Hromadná korešpodencia je veľmi dobrou pomäckou v prípade , že potrebujeme poslať jeden dokument na viac adries. Tak poštových ako aj e-mailových. Každý takýto dokument môže byť perzonifikovaný ; tj. Môže mať vlastné oslovenie a adresu na danú osobu. Možno tak poslať napríklad ponukové listy alebo hromadne posielané faktúry. Hromadná korešpodencia je tak vlastne kombináciou dvoch dokumentov , z ktorých je vytváraný jeden cieľový. Ten , ktorý je nakoniec rozposlaný. Najpoužívanejším programom , ktorý obsahuje možnosť tvorby hromadnej korešpodencie je Microsoft Word , na ktorom bude ďalej celý tento proces názorne zobrazený.

Samotná tvorba takýchto dokumentov sa skladá z nasledujúcich krokov:

1.) vytvorenie hlavného dokumentu

2.) sprístupnenie zdroja dát

3.) vloženie zlučovacích polí

4.) zlúčenie zdroja dát s hlavným dokumentom

1.) Hlavný dokument

Tento dokument bude spoločný pre všetky kópie , obsahuje aj časti,ktoré sú prepojené so zdrojom dát. Takýmto dokumentom môže byť napríklad obálka , formulár , štítok, … V programe MS Word sa k tejto funkcii dostaneme takto: v hlavnom paneli vyberieme Nástroje / Hromadná korešpodencia / vytvoriť

Následne sa nám zobrazia štyri možnosti:



Formulárové dopisy – na tvorbu dopisov,pozvánok,…

Adresné štítky - na tvorbu adresných štítkov

Obálky - na vypísanie adries na obálky

Katalóg - na tvorbu zoznamov

Po zvolení jednej z týchto skupín sa počítač spíta,či má vytvoriť nový hlavný dokument alebo má použiť aktívny dokument.

2.) Zdroj dát

Teraz sa hlavný dokument prepojuje so zdrojom dát. Môže to buť tabulka , databáza,…

Všetko potrebné si nastavíme v druhom odseku okna hromadnej korešpodencie. Možnosti sú prehľadne spracované a nie je problém zdroj dát vytvoriť,upraviť, alebo aj vytvoriť novú databázu,prípadne použiť už vytvorenú.

3.+4.) Vloženie zlučovacích polí a zlúčenie zdroja dát a hlavným dokumentom

Ako zlučovacie pole môžme použiť meno, priezvisko ,… tj. Veci, ktoré sme nastavili v ydroji dát. Zlučovacie polia sú miesta v dokumente, kam sa po ylúčení postupne vkladajú dáta zo zdroja dát. Tieto polia sa nedajú označiť z klávesnice , musia sa vložiť z nástrojového panelu Hromadná korešpodencia , ktorý sa aktivuje po vytvorení hlavného dokumentu. Pole sa vladá na pozíciu kurzora. Keď už máme vložené všetky zlučovacie polia ,v okne hromadnej korešpodencie klikneme na tlačítko Zlúčiť.