh práce vrátane dodatkov, agenda disciplinárnych komisií, riadiace akty (organizačný poriadok, pokyny, opatrenia, usmerenia), vyraďovanie registratúrnych záznamov,

2.ekonomická agenda – mzdová agenda, rozpis počtu zamestnancov a mzdových prostriedkov, výkazy, výplatné listiny, mzdové listy, spisy o odmenách zamestnancov, agenda sociálneho fondu, bankové a účtovné doklady, faktúry, knihy faktúr, štátne štatistické výkazy, rozpočet, rozbory hospodárenia, služobné cesty, správa majetku, škodová komisia,

3.personálna agenda – kolektívne zmluvy, výkazy o stave zamestnancov, osobné spisy, vymenovanie sudcov, výchova a zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov, rekreácie, prísediaci, dohody o hmotnej zodpovednosti, závodné stravovanie, dochádzka, výberové konania sudcov a zamestnancov, knižnica,

4.výkon súdnictva – správne súdnictvo, justičná pokladnica, agenda občianskoprávna, trestnoprávna, obchodnoprávna,
5.obchodný register – registrové spisy, zbierky listín, kniha výpisov z obchodného registra, kniha zbierky listín.

2.2 Súdny spis

2.2.1 Súdny spis - definícia

Súdny spis (ďalej len spis), tvoria všetky písomnosti, ktoré sa vzťahujú na tú istú vec, najmä podania, zápisnice, záznamy, rozhodnutia. Spis sa zakladá v podateľni súdu po prijatí podania. Asistent, ktorý prevzal z podateľne spis, skontroluje správnosť údajov zapísaných na spisovom obale (viď príloha č. 1).

2.2.2 Na spisovom obale sa vyznačuje:

1.označenie súdu,
2.označenie súdneho oddelenia,
3.spisová značka,
4.identifikačné číslo súdneho spisu,
5.titul, meno a priezvisko sudcu, prípadne súdneho úradníka alebo označenie senátu,
6.predmet konania,
7.údaje o trovách konania.

Každý spis dostane spisovú značku, ktorá sa skladá z označenia a z poradového čísla súdneho registra, do ktorého je vec zapísaná a označenia príslušného kalendárneho roka, napríklad 4D/256/2007. Táto značka slúži na identifikáciu súdneho spisu počas jeho obehu na súdoch Slovenskej republiky a je nemenná.
2.2.3 Obsah súdneho spisu

1.zoznam trov konania – zapisujú sa údaje o zaplatení súdneho poplatku, zaplatené preddavky na trovy dôkazov, vyčíslené trovy navrhovateľa, trovy odporcu,
2.spisový prehľad – slúži na stručnú informáciu o obsahu súdneho spisu a zapisujú sa doň všetky písomnosti, ktoré tvoria obsah súdneho spisu,
3.zoznam pripojených spisov,
4.podanie – ako list číslo 1 sa označí v súdnom spise každé podanie, ktoré je návrhom na začatie konania, podnetom na začatie konania, ktoré možno začať aj bez návrhu,
5.potvrdenie o prijatí podania,
6.prílohová obálka – do nej sa zakladajú prílohy podaní predložené účastníkmi konania, ktoré sa po skončení konania vracajú. Týmito pírlohami sa rozumejú originály alebo úradne overené kópie listinných dôkaov, najmä sobášny list, rodný list.

2.3 Súdny register

2.3.1 Súdny register - definícia

Zoznam všetkých vecí patriacich podľa rozvrhu práce príslušnému sudcovi, senátu alebo súdnemu úradníkovi. Súdny register má charakter evidenčnej pomôcky. Je určený pre vnútornú potrebu súdov. Nie je verejne prístupný. Podáva prehľad o stave každej zapísanej veci v ktoromkoľvek štádiu konania a je podkladom na vypracovanie štatistického výkazu o činnosti súdu. V súdnom registri sa uvádza najmä spisová značka, predmet konania, označenie účastníkov konania, dátum podania návrhu, označenie aktuálneho držiteľa spisu, výška súdneho poplatku a dátum každého úkonu v spise.

Súdny register sa vedie v elektronickej podobe. Zakladá sa v podateľni súdu zaznamenaním úda-jov. Asistent kontroluje správnosť zapísaných údajov, vykoná lustráciu predchádzajúcich zápisov. Do súdneho registra sa zapisujú aj návrhy na začatie konania adresované inému súdu. Asis-tent zároveň zodpovedá za vedenie registra, za správnosť a úplnosť údajov spisu až do jeho uloženia do registratúrneho strediska.

Na archívne účely sa vytlačí register po ročnej úzávierke súdneho registra a uchová sa v tlačenej i elekronickej forme. V priebehu roka zostanú súdne registre nezviazané a uložené v zložkách z tvrdého obalu. Najneskôr do konca kalendárneho roka nasledujúceho po roku, v ktorom sa súdny register viedol, sa dá register zviazať.

2.3.2 Druhy súdnych registrov používaných na okresnom súde

a) trestnoprávne – T, Nt, Pp, Td, Tp, Tcud, Pr, M, Ntt,
b) občianskoprávne – C, Cd, Ccud,
c) obchodnoprávne – Cb, Zm, CbPv, Cbcud, CbR, Cbd, CbBu, CbHs, Cbi, CbZm,
d) konkurzné a reštrukturalizačné – K, R, NcKR,
e) opatrovnícke a starostlivosti o maloletých – P, PPOm, Ps, Po, Pú, Pd, Pcud,
f) správne – S, Scud,
g) dedičské – D, Dd, Dcud,
h) výkonu rozhodnutia – Em, Ed, Ecud,
i) exekučné – Er, Erd, Ercud,
j) platobných rozkazov – Ro, Rob,
k) úschov – Ú,
l) umorovania listín – UL,
m) justičnej pokladnice – JP.

2.4 Úschova súdnych spisov

Za ukončený spis sa považuje každý spis, v ktorom už nie je potrebné žiadne ďalšie opatrenie a v ktorom sa vykonala poplatková a spisová kontrola.

Ukončené spisy sa počas dvoch rokov uschovávajú v príručnej registratúre. Ukončené spisy sa odovzdávajú do registratúrneho strediska a po vykonaní úkonov sa zapíšu do zoznamu spisov uložených do registratúrneho strediska.

Registratúrne stredisko preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje súdne spisy v právoplatne skončených veciach, súdne registre, evidenčné pomôcky, ako aj iné písomnosti súdu. Je spoločné pre všetky súdne oddelenia a ďalšie organizačné útvary súdu.

V registratúrnom stredisku sa súdne spisy uschvávajú oddelene podľa druhov agendy a podľa ročníkov. Spisy sa ukladajú v číselnom poradí podľa súdnych registrov. Regály a police, v ktorých sú uložené, sa označia príslušnými nadpismi. Uloženie sa zaznamená na lokačnom pláne.

2.5 Vyraďovanie súdnych spisov

2.5.1 Vyraďovanie súdnych spisov

Predmetom vyraďovacieho konania sú všetky ukončené spisy a evidenčné pomôcky k nim, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť súdu a kotrým uplynuli ich lehoty uloženia. Vyraďovanie zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že súdny spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení je určený do trvalej starostlivosti archívu v Liptovskom Mikuláši.

2.5.2 Lehota uloženia

Počet rokov, počas ktorých súd potrebuje ukončený spis na svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od ukončenia sa spis stane predmetom vyraďovacieho konania. Do jej uplynutia spis ostane uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní. Lehotu možno predĺžiť, no nikdy nie skrátiť.

2.5.3 Pravidlá pri vyraďovaní

1.súd predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje ukončené spisy v pravidelných intervaloch dohodnutých s príslušným archívom. Lehoty nesmú byť kratšie ako 5 rokov;
2.správca registratúrneho poriadku dbá na to, aby súd zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov
3.vyraďovanie spisov sa pripravuje v registratúrnom stredisku. Vyraďovanie sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase vzniku súdneho spisu;
4.správca registratúrneho strediska zabezpečí vyhotovenie zoznamu ukončených spisov.

Všetky súdne spisy uložené v archívoch Okresného súdu v Poprade,ako aj v iných okresných a krajských súdoch, ktorým uplynula lehota uloženia, sú zasielané do archívu v Liptovskom Mikuláši.

3 MOJE HODNOTENIE PRAXE

Počas dvojtýždňovej praxe na Okresnom súde v Poprade som nadobudla veľa teoretických aj praktických vedomostí. Veľmi sa mi tu páčilo. Zamestnanci boli milí a ústretoví, preto sa mi aj príjemne praxovalo. Zamestnankyňa, ku ktorej som bola pridelená, mi vždy rada pomohla, oboznámila ma s pracovným poriadkom na súde. Vždy pre mňa našla nejakú pomocnú prácu, ktorá ma bavila.

Keďže som bola pridelená na dedičské oddelenie, väčšinou som vypisovala nové alebo opravovala staršie súdne spisy, prvé dni som pomáhala pri triedení súdnych spisov a ich zaraďovaní do archívu podľa spisovej značky a roku, kedy spis nadobudol právoplatnosť.

Vedomosti zo školy som tu veľmi nevyužila, lebo nebolo kde. Pretože som teoretické vedomosti o práci na okresnom súde nemala takmer žiadne, všetko, pri čom som pomáhala, som bola povinná naučiť sa od začiatku, ale nebolo to nič ťažké ani nezvládnuteľné, ľahko som sa prispôsobila.

Keďže som sa mohla zúčastňovať aj na pojednávaniach, polovicu svojho pracovného času som presedela v pojednávacej sieni, čo sa mi videlo viac zábavné, aj keď menej osožné. Svoj pracovný čas som sa však snažila rozvrhnúť tak, aby som bola ja aj moji nadriadení spokojní.

	Tento článok bol vytlačený zo stránky https://referaty.centrum.sk

Záverečná správa z praxe