Číslovanie strán, tabuliek a obrázkov

Ak list obsahuje viac strán, jednotlivé strany číslujeme priebežne arabskými číslicami v tvare základných čísloviek bez pomlčiek. Číslo strany umiestňujeme v záhlaví alebo v päte strany na vonkajších alebo vnútorných okrajoch alebo v horizontálnom strede textového stĺpca. Úvodné strany a prvú stranu nečíslujeme. Tabuľky a obrázky číslujeme priebežne. Označenie napríklad "Tabuľka 1" uvádzame nad tabuľkou od ľavej zvislice, označenie "Obrázok 4" píšeme pod obrázok vľavo. V strede nad tabuľkou alebo pod obrázkom uvádzame ich názov, pod tabuľkou alebo obrázkom uvádzame poznámky alebo vysvetlivky.

Prílohy

Ak s listom posielame prílohy uvádzame ich vľavo od zvislice po vynechaní troch až štyroch prázdnych riadkov pod posledným textom. Prílohy sa uvádzajú slovom "Príloha" (ak ide o jednu prílohu), počtom príloh, ak sú vymenované v texte alebo vymenovaním pod nadpisom "Prílohy".

Pečiatka

Ak list opatríme pečiatkou, odtlačok pečiatky umiestnime dva až tri riadky pod textom. Podlhovastá (nápisová) pečiatka organizácie sa odtlačí v pravej polovici listového papiera. Odtlačok úradnej pečiatky so štátnym znakom (okrúhla pečiatka) umiestnime pod textovým stĺpcom v strede papiera.

Podpis

Podpis umiestňujeme v pravej polovici listového papiera nad strojom napísané alebo vytlačené meno a priezvisko zodpovedného zamestnanca, dva až tri riadky pod textom. Funkciu píšeme v neskrátenom tvare v horizontálnom strede pod menom a priezviskom. Ak je na písomnosti viac podpisov, umiestňujeme ich tak, aby ľavá tretina papiera zostala voľná. Ak sú na úradnom liste dva podpisy vľavo sa podpisuje funkčne vyšší zamestnanec, vpravo funkčne nižší zamestnanec. Ak sú zamestnanci funkčne na rovnakej úrovni podpisy sa umiestňujú v abecednom poradí. Ak úradný list podpisuje namiesto zodpovedného zamestnanca zamestnanec poverený jeho zastupovaním, pripojí pred svoj podpis skratku
"v z." (v zastúpení).

Úradné listy určené na rozmnoženie môže oprávnený zamestnanec podpísať tak, že podpíše čistopis, z ktorého sa vyhotovujú kópie alebo podpíše návrh čistopisu (koncept) a na čistopise sa za jeho meno a priezvisko napíše skratka "v. r." (vlastnou rukou). Na čistopis uvedieme iba doložku "Za správnosť vyhotovenia:" doplnená menom, priezviskom a podpisom zamestnanca zodpovedného za správnosť prepisu konceptu.

Upozornenie na zaslanie kópie listu ďalším adresátom na vedomie umiestňujeme od ľavej zvislice. Ak list neobsahuje prílohy, nadpis "Na vedomie" sa píše po vynechaní troch až štyroch prázdnych riadkov pod posledným riadkom textu. Ak sú v liste vyznačené prílohy, medzi prílohami a nadpisom "Na vedomie" sa vynechajú dva prázdne riadky. Stručný zoznam adresátov sa uvádza tesne pod nadpisom bez zvýrazňovania.

Päta stránky

Na predtlačených listových papieroch formátu A4 sú v päte strany predtlačené tieto dopĺňajúce údaje: číslo telefónu, číslo faxu. bankové spojenie, identifikačné číslo úradu (IČO), E-mail, internetová adresa a ďalšie údaje uľahčujúce vybavenie veci. Predtlač dopĺňajúcich údajov sa umiestňuje najmenej 20 mm od dolného okraja papiera.