Úprava zápisnice nie je predpísaná normou. Má však ustálenú formu s istými náležitosťami.

1. Záhlavie - označenie zostavovateľa zápisnice
2. Názov písomnosti - zápisnica
3. Predmet zápisnice, dátum a miesto konania rokovania
4. Prezencia
5. Program
6. Stručný obsah jednotlivých bodov programu (vrátane uložených úloh)
7. Miesto a dátum vyhotovenia zápisnice
8. Strojom napísané meno a priezvisko zapisovateľa
9. Meno, priezvisko a funkcia osoby, ktorá rokovanie viedla (overovateľ zápisnice)
10. Vlastnoručný podpis overovateľa zápisnice