Písomnosti

Písomnosťou sa označujú písomné záznamy, prostredníc tvom ktorých evidujeme, vybavujeme, alebo kontrolujeme skoro celú činnosť danej organizácie. Preto mávajú písomnosti, podľa charakteru, predpísanú úpravu a ustálený obsah. Význam písomného styku súvisí s určitým počtom a vzdelaním administratívych pracovníkov, organizačnou a s technickým vybavovaním administratívy.

Každú dôležitú informáciu, prípadne dohodu je potrebné vyhotoviť písomne. Písomné informácie a dohody majú byť uschované, aby sa mihli vždy znovu nájsť. Je predpoklad, že sa budú písať len vtedy, ak je to bezpodmienečné nevyhnutné. Takéto odosielanie informácií má určité prednosti aj nedostatky. Ich prednosťou je, že sú trvalé použiteľné a majú ustálenú formu. Informácie v takejto podobe poskytujú dosť času na premyslené a vecne koncipované písomnosti, ktoré sa v právnych sporoch dajú využiť ako preukazná moc. Nedostatky majú v tom, že nás informujú jednostranne. Poznáme z nich stanovisko len jedného partnera. Vyhotovujú sa dosť často nehospodárne. Neefektívne je vytvárať nadbytočné množstvo písomností. Osobné i písomné rokovania závisia od určitej miery n forme a postupne.

Postupnou automatizáciou organizačnej štruktúry administratívy sa písomnosti racionalizujú. Výmena písomných informácií sa tak stáva čoraz hospodárnejšou a kultivovanejšou. Podnikové písomnosti sú spoľahlivým zdrojom informácií určitých oblastí hospodárskeho života.Dávajú možnosť riadiacim pracovníkom kompletizovať údaje pre potreby evidencie, štatistiky, riadenia, pre úspešnú a potrebnú kontrolu. Taký je význam písomnosti.