Povaha projektu

Projekt je možné definovať ako množinu aktivít smerujúcich k dosiahnutiu konkrétneho cieľa s jasne definovaným začiatkom a koncom. Navyše, nijaké dva projekty nie sú rovnaké. Môžu však byť podobné a tie v ďalšom budeme nazývať štandardné, respektíve úplne odlišné výnimočné projekty.
Pri štandardnom projekte majú riešitelia už vopred určité predstavy ako budú jednotlivé úlohy projektu plánovať a realizovať. Dokonca je pravdepodobné, že daná organizácia alebo jednotlivec už na podobných projektoch pracovali. Môže sa jednať napríklad o stavebnú firmu, ktorá budovala diaľničný úsek Prešov – Košice a teraz získala kontrakt a pracuje na projekte na výstavbu diaľnice medzi Popradom a Prešovom. Cieľ projektu je iný, okolnosti sú iné i zúčastnení ľudia môžu byť iní, avšak určité zaužívané postupy sú rovnaké. Na druhej strane projekt vyslania človeka do vesmíru je projektom jednoznačne výnimočným. Výnimočný projekt môže byť aj projekt na zmenu organizačnej štruktúry pred tým už spomenutej stavebnej firmy. Neexistuje konkrétna deliaca čiara medzi jedným a medzi druhým typom projektov. Vo fáze plánovania však existujú určité postupy, ktoré sú vhodné pre výnimočné projekty, ale ťažkopádne pre štandardné, respektíve naopak. Projekty sa teda vyskytujú pri každom jednom druhu podnikania, či sa to už týka stavebníctva, informačných technológií, marketingu, aplikovaného výskumu, zákazkovej výroby alebo miestnej samosprávy. Najdôležitejšou črtou projektu je, že je nástrojom zmeny. Tým sa líši od rutinných činností, ktoré sú súčasťou normálnej prevádzky organizácie alebo jednotlivca, ako napríklad príprava výplat, výroba ďalšej tisícky cukríkov, upratovanie, stravovanie. Riadenie zmeny je výrazne odlišné od riadenia zabehanej prevádzky a z tohto dôvodu je potrebné navrhnúť obsah a riadiť projekt tak, aby táto zmena bola aj zlepšením. Ak hovoríme o povahe projektu, je dôležité spomenúť aj to, čo je meradlom úspechu projektu. Úspešný projekt musí splniť tieto tri podmienky súčasne:
• byť zrealizovaný na čas
• dodržať plánovaný rozpočet
• dodržať uvedený rozsah a kvalitu s ohľadom na interných aj externých zákazníkov
Splnenie týchto troch podmienok je mimoriadne náročnou úlohou hlavne z dôvodu jedinečnosti projektu. Všetky projekty totiž spája jeden spoločný problém ( súčasne slúži aj ako dobrá výhovorka pri nedodržaní jednej alebo viacerých podmienok úspešnosti projektu) a tým je neurčitosť.

Stavbár nevie vopred predvídať povodeň, vývojový pracovník nevie s určitosťou aké bude mať vlastnosti nový produkt pri testovaní, softwérový pracovník nevie koľkokrát „zmrzne počítač“ atď. To, v akej miere sa daná neurčitosť prejaví alebo neprejaví na projekte je náhodná.

2.4.4 Strom predpokladov (SPr)

Strom predpokladov, za pomoci jednoznačne definovaných vzťahov medzi objektmi predstavujúcimi v tomto prípade čiastkové úlohy, vytvára určité logické postupy, ktoré treba uskutočniť, aby sa prekonali prekážky a dosiahli stanovené ciele projektu alebo injekcie z SBS a DK. Strom predpokladov sa používa vtedy, ak nemáte úplnú predstavu ako uskutočniť vami stanovené ciele (injekcie z SBS a DK) a sú vám jasné iba prekážky, ktoré vám stoja v ceste. Ak ste pomocou DK a SBS určili a analyzovali injekcie (nápady, idei), ktoré chcete uskutočniť, potom Strom predpokladov je vhodný nástroj pri tvorbe plánu ich realizácie. Injekcia z Diagramu konfliktu, respektíve injekcie zo Stromu budúcich stavov predstavujú ciele v Strome predpokladov. Strom predpokladov je nástroj, ktorý sa používa pri tvorbe plánu úloh, keď sa zdá, že dosiahnutie cieľa projektu bude náročné.
Niektoré prípady kedy je vhodné použiť Strom predpokladov:
• plánovanie a realizácia výnimočných projektov
• príprava osobných ambicióznych plánov
• tvorba marketingových stratégií
• tvorba organizačných stratégií
Strom predpokladov pozostáva z týchto objektov (obr. 2.13):
Cieľ. Niečo, čo chceme skutočne dosiahnuť
Čiastkový cieľ je objekt, ktorý predstavuje medzník ktorý musíme prekonať na to, aby sme dosiahli cieľ. Každý čiastkový cieľ je v podstate prekonaním prekážky, ktorá stojí na ceste k cieľu.
Prekážka. Čokoľvek, čo bráni dosiahnutiu cieľa.

Všeobecný postup zostavenia Stromu predpokladov:
1. Definovanie cieľa Stromu predpokladov
2. Zostavenie zoznamu prekážok brániacich dosiahnutiu cieľa a zoznamu čiastkových cieľov, ktoré tieto prekážky prekonajú.
3. Vytvorenie logickej postupnosti čiastkových cieľov v diagrame.
4. Implementácia plánu.
Po definovaní jednoznačného cieľa, je potrebné písomne sformulovať prekážky, ktoré bránia dosiahnutiu cieľa. Ďalším krokom je určenie čiastkového cieľa pre každú z prekážok. Pod čiastkovým cieľom rozumieme „to“, čo musíme realizovať, aby sme prekonali prekážku a tým sa priblížili k dosiahnutiu cieľa. V ďalšom vytvoríme určitú logickú postupnosť jednotlivých čiastkových cieľov na základe príčinno-následných vzťahov, podobne ako je to znázornené na obr. 2.6. Musíme teda identifikovať vzájomné závislosti, ktoré do diagramu zaznačíme šípkami.

Po zostavení celého stromu prekontrolujeme platnosť všetkých naznačených vzťahov a vykonáme prípadné korekcie. Ak sa jedná o plánovanie tímovej činnosti, s takto navrhnutým stromom musí súhlasiť každý člen tímu

Úvodná etapa projektu

Úvodná etapa je najdôležitejšia fáza každého projektu, keďže pokrýva oblasti ako sú definovanie východiskových podmienok, stanovenie cieľov, odsúhlasenie rozpočtu a schválenie projektu. Poslednými dvoma oblasťami, ktorými sú odsúhlasenie rozpočtu a schválenie projektu sa nebudeme v tejto publikácii zaoberať. Jedna z nich totiž súvisí skôr s ekonomickými analýzami a druhá zasa závisí od objektívnych ale i subjektívnych okolností vplývajúcich na osoby, ktoré sú kompetentné o ňom rozhodnúť. V tejto kapitole sa teda sústredíme predovšetkým na definovanie východiskových podmienok a stanovenie cieľov. Projekt je na rozdiel od štandardnej výroby niekoľkých tisícov kusov určitého tovaru vždy nástrojom zmeny. Zmena, ktorú prinesie realizácia cieľov projektu môže byť úplne minimálna môže však ovplyvniť celú našu civilizáciu. Na základe nie najlepších skúseností s výsledkami projektov nášho storočia, ktorých dôsledky ponesú aj nasledujúce generácie sme dospeli k názoru, že dôslednej analýze cieľov projektu by sa mala venovať väčšia pozornosť ako tomu bolo doposiaľ. Metódy TOC sú schopné poskytnúť systematický prístup umožňujúci navrhnúť a implementovať také zmeny a takým spôsobom, že ich je možné súčasne považovať aj za zlepšenia. Preto je naším cieľom pomocou jej nástrojov nájsť a úspešne riešiť problémy súvisiace s úvodnou etapou projektu. Je síce pravdou, že výnimočné projekty sa plánujú a realizujú len raz za čas, ale ich vplyv na životné prostredie je nesmierny. S výnimočnosťou projektu rastú teda aj nároky na dôslednú analýzu jeho:
• cieľov
• rozsahu
• stanovenia stratégie
Návrh plánu projektu

4.1 Rozpis prác na projekte

V predchádzajúcich častiach sme definovali, čo môžeme považovať za projekt a pomocou TOC nástrojov sme identifikovali ciele projektu a predpokladané výsledky po jeho realizácii.
V tejto kapitole sa budeme zaoberať tým, ako dosiahnuť ciele projektu. V TOC terminológii to znamená, že hľadáme odpoveď na otázku: Akým spôsobom danú zmenu realizovať?
Prvou fázou plánovacieho procesu je vytvorenie rozpisu prác na projekte. Jeho vytvorenie spočíva v postupnom členení projektu na hlavné pracovné jednotky, ktorých vedúci sa budú podieľať na príprave podrobného sieťového diagramu.

Postupným delením projektu na menšie celky sa vieme dopracovať k takému zoskupeniu činností, ktorý sme schopní naplánovať a riadiť. V prípade, že sa jedná o výnimočný projekt, alebo inštitúcia ešte podobný projekt neplánovala a nerealizovala, potom tvorbu rozpisu prác na projekte začneme Stromom predpokladov. Pomocou neho vytvoríme zoznam čiastkových cieľov, ktorých zoskupením do oblastí vyžadujúcich si napríklad podobné zručnosti vytvoríme základný rozpis prác. Na obrázku je príklad rozpisu prác pre projekt, ktorého cieľom je príprava kurzu pre dištančné vzdelávanie s témou „Aplikácia TOC v riadení projektov“

4.2.2 Návrh TOC sieťového diagramu pre štandardné projekty

V prípade štandardných projektov máme väčšinou k dispozícii údaje z predchádzajúcich projektov. Hoci už bolo povedané niekoľkokrát, žiadne dva projekty nie sú rovnaké, úlohy v rámci jednotlivých projektov môžu byť veľmi podobné. V prípade štandardných projektov je postup zostavenia TOC sieťového diagramu nasledovný:

1. Určí sa cieľ projektu
2. Zostaví sa zoznam všetkých výstupov projektu a kritériá úspechu realizácie projektu. Výstupy projektu sú väčšinou definované kvantitatívne. Niekedy však môžu byť vyjadrené kvalitatívne alebo kombináciou kvantitatívnych a kvalitatívnych vzťahov. Kritéria úspechu môžu byť vyjadrené ako intervaly alebo hranice (napr. 1 až 5, viac ako 8 a pod.)
3. Pri zostavovaní siete sa začne od konca. Napravo sa znázorní cieľ, (obr. 4.3) ktorý sa snažíme dosiahnuť. Pýtame sa: Ktoré vstupy sú potrebné na to, aby mohla začať táto úloha ? Odpoveď na túto otázku nám pomôže určiť predchádzajúce úlohy. Znázornia sa všetky takto špecifikované úlohy naľavo od cieľa projektu. Zakreslia sa šípky z úlohy do cieľa projektu. (obr. 4.4)

Prekontrolujú sa šípkami znázornené vzťahy:
Na to, aby sme dosiahli cieľ (hrot šípky), musíme mať ukončenú úlohu A (chvost šípky) a úlohu B (chvost šípky) a .. a úlohu X (chvost šípky). 4. Vyberie sa jedna z úloh naľavo od cieľa. Podobne ako v bode tri sa určia všetky vstupy potrebné k jej začatiu. Úlohy sa zaznačia na ľavú stranu tak, ako je to na obrázku 4.5. Takýmto spôsobom sa preveria všetky z naznačených úloh. Tvorba siete sa neukončí dovtedy, pokiaľ sa nedospeje k začiatku projektu. Výsledná sieť môže vyzerať tak, ako to ilustruje obrázok 4.6.
Takto vytvorenú sieť je potom možné prekresliť do diagramu na obr.

4.7.

Pri tvorbe, alebo kontrole siete môžu nastať dva prípady, kedy je potrebné plánovanú úlohu rozdeliť:
• Došlo k požiadavke vstupu z iného zdroja potom, čo úloha začala, ale ešte pred tým, ako skončila.
• Výstup určitej úlohy je potrebný na to, aby mohla začať nová úloha. 5. Prekontroluje sa logika siete. Táto kontrola začne od začiatku projektu a vykonáva sa spolu s osobami vykonávajúcimi, alebo zodpovednými za jednotlivé úlohy. Pri kontrole každej úlohy odpovedajte na tieto otázky:
• Aké vstupy sú potrebné pre jednotlivé úlohy?
• Sú dostatočné?
• Ktoré úlohy vytvárajú tieto vstupy?
• Súhlasí osoba vykonávajúca určitú úlohu s výstupmi definovanými pre túto úloha?
• Čo v skutočnosti predstavuje táto úloha?
• V akom tvare musia byť vygenerované výstupy?
• Kto zaisťuje túto úlohu ?
• Aká nasledujúca úloha vyžaduje tieto výstupy?
• Aké zariadenia sú potrebné pre vykonávanie tejto úlohy?
• Máme ich už k dispozícii, alebo ich ešte len musíme zaobstarať?
• Aká je najčastejšia doba trvania tejto úlohy v prípade, že neexistujú prerušenia a nepredvídané okolnosti?
• Aký je odhad doby trvania spojený s minimálnym rizikom?.