Manažérske informačné systémy

V odbornej literatúre sa stretávame s pojmom IS v dvojakom význame. V užšom – programovo-technickom chápaní, na označenie systému programov pre prácu s údajmi. V širšom chápaní rozumieme pod informačným systémom systém na zabezpečovanie informácií potrebných na riadenie. V prvom prípade je hlavnou úlohou systému spracovanie údajov, ktoré v podniku vznikli. Nerieši otázky pre koho a na aké rozhodnutia budú tieto údaje slúžiť. V druhom prípade ide nielen o spracovanie údajov, ale aj o zhromažďovanie, prenos, uchovávanie, výber a distribúciu údajov pre potreby riadiaceho subjektu.

Informačný systém nemožno teda stotožňovať, resp. redukovať len na systém spracovania údajov. Pod pojmom informačný systém budeme chápať systém pozostávajúci z ľudí, technických a programových prostriedkov na zabezpečenie zhromažďovania, prenosu, ukladania, výberu, spracovania, distribúcie a prezentácie informácií pre potrebu rozhodovania tak, aby riadiaci pracovníci mohli vykonávať svoje riadiace funkcie vo všetkých zložkách riadiaceho systému. Jeho základnou úlohou je zabezpečiť dostatok relevantných, správnych a presných informácií v potrebných termínoch a v požadovanej forme na prípravu rozhodnutí. Je podsystémom systému riadenia, tou jeho časťou, ktorá zabezpečuje integráciu základných funkcií riadenia podniku. Je to taký systém, v ktorom sú väzby definované ako informácie a prvky ako miesta transformácie informácií. Informačný systém tvoria tieto základné zložky:
- podsystém zhromažďovania údajov
- podsystém prenosu údajov
- podsystém pamätania a uchovávania údajov
- podsystém výberu údajov
- podsystém spracovania údajov
- podsystém prezentácie a distribúcie informácií

Podsystém zhromažďovania údajov zahŕňa zhromažďovanie údajov pomocou rozličných zariadení a prostriedkov a záznam na príslušné pamäťové médium a kontrolu správnosti údajov. Z hľadiska miesta vzniku a miesta zhromažďovania údajov rozlišujeme centralizované a decentralizované zhromažďovanie.
Centralizované zhromažďovanie údajov spočívalo v tom, že údaje sa na prvotných dokladoch odovzdávali mimo podniku, kde sa uskutočnil ich záznam (konverzia) na príslušné médium (nosič informácií) pre vstup do počítača (v súčasnosti sa uplatňuje veľmi málo).
Decentralizované zhromažďovanie údajov spočíva v tom, že údaje s z prvotných dokladov zaznamenajú prostredníctvom technických prostriedkov na príslušné pamäťové médium priamo v podniku, v mieste ich vzniku.
Podsystém prenosu údajov predstavuje fyzický alebo elektronický presun zaznamenaných údajov na miesto ich uchovania, prípadne spracovania. 
Podsystém pamätania a uchovávania údajov zabezpečuje zapamätanie a uchovávanie údajov, ktoré vstúpili do systému a budú sa spracúvať. Zapamätanie a uchovávanie údajov sa musí riešiť tak, aby bol umožnený ich výber na ďalšie spracúvanie. 
Podsystém výberu údajov rieši výber údajov z príslušného pamäťového média na ďalšie spracovanie. 
Podsystém spracovania údajov zabezpečuje funkčné spracovanie údajov vytýčené cieľom spracovania. Spracovanie údajov zahŕňa aktualizáciu údajov, ich agregáciu a výpočty, ktoré treba urobiť, aby sa dosiahol požadovaný výsledok. Výsledkom spracovania údajov sú výstupné informácie. 
Podsystém prezentácie a distribúcie zabezpečuje prezentáciu informácií vo vhodnej forme (zostava, terminál) a ich distribúciu na príslušné riadiace miesta v určených termínoch. 

Z hľadiska cieľov informačného systému a vývojových etáp: 
etapa: Spracovanie dát (Data Processing – DP) – od 60. rokov. Cieľov týchto IS bolo zvýšiť účinnosť podnikových operácií na základe automatizácie informačných procesov;
etapa: IS pre riadenie (Management Information Systems – MIS) – od 70. rokov. Tieto IS boli orientované na zvýšenie účelnosti riadenia informačným uspokojovaním požiadaviek manažmentu;
etapa: Strategické IS (Strategic Information Systems – SIS) – od 80. rokov. Strategické IS majú prispievať k zvyšovaniu konkurenčnej schopnosti podniku vyvolaním zmien v spôsobe podnikania.
 
Z hľadiska podpory manažérskej práce: 
transakčné systémy (Transaction Processing Systems – TPS) – predstavujú najjednoduchšiu prácu s dátami (spracovanie, agregáciu, výpočet percent a pod.). Môžu automatizovať rutinné práce, ako sú napr. mzdy, skladová evidencia, účtovníctvo a pod.;
manažérske informačné systémy (Management Information Systems – MIS) – sú obyčajne založené na rozsiahlej a vhodne organizovanej databáze, ktorá sústreďuje dáta popisujúce základné objekty a procesy vo vnútri organizácie. MIS slúžia pre riešenie rutinných problémov v podniku z oblasti výroby, financovania, personalistiky, atď.;
systémy na podporu rozhodovania (Decision Support Systems – DSS) – sú určené na pružnú podporu rozhodovania pri riešení menej štruktúrovaných rozhodovacích problémov, s využitím vhodnej databázy a vybraných rozhodovacích modelov;
expertné systémy (Expert Systems – ES) – sú často charakterizované ako zvláštna kategória IS využívajúca poznatky z oblasti umelej inteligencie. Stimulujú postupy, ktorými na základe svojich vedomostí a skúseností riešia tzv. zle štruktúrované rozhodovacie problémy experti. Sú schopné manažérom navrhovať, odporúčať a zdôvodňovať riešenie problémov;
exekutívne informačné systémy (Executive Information Systems – EIS) – sú určené predovšetkým pre vrcholný manažment podnikov. Zabezpečujú prístup najmä k externým informáciám, ale aj prístup k podnikovým zdrojov informácií a prezentujú výstupné informácie v rozmanitých formách (tabuľky, grafy, zvuk, videozáznam).
  Z hľadiska formalizácie informačného systému rozoznávame: 
formálny IS – je základom každého informačného systému podniku a je vyjadrený v organizačných normách podniku. Pri jeho navrhovaní vychádzame najmä z hierarchického a funkčného organizačného usporiadania podniku;
neformálny IS – je výsledkom vzájomných neformálnych vzťahov jednotlivých pracovníkov, resp. útvarov v podniku.
 
Manažérske informačné systémy 
Manažérske informačné systémy patria v súčasnosti k veľmi dynamicky sa rozvíjajúcim oblastiam na trhu informačných technológií. Ich hlavným cieľom je podpora rozhodovania ako stredných článkov organizácie, tak predovšetkým jej vrcholového manažmentu. Na správnosti a rýchlosti tohto rozhodovania je v maximálnej miere závislý aj úspech organizácie na trhu. S blížiacou sa integráciou Slovenskej republiky do európskych štruktúr sa tvorba efektívneho MIS stáva ekonomickou nutnosťou. Väčšina organizácií na Slovensku má už vytvorený základ svojho informačného systému. Spoločnosti často zhromažďujú veľké množstvo dát, ale možnosti ich obchodného využitia sú častokrát obmedzené. MIS spolu s dátovými skladmi tieto limity prekračujú a ponúkajú užívateľom rýchlejší a efektívnejší prístup k dátam zo všetkých článkov organizácie a následné účelné využitie týchto dát pri každodennej pracovnej činnosti. Dátový sklad (Data Warehouse) je systém, vytvorený špeciálne pre štruktúrované dlhodobé ukladanie vybraných dát získaných z prevozných systémov. Slúži ako mechanizmus pre preklenutie dátových, hardwarových a užívateľských rozdielov medzi MIS a týmito prevoznými systémami. Napriek rozmachu informačných technológií v oblasti manipulácie s dátami pretrváva jeden problém. V prevozných systémoch, potrebných k zaisteniu každodenného základného chodu organizácie, zostávajú niektoré informácie navzájom izolované a je ťažké sa k nim dostať, analyzovať ich a využiť ich v prospech organizácie.

Dátový sklad je vhodným riešením z niekoľkých dôvodov: v DS sú všetky dáta z rôznych prevozných systémov integrované na jednom mieste; v záujme zaistenia kvality dát v DS sú dáta pred načítaním čistené, transformované a kontrolované; dáta v DS sú k dispozícii len pre čítanie a tak je zaručená ich stálosť; dáta sú predmetovo organizované (predmetové oblasti reprezentujú súhrn všetkých dát v organizácii, ktoré sa týkajú danej témy a sú považované za podstatné pre rozhodovanie); dáta sú časovo orientované (dáta sú časovo jednoznačne určené a zbierané vo vopred definovaných intervaloch); podľa potrieb každej organizácie sa pri dátach uplatňuje určitá úroveň sumarizácie znižujúcej náklady spojené s dlhodobým ukladaním detailných dát v prevozných systémoch

Dátový sklad je ideálnym základom fungujúceho MISu, pretože vytvára štruktúru konzistentnú s vychádzajúcimi dátami a súčasne opravuje prípadné nezrovnalosti, ako napr. chyby v pôvodnej štruktúre dát alebo rozdiely spôsobené zberom dát z rôznych produkčných systémov. Z technického hľadiska je v závislosti na možnostiach vybranej technológie ukladania dát možno realizovať v optimálnej forme (napr. „star schéma“ alebo multidimenzionálna databáza). MIS a využitie dát pre podporu rozhodovania MIS sú určené k tomu, aby vybraným užívateľom poskytovali efektívnejšie a predovšetkým cielenejšie informácie, a to priebežne a včas. Stávajú sa neoddeliteľnou súčasťou procesu neustáleho zlepšovania rozhodovacích procesov vo vnútri organizácie. K ich prednostiam patrí: podpora prehliadania dát na báze OLAP technológie o možnosť sledovať určitý problém z viac uhlov pohľadu (tzv. multidimenzionalita), o schopnosť „rozbaliť“ agregované dáta a informácie na zvolenú úroveň (tzv. rozpad – drill-down); podpora robenia rôznych analýz a vyhodnocovania konkrétnych dát; podpora technológie „data mining“ (neurónové siete, rozhodovacie stromy).

Systémy pre transakčné spracovanie 
Zahŕňajú rutinné, každodenné účtovné operácie. Tieto systémy zabezpečujú presné záznamy transakcií, ako aj kontrolné procedúry, ktoré sa využívajú na vydávanie rôznych dokladov ako napr. platobných príkazov, faktúr, upomienok a pod. TPS spravidla zasahuje do všetkých oblastí činnosti podniku a prepája celý podnikový finančný systém, výrobu, spotrebiteľov, dodávateľov.

Typický systém pre transakčné spracovanie pozostáva z viacerých subsystémov, medzi ktoré patria: mzdy, vstup objednávok, sklady, zásielky, pohľadávky...
Medzi základné funkcie transakčného spracovania patrí: 
- účtovníctvo
- tvorba dokladov
- kontrolné výkazníctvo 

Manuálne transakčné systémy prinášajú v praxi mnohé problémy, ktoré zavádzaním TPS môžeme efektívne odstraňovať, napr. v úrovni chybovosti , v strate dát, intenzite práce ako aj v úrovni odozvy (získanie informácií trvá príliš dlho v porovnaní s výberom z databázy) 

Systém pre informačné vykazovanie 
IRS pozostávajú z vopred preddefinovaných správ, ktoré sa začali vo svete vyvíjať v 60. rokoch pre účely rozhodovania. Spravidla ide o vedľajšie produkty systémov pre transakčné spracovanie.
Pre IRS sú charakteristické nasledujúce znaky: 
1. IRS podporujú štruktúrované alebo slabo štruktúrované rozhodnutia najmä na najnižšej a strednej úrovni riadenia
2. Poskytujú nemennú druhy informácií, v štandardizovaných formátoch, reagujú spravidla na informačné požiadavky používateľov, ktoré sú spravidla stabilné a známe.
3. Často sa realizujú v rámci objemových počítačových zostáv. Práca so zostavami si potom vyžaduje, aby každý používateľ vyhľadal potrebné informácie v zostavách.
4. Tvorba zostáv je spravidla vopred spojená s formálnou požiadavkou. Vývoj konkrétneho počítačového systému je obyčajne spojený so schvaľovacími procedúrami.
5. Generovanie zostáv spravidla prebieha v rámci schváleného grafikonu práce výpočtového strediska.
6. IRS obyčajne obsahujú interné dáta, externé dáta sú zriedkavé
7. IRS obyčajne obsahujú minulé údaje a nie dáta, ktoré opisujú budúcnosť.
8. Veľmi časté orientácie IRS – sumarizačné zostavy a hlásenia o výnimkách. 

Systémy na podporu rozhodovania 
Poskytujú jednoducho použiteľné možnosti pre modelovanie, výber a vytváranie takých správ, prostredníctvom ktorých si môžu odborníci vygenerovať informácie potrebné na prijatie rozhodnutí. Sú určené pre riešenie slabo štruktúrovaných alebo neštruktúrovaných problémov. V týchto úlohách, pri ktorých počítač neposkytuje všetky potrebné informácie , ale len ich časť. Dáta z počítača majú len orientačný charakter, aj keď môže ísť o výsledky optimalizačných výpočtov. Manažér pri riešení problému sa najprv usiluje problém sformulovať. Ďalej je problém modelovaný na počítači a manažér dostáva výsledky. Manažér alebo odborný pracovník v určitej oblasti nemá priveľa času nato, aby sa učil práci na software, ktorý má zložité ovládanie. Z tohto dôvodu jednoduchosť používania resp. používateľský komfort je jedna zo základných nevyhnutných vlastností DSS.

Medzi ďalšie patrí rýchla odozva systému, vysoký stupeň interaktívnosti medzi človekom a počítačom. Medzi najčastejšie úlohy riešené pomocou DSS patria informačné výbery, rekonfigurácie dát, kalkulačné aktivity, analytické činnosti. Najväčší potenciál pre rozhodovanie majú pravdepodobne simulačné modely typu Monte Carlo, ktoré umožňujú vziať do úvahy celý rad náhodných faktorov, ktoré sú typické pre fungovanie trhovej ekonomiky. Analýza typu „čo sa stane ak?“ umožňuje uskutočniť mnoho alternatívnych prepočtov v rámci predpokladov modelovania. Analýza typu „čo sa stane ak?“ predstavuje nepravdepodobnostnú simulačnú techniku, pomocou ktorej je ľahšie zdôvodniť vhodnosť určitých rozhodnutí.

V rámci systémov na podporu rozhodovania sa využívajú najmä nasledujúce kategórie produktov: 
Špecifické DSS: Vytvárajú sa pre konkrétne potreby organizácie pomocou programovacích jazykov alebo generátorov DSS. Posledný variant je podstatne lacnejší. 
DSS generátory: Sú to systémy, ktoré pozostávajú z hardwaru a softwaru a umožňujú pomerne rýchlo vybudovať špecifické DSS. 
Nástroje DSS: Predstavujú HW a SW, procedúry a dátové prvky, ktoré umožňujú vybudovať buď generátor DSS alebo špecifický DSS. 

Systémy pre automatizáciu administratívy 
Systém je pre automatizáciu administratívy používateľsky orientovaný, mnohofunkčný, integrovaný, počítačom podporovaný systém, ktorý umožňuje vykonávať mnohé kancelárske práce v elektronickom režime. Jeho cieľom je zvýšiť efektívnosť kancelárskych prác.

Systém pre automatizáciu administratívy môže zahŕňať tieto zložky: 
- Spracovanie textov
- Elektronická pošta
- Hlasová pošta (umožňuje elektronické odosielanie a príjem hovorených odkazov)
- Telefax
- Práca na diaľku (umožňuje pracovať pracovníkom doma prostredníctvom obrazového terminálu a príslušného programového vybavenia)
- Mikrografia (umožňuje uchovávanie dokumentov na mikrofilme a ich rýchle vyhľadávanie)
- Výpočty na osobných počítačoch.
- Využívanie obrazovkových terminálov (sprístupňuje elektronicky uchovávané údaje a tiež ostatné zložky automatizovanej kancelárie jej pracovníkom)