1.) Hlavný dokument

Tento dokument bude spoločný pre všetky kópie, obsahuje aj časti, ktoré sú prepojené so zdrojom dát. Takýmto dokumentom môže byť napríklad obálka, formulár, štítok, … V programe MS Word sa k tejto funkcii dostaneme takto: v hlavnom paneli vyberieme Nástroje / Hromadná korešpodencia / vytvoriť

Následne sa nám zobrazia štyri možnosti:

Formulárové dopisy – na tvorbu dopisov, pozvánok, …
Adresné štítky - na tvorbu adresných štítkov
Obálky - na vypísanie adries na obálky
Katalóg - na tvorbu zoznamov

Po zvolení jednej z týchto skupín sa počítač spýta, či má vytvoriť nový hlavný dokument, alebo má použiť aktívny dokument.

2.) Zdroj dát

Teraz sa hlavný dokument prepojuje so zdrojom dát. Môže to buť tabuľka, databáza, …

Všetko potrebné si nastavíme v druhom odseku okna hromadnej korešpondencie. Možnosti sú prehľadne spracované a nie je problém zdroj dát vytvoriť, upraviť, alebo aj vytvoriť novú databázu, prípadne použiť už vytvorenú.

3.+4.) Vloženie zlučovacích polí a zlúčenie zdroja dát a hlavným dokumentom

Ako zlučovacie pole môžme použiť meno, priezvisko, … tj. veci, ktoré sme nastavili v zdroji dát. Zlučovacie polia sú miesta v dokumente, kam sa po zlúčení postupne vkladajú dáta zo zdroja dát. Tieto polia sa nedajú označiť z klávesnice, musia sa vložiť z nástrojového panelu Hromadná korešpondencia, ktorý sa aktivuje po vytvorení hlavného dokumentu. Pole sa vkladá na pozíciu kurzora. Keď už máme vložené všetky zlučovacie polia, v okne hromadnej korešpondencie klikneme na tlačítko Zlúčiť.
Zlúčiť dáta s hlavným dokumentom môžeme priamo do tlačiarne, do nového dokumentu alebo na e-mail.

Hypertext = odkazy na externé dokumenty

Hypertext je v podstate forma textu, v ktorom sa nachádza internetovský odkaz na nejakú inú internetovskú lokalitu.
Môže mať formu textu alebo obrázku
Využíva sa v jazyku html (hypertext Markup Language – jazyk použitý k popisu webových stránok, jeho podstatné 2 zložky – hypertext + markup –využívanie značiek pre formátovanie dokumentu)
Hypertexty sú väčšinou umiestnené na www stránkach internetu.
Na tvorbu hypertextov slúži množstvo rôznych programov, napríklad začiatočníkmi asi najpoužívanejší Front Page.
Hypertextové odkazy (linky) – časť textu alebo obrázky slúžiace na prechod na iné dokumenty