Sprostredkovať obeh spisu, zabezpečiť archiváciu bežných písomných materiálov v súlade so spisovým poriadkom.
3. Vybavovať administratívu nadriadeného, viesť evidenciu, záznamy a protokoly.
4. Organizovať časový harmonogram nadriadeného a eviduje jeho kontakty, prijíma návštevy a pripravuje pohostenie.
5. Vyhotovovať záznamy z rokovaní, zabezpečovať výpisy úloh zo zasadnutí a porád.
6. Pripravovať spisy, správy a iný materiál tak, aby umožňoval pružne riadiť a kontrolovať činnosť firmy.
7. Viesť podklady dochádzky pracovníčok, nadriadeného vrátane potvrdení práceneschopnosti, OČR, dovolenie podľa dispozícií personálneho oddelenia firmy.
8. Viesť chronologickú evidenciu cestovných príkazov.
9. Vykonávať ďalšie práce a úlohy podľa pokynov nadriadeného.
10. Zabezpečiť agendu autoprevádzky firmy.
11. Zabezpečiť výkon činností na úseku bezpečnosti práce a požiarnej ochrany vo firme. Spolupracuje so zodpovedným pracovníkom.
12. Vykonať iniciatívne a so starostlivosťou riadneho hospodára všetky práce vyplývajúce zo zverenej funkcie.
13. Vykonať podľa príkazu nadriadeného aj iné práce súvisiace s pôsobnosťou útvaru, v ktorom je pracovník zaradený.
14. Dodržiavať vnútorné predpisy – organizačný poriadok, organizačné smernice, spisový poriadok a pod., s ktorými je pracovník povinný sa oboznamovať.
15. Dodržiavať platné všeobecné predpisy, ktoré sa činnosti pracovníka týkajú – zákony, nariadenia, vyhlášky a ostatné všeobecne platné predpisy, metodické smernice, ďalej predpisy o bezpečnosti práce a protipožiarne predpisy.
16. Sústavne si zvyšovať svoje odborné vedomosti.

Ostatné pracovné povinnosti
Funkcii prináležia okrem činností uvedených v tomto popise aj všeobecné práva, povinnosti a zodpovednosti uvedené v Zákonníku práce, organizačnom poriadku a ostatných pracovno-právnych predpisoch. Pracovník prehlasuje, že bol oboznámený s týmito predpismi a tento popis pracovnej funkcie berie na vedomie.

Pracovné podmienky
Pracovník je priamym podriadeným ................... Podmienky týkajúce sa uzatvárania a skončenia pracovného vzťahu vychádzajú z ustanovení Zákonníka práce (č. z. 311/2001 Z. z.) a Kolektívnej dohody vo verejnej službe na príslušný rok (č. z. 522/2002 Z. z.). Mzdové ohodnotenie sa stanovuje na základe platnej platovej tabuľky pre verejnú službu. Dĺžka pracovného času, prestávky v práci sú upravené internou smernicou.

Pracovné prostredie (administratívna práca)
Pracovné prostredie spĺňa všetky hygienické, priestorové, estetické a interiérové požiadavky. Je dostatočne vetrateľné a presvetlené. Pracovné miesto je vybavené výpočtovou technikou – priamo v kancelárií sa nachádza PC s príslušenstvom, fax, mimo kancelárie je kopírovacie centrum. Pre rýchlejšiu komunikáciu môže zamestnanec využívať elektronickú poštu a internet. Pracovné prostredie je koncipované tak, aby pracovník mohol v maximálnej miere efektívne pracovať.

Informácie o organizácii
(Oboznámenie sa s typom organizácie a jej sídlom, s kompetenciami podľa organizačnej štruktúry, štýlom vedenia, usporiadaním pracovného postupu. Úroveň komunikácie a práca sa zefektívňujú využívaním elektronickej pošty.)


2. Fáza – Zhrnutie informácií

Špecifikácia požiadaviek na pracovníka
Podstatou špecifikácie je čo najužšie a najpresnejšie vymedziť pracovné úlohy.