Tu prichádza k slovu vystupovanie recepčného, získanie si priaznivého prvého dojmu u hosťa. Pre pracovníkov recepcie by mali platiť nasledujúce zásady pri preberaní objednávok na ubytovanie hostí (jedná sa hlavne o priami styk pracovníka recepcie s budúcim hosťom):

Pozdravenie a uvítanie hosťa, zistenie jeho požiadaviek Hlavne tu prichádza hosť po prvý krát do kontaktu s personálom hotela. Od pozdravu a uvítania často závisí prvý dojem hosťa. Tým, že sme si hosťa všimli a začali sa zaujímať o jeho požiadavky, získali sme si jeho dôveru a vytvorili priaznivý kontakt, ktorý nám ďalej uľahčí jednanie s ním. Predstavenie ponuky našich služieb. Vyžaduje si zo strany recepčného skúsenosti a zdatnosť v jednaní s ľuďmi. Argumenty pri predstavovaní ponuky by nemali pôsobiť vtieravo, ale skôr sa jedná o to, aby hosť uvážil podľa účelu pobytu v hoteli, ktorá z možností bude pre neho najvýhodnejšia. Potvrdenie objednávky ubytovania. Je to vlastne potvrdenie toho, čo bolo prejednané v predošlej fáze. Aj tu dochádza k námietkam hostí, ktorí si v poslednej chvíli všetko rozmysleli a žiadajú zmenu izby, poschodia a pod. Neústupnosť zamestnanca recepcie by mohla celú vec ešte skomplikovať. Ubytovanie hosťa. Tu prichádza k slovu hlavne profesionalita, talent a šarm pracovníka recepcie hlavne ak sa jedná o netrpezlivých hostí, u ktorých dlhé čakanie na vybavenie vyvoláva nervozitu. Tu môže dôjsť ku konfliktnej situácii hlavne vtedy, ak pracovník nezvládne situáciu, chová sa neprimerane, alebo si vybavuje súkromné záležitosti. Popri odbavení hosťa sa od recepčného očakáva ďalšia činnosť, ktorá má za účel uľahčiť hosťovi prvé chvíle v hoteli. Jedná sa o maličkosti ktoré môžu spríjemniť, alebo znepríjemniť prvé chvíle pobytu hosťa v hoteli (prevádzkové hodiny jednotlivých stredísk v hoteli, upozornenie hosťa na rôzne zaujímavosti a možnosti rekreácie v blízkom okolí a pod.).

Pobyt hosťa. V tejto fáze ide hlavne o ochotu recepčného plniť priania ubytovaných hostí.
Tu patrí: poskytovanie informácií, doručovanie a sprostredkovanie pošty, prepájanie hovorov a vyplnenie rôznych prianí súvisiacich s pobytom hosťa. K spríjemneniu pobytu hosťa prispievajú nie len pracovníci recepcie, ale aj ostatný pracovníci na úseku ubytovania.

Ukončenie pobytu hosťa. Táto fáza je taktiež veľmi dôležitá. Patrí tu hlavne vyúčtovanie s hosťom, rozlúčenie sa s hosťom.