Projekt je možné definovať ako množinu aktivít smerujúcich k dosiahnutiu konkrétneho cieľa s jasne definovaným začiatkom a koncom. Navyše, nijaké dva projekty nie sú rovnaké. Môžu však byť podobné a tie v ďalšom budeme nazývať štandardné, respektíve úplne odlišné výnimočné projekty.
Pri štandardnom projekte majú riešitelia už vopred určité predstavy ako budú jednotlivé úlohy projektu plánovať a realizovať. Dokonca je pravdepodobné, že daná organizácia alebo jednotlivec už na podobných projektoch pracovali. Môže sa jednať napríklad o stavebnú firmu, ktorá budovala diaľničný úsek Prešov – Košice a teraz získala kontrakt a pracuje na projekte na výstavbu diaľnice medzi Popradom a Prešovom. Cieľ projektu je iný, okolnosti sú iné i zúčastnení ľudia môžu byť iní, avšak určité zaužívané postupy sú rovnaké. Na druhej strane projekt vyslania človeka do vesmíru je projektom jednoznačne výnimočným. Výnimočný projekt môže byť aj projekt na zmenu organizačnej štruktúry pred tým už spomenutej stavebnej firmy. Neexistuje konkrétna deliaca čiara medzi jedným a medzi druhým typom projektov. Vo fáze plánovania však existujú určité postupy, ktoré sú vhodné pre výnimočné projekty, ale ťažkopádne pre štandardné, respektíve naopak. Projekty sa teda vyskytujú pri každom jednom druhu podnikania, či sa to už týka stavebníctva, informačných technológií, marketingu, aplikovaného výskumu, zákazkovej výroby alebo miestnej samosprávy. Najdôležitejšou črtou projektu je, že je nástrojom zmeny. Tým sa líši od rutinných činností, ktoré sú súčasťou normálnej prevádzky organizácie alebo jednotlivca, ako napríklad príprava výplat, výroba ďalšej tisícky cukríkov, upratovanie, stravovanie. Riadenie zmeny je výrazne odlišné od riadenia zabehanej prevádzky a z tohto dôvodu je potrebné navrhnúť obsah a riadiť projekt tak, aby táto zmena bola aj zlepšením. Ak hovoríme o povahe projektu, je dôležité spomenúť aj to, čo je meradlom úspechu projektu. Úspešný projekt musí splniť tieto tri podmienky súčasne:
• byť zrealizovaný na čas
• dodržať plánovaný rozpočet
• dodržať uvedený rozsah a kvalitu s ohľadom na interných aj externých zákazníkov
Splnenie týchto troch podmienok je mimoriadne náročnou úlohou hlavne z dôvodu jedinečnosti projektu. Všetky projekty totiž spája jeden spoločný problém ( súčasne slúži aj ako dobrá výhovorka pri nedodržaní jednej alebo viacerých podmienok úspešnosti projektu) a tým je neurčitosť.