Pracovník železnice:
zapíše do stĺpca 96 kód krajiny a stanice, jako aj podacie číslo kontrolnej nálepky
nalepí jeden z kupónov kontrolnej nálepky do stĺpca 96 karty a druhý do rovnakého stĺpca účtovného listu
vyplní ostatné stĺpce na líci a príp. na rube NL, ktoré má vypĺňať železnica, vrátane potrebných účtovných oddielov.
Potom sa zo zložky oddelí druhopis NL a ÚL, druhopis sa vydá odosielateľovi, ÚL zostane odos. železnici. Prvé 3 diely sprevádzajú zásielku až do stanice určenia.
Pod pojmom „nákladný list“ sa rozumie celý súbor, t.j. diely 1 až 5, pokiaľ sú v rukách odosielateľa alebo v odosielacej stanici, a diely 1 až 3 počas prepravy alebo v stanici určenia.
Ak sa podáva na prepravu ucelený vlak alebo skupina vozňov s jedným NL podľa osobitných predpisov pre príslušnú prepravu, musí odosielateľ podľa ustanovení medzinárodných taríf alebo podľa dohody medzi zúčastnenými železnicami priložiť k NL potrebný počet dodatkových listov, a to:
5 vyhotovení slúžiacich ako doplnkové listy k jednotlivým dielom NL
šieste vyhotovenie sa použije v prípade rozdelenia vlaku alebo skupiny vozňov
ďalšie vyhotovenia určené pre železnice zúčastnené na preprave alebo pre colné účely.
Tieto doplnkové listy sa považujú za súčasť NL.
S jedným NL nemožno podať na prepravu:
druhy tovaru, ktoré pre svoje vlastnosti nemôžu byť bez nebezpečenstva vzájomnej újmy spoločne naložené
druhy tovaru, ktoré má čiastočne nakladať železnica a čiastočne odosielateľ
druhy tovaru, ktorých spoločná nakládka by odporovala colným predpisom alebo predpisom iných orgánov štátnej správy
druhy tovaru pripustené na prepravu za osobitných podmienok, ak podľa RID, alebo podľa dohôd a tarifných ustanovení, sa nesmú nakladať spoločne, alebo s iným tovarom.

Stĺpce, ktoré vypĺňa odosielateľ:
9 - označenie prepravného režimu zásielky
10 - údaje odosielateľa
13 - prehlásenie odos. na plnenie colných pedpisov alebo OŠS, označenie splnomocnenca, požiadavka na dolaďovanie, požiadavka na ošetrenie zvierat, počet sprievodcov, prehlásenie o tom že žiadal iný vozeň na prepravu, atď
15 - údaje prijímateľa
18 - prepravné pomôcky
19 - kontajnery
20 - výmenné palety: počet jednoduchých alebo ohradových výmenných paliet „EUR“ vymieňaných v rámci Európskeho poolu
21 - čísla vozňov pri zásielkách nakladaných odosielateľom
22 - vlastná hmotnosť pri vozňoch prepravcov
23 - informácie pre prijímateľa bez toho, aby z nich vyplývali záväzky alebo zodpovednosť železnice
24 - spôsob platenia prepravného: pre INCOTERMS uvádzané poznámky pre platenie prepravného nemôžu byť zatiaľ použité na ŽSR
26 - požadované tarify a prepravné cesty, ktoré sa majú použiť, ale iba udaním pohraničných bodov, pohr.