Pozvánka patrí medzi vlastné písomnosti úradu. Informuje pozvaných o tom, kde a kedy sa uskutoční porada alebo iné podujatie, aký je jeho cieľ, hlavné body programu a čas predpokladaného ukončenia.

Úprava pozvánky nie je predpísaná normou, platia však zásady, ktoré náležitosti má obsahovať:

1. Záhlavie - adresa odosielateľa
2. Názov písomnosti - pozvánka
3. Miesto konania
4. Čas konania
5. Program
6. Predpokladaný termín ukončenia porady
7. Miesto a dátum vyhotovenia pozvánky
8. Podpis osoby zodpovednej za vedenie porady, resp. organizáciu podujatia.

Významným osobám sa pozvánka na slávnostné porady, podujatia píše ako individuálny osobný list, ktorého prílohou je program rokovania.

Pozvánkam, ktoré majú formu listu sa prideľuje číslo spisu. Ak rokovanie zabezpečuje náš úrad, pozvánka je súčasťou spisu založeného k danej porade, resp. podujatiu. (informácie o zabezpečení ubytovania, stravovania, dopravy a pod. pre účastníkov rokovania, ako aj informácie o kontaktnej osobe a možnosti spojenia s ňou).

Predpokladaný záver rokovania: X.XX hod.