3.7 Výhody pre geograficky vzdialené pracoviská

Už nejedná firma pocítila skutočnosť, že podnikový život sa odohráva aj mimo materského podniku, mesta čí štátu. Niektorý pracovníci často cestujú a pritom neraz potrebujú dôležité informácie priamo z podniku. Čiastočným riešením je telefón, ale čo z rôznymi dokumentmi ? Pri použití internetu a intranetu je to veľmi jednoduché ! Stačí aby bol intranet pripojený na internet a tým je informácia (dokument) prístupný z každého miesta na svete s prístupom k internetu.
Mnoho firiem využíva intranet na komunikáciu medzi jednotlivými expertmi, resp. pracovnými tímami, pracujúcimi na spoločných projektoch.
Intranetovské aplikácie sú mimoriadne užitočné pre organizácie, ktoré sú geograficky rozptýlené a podniky, ktoré majú rovnaké ciele, informačné potreby a podporujú spoluprácu. Intranety môžu byť pospájané do extranetu, ktorý poskytuje vzdialený prístup pre pobočky, obchodných partnerov a vlastných cestujúcich užívateľov.
Intranet teda svojou povahou eliminuje geografické bariéry a umožňuje efektívnu a hlavne rýchlu spoluprácu vzdialeným užívateľom.

3.8 Finančné úspory

Veľa organizácií, ktoré využívajú intranet, hovorí o veľkých úsporách v nákladoch na komunikáciu a pri tvorbe a archivácií dokumentácie. Celá komunikácia môže prebiehať výlučne v elektronickej forme a v tejto forme je aj väčšina dokumentov organizácie. V prípade potreby je jednoduché požadovaný dokument vytlačiť či preniesť na diskete.
Použitie Webu ako komunikačného prostredia prináša firmám priame úspory spojené so zaškoľovaním jednotlivých pracovníkov. Pre pracovníkov, ktorý už prišli do kontaktu s internetom, a to či už v práci alebo doma, bude prechod a aj samotná práca omnoho príjemnejšia a jednoduchšia. Pri prijímaní nových mladých absolventov je situácia obdobná. Študenti sa totiž z prácou v internete už oboznámili v škole. Nakoniec, aj pracovníci, ktorí v kontakte z internetom ešte neboli určite radi príjmu prácu z príjemným a na ovládanie ozaj jednoduchým a nenáročným prostredím. Ako vidno, len samotná úspora nákladov na zaškolenie užívateľov môže byť zaujímavá.

4 Čo je to vlastne informačný systém ?

Doteraz sme sa bavili o informačnom systéme iba z hľadiska technológie ktorá je použitá, ale čo to vlastne je informačný systém ?
Tu je jedna definícia: Systémy, ktoré popisujú a následne definovaným spôsobom reprodukujú intelektuálnu schopnosť človeka získavať, spracovávať a vyhodnocovať údaje, s cieľom získať informácie potrebné pre jeho ďalšiu činnosť, nazývame informačné systémy.
Z hľadiska praktickej realizácie to znamená, že sú to systémy riadenia a technológie zberu, prenosu, uchovávania, spracovania a distribúcie dokumentov, informácií a informačných služieb.
Je zrejmé, že informačné systémy môžeme klasifikovať podľa určitých hľadísk, napr. podľa:
- funkcie IS,
- oblasti využívania,
- stupňa automatizácie,
- priestorového rozloženia jednotlivých subsystémov.
Pod uvedeným spôsobom triedenia samozrejme rozumieme posúdenie IS podľa toho, aké služby poskytuje IS koncovému používateľovi.

4.1 Manažérske informačné systémy (MIS)

Jedným z najpoužívanejších a IS je manažérsky informačný systém. Najviac totiž napomáha riadeniu podniku. MIS je systém, ktorý poskytuje odborným pracovníkom buď dáta, alebo informácie, ktoré majú vzťah k operáciám, ktoré sa vykonávajú v organizácii. Podporuje aktivity zamestnancov, vlastníkov a akcionárov tým, že im poskytuje spoľahlivé a včasné informácie, alebo im pomáha vykonávať transakcie.
Manažérsky informačný systém pozostáva z nasledujúcich subsystémov:
1. Systémy pre transakčné spracovanie (Transaction Processing Systems - TPS),
2. Systémy pre informačné vykazovanie (Information Reporting Systems - IRS),
3. Systémy pre podporu rozhodovania (Decision Support Systems - DSS) vrátane expertných systémov,
4. Systémy pre automatizáciu administratívnych prác,

5 Oblasti použitia

IS sa používajú v mnohých spoločnostiach s rôznym zameraním od veľkých hi-tech počítačových spoločností až po malé firmy napr. predávajúce nehnuteľnosti.
Táto časť má za úlohu poskytnúť príklady použitia intranetu ako formy IS vo firmách a môže aj napomôcť hľadať nové aplikácie použitia vo firme.
Každá väčšia spoločnosť je rozdelená do oddelení s viac či menej vymedzeným okruhom činnosti a zodpovednosti. Samozrejme, v každej firme môže byť toto členenie rôzne avšak väčšinou sa neodlišuje od nasledujúceho delenia, ktoré rozdeľuje intranetové aplikácie do funkčných skupín podľa jednotlivých oddelení:
• personálne oddelenie,
• vzdelávanie pracovníkov a technická podpora užívateľom,
• finančné oddelenie,
• oddelenie predaja a marketingu,
• vývoj a projektové riadenie
• výroba.
Je vhodné, aby každé oddelenie malo na intranete vlastnú domovskú stránku (home page), na ktorej sa zamestnanci môžu dozvedieť o danom oddelení, úlohách za ktoré je zodpovedné, súčasných projektoch a tiež kontakt na oddelenie resp. oficiálne e-mailové adresy zamestnancov.

5.1 Personálne oddelenie

Personálne oddelenie obyčajne distribuuje množstvo informácií na papierových dokumentoch, ktorých výroba je časovo náročná a drahá. V prípade, že sa tieto informácie často a rýchlo menia, je náročné zabezpečiť, aby všetci zamestnanci mali aktuálne informácie. Zamestnanci potom namiesto prehrabávania sa v kope papierov radšej telefonicky zisťujú potrebné informácie priamo od pracovníkov personálneho oddelenia, ktorých tak oberajú o ich pracovný čas potrebný pre ich vlastnú prácu.
Organizácie, ktoré preniesli existujúcu zamestnaneckú politiku na intranet do svojho IS, poskytli všetkým zamestnancom jednoduchý "point and click" prístup ku všetkým podnikovým informáciám a predpisom tykajúcich sa ľudských zdrojov. Personálne oddelenia na intranete obyčajne publikujú zoznam zamestnancov, telefónny zoznam, e-mailove adresy, organizačnú štruktúru podniku, atď.

Zamestnanci majú prostredníctvom vyhľadávacích služieb okamžitý prístup k informáciám, ktoré potrebujú. Strávia tak menej času prehľadávaním rôznych dokumentov, čím im zostáva viac času na úlohy, ktorými sú poverení. Na intranete tiež publikuje personálne oddelenie informácie o voľných miestach, podnikových podujatiach, výletoch, kurzoch alebo informácie neobchodného charakteru, napr. svadbách, úmrtiach, atď. Podnikový kalendár je zdrojom kľúčových informácií pre všetkých zamestnancov.
Na základe autorizovaného prístupu môže personálne oddelenie sprístupniť informácie osobného charakteru. Zamestnanec má tak prístup k informáciám týkajúcich sa jeho samého, alebo jeho podriadených. Ušetrí sa tak čas pracovníkov oddelenia, ktorí predtým tieto informácie poskytovali. Prístupové práva každého zamestnanca sú stanovené personálnym oddelením a sú zvyčajne odvodené od úrovne riadenia, v ktorom pracuje.

5.2 Vzdelávanie zamestnancov a technická podpora užívateľom

Na intranetovských stránkach oddelenia pre vzdelávanie zamestnancov sa obyčajne publikujú rôzne príručky a manuály k programom, harmonogram školení a kurzov s možnosťou on-line zápisu. Nie všetky školenia však vyžadujú, aby boli vedené inštruktormi v učebni a aby zamestnanci museli cestovať do školiaceho centra. V takom prípade je možné vykonať školenia prostredníctvom intranetu, čo má nesporne veľkú finančnú výhodu.

V mnohých podnikoch prispel intranet k zrýchleniu technickej podpory užívateľom. Tieto stánky obsahujú formuláre, ktoré pomáhajú užívateľom definovať ich problémy a otázky, čím uľahčujú pracovníkom oddelenia technickej podpory zorientovať sa v probléme a odpovedať. Ešte predtým, ako sa rozhodne žiadať o pomoc pracovníkov oddelenia technickej podpory, mal by navštíviť stánky tzv. FAQ (často kladené otázky a odpovede na ne). Tieto poskytujú podporu užívateľom ešte predtým, ako sa uchýlia k ľudskej a teda drahšej pomoci. Tým sa redukujú nielen náklady, ale aj čas odozvy pre zamestnancov.
Zo stránok technickej podpory si môžu ostatný zamestnanci stiahnuť up-grade programov, konfiguračné súbory alebo postupy nastavenia SW ale aj HW.

5.3 Finančné oddelenie

K úlohám finančného oddelenia patrí zber a spracovanie finančných dát z rozličných zdrojov. Pracovníci fin. oddelenia zbierajú informácie o rozpočte, o predaji, výplatách, sociálnom poistení, výrobných nákladoch, daniach, inventúrach atď. Na ich základe tvoria rôzne finančné správy pre potreby oddelenia ale aj iných užívateľov. Finančné informácie produkované fin. oddelením patria v podniku k tým informáciám, pri ktorých je nutné zabezpečiť, aby k určitým informáciám mal prístup iba kompetentné osoby. Na základe autorizovaného prístupu finančné oddelenia poskytujú prostredníctvom intranetu finančné informácie - finančnú politiku, rozpočty, výročné správy, mesačné alebo kvartálne správy manažérom a vedúcim pracovníkom. Po zadaní mena, resp kódu a hesla získajú jednotlivý užívatelia prístup k informáciám, ktoré potrebujú. Každý užívateľ dostane informácie v takej podobe a forme, v akej ich potrebuje a rozumie im. Prístupové práva a forma informácií sú stanovené pre každého užívateľa finančným oddelením a sú zvyčajne odvodené od úrovne riadenia a oddelenia, v ktorom pracuje. Intranet tak umožňuje sledovať finančné ukazovatele riadiť a kontrolovať.

Prepojením intranetu na internet je možné poskytnúť niektoré finančné informácie vo vhodnej forme aj externým záujemcom, medzi ktorých patria najme vzdialený akcionári, finančný analytici, vládne inštitúcie a iní. Tu je potreba autorizovaného prístupu ešte naliehavejšia.
Veľmi užitočnou aplikáciou je workflow - cielený obeh elektronických dokumentov. Tento proces nastáva pri schvaľovaní nejakého dokumentu, napr. návrhu rozpočtu. Tento dokument obchádza jednotlivých účastníkov schvaľovacieho procesu v presne danom poradí. Každý sa k nemu vyjadrí a pošle ďalej.

5.4 Oddelenie predaja a marketingu

Oddelenie predaja a marketingu výraznou mierou prispieva k obchodným úspechom tým, že aktívne pôsobí smerom von - na spotrebiteľov a niekedy zároveň zabezpečuje spätnú väzbu od spotrebiteľov. Medzi jeho hlavnú činnosť patrí najmä reklama, akcie na podporu predaja, styk s verejnosťou, prieskum trhu atď.
Oddelenie marketingu môže využiť intranet na zlepšenie komunikácie a spolupráce vo vnútri oddelenia ale ako aj s externými užívateľmi. Firemný intranet umožňuje centralizované publikovanie informácií o produktoch, servise a marketingových informácií. výsledkom je, že pracovníci oddelenia predaja a marketingu môžu spolupracovať efektívnejšie a zaistiť priamy prístup k informáciám spotrebiteľom, obchodným zástupcom a distributérom.
Oddelenia predaja a marketingu obyčajne publikujú na intranetoch informácie o produktoch, programové kalendáre dokumentujúce marketingové aktivity, prieskumy trhu, predpovede predaja, zoznamy obchodných zástupcov, zoznamy kľúčových zákazníkov a informácie o nich, informácie o predajných úspechoch, aktivity konkurencie atď.

Ak je intranet prepojený na internet, oddelenie predaja a marketingu často poskytuje informácie aj pre externých užívateľov - spotrebiteľov alebo obchodných zástupcov. Medzi ne partia najmä katalógy produktov, prezentácie noviniek, cenníky pre koncových spotrebiteľov ako aj obchodných zástupcov. Intranet v spojení s Internetom tak rozširuje a zlepšuje komunikáciu medzi geograficky vzdialenými obchodnými zástupcami a ústredím. Podniky uvádzajú, že včasný prístup k takýmto informáciám zvýhodňuje ich obchodných zástupcov a zlepšuje ich dôveryhodnosť počas jednania s potencionálnymi zákazníkmi. Vlastne ide o to, aby aj geograficky vzdialení pracovníci mali k dispozícii vždy najnovšie informácie.
Obchodný zástupcovia môžu použitím transakčných aplikácií zadať objednávky alebo zistiť stav svojej objednávky.