Osobné listy píšu vedúci zamestnanci pri osobitných príležitostiach (vymenovanie do funkcie, blahoželanie, kondolencia, osobná pozvánka a pod.) Používať formu osobného listu na písanie úradných alebo obchodných listov sa neodporúča. Osobné listy majú byť úctivé a neformálne. Ich štylistiku ovplyvňuje postavenie adresáta. Treba ich vždy písať na kvalitnom papieri.

Predtlač odosielateľa má byť v ľavom hornom rohu listu. Obsahuje najskôr funkciu odosielateľa, názov úradu, meno a priezvisko odosielateľa. Meno a priezvisko odosielateľa sa píše súmerne nad predtlačou. Typ a veľkosť písma sa spravidla odlišuje od typu a veľkosti písma použitého v texte listu. Voľbe predtlače odosielateľa treba venovať primeranú pozornosť v závislosti od postavenia odosielateľa.

V osobných listoch sa používa osobitná úprava. Ľavý okraj listu má šírku 30 mm, jeho pravý okraj má šírku najmenej 30 mm. Dátum sa píše asi 40 mm od horného okraja papiera v jeho pravej polovici. Miesto odoslania listu nemá byť predtlačené, napíše sa pred dátum tak, aby posledná číslica v dátume končila pri nastavenom pravom okraji. Medzi dátumom a miestom vyhotovenia nepíšeme čiarku.

Číslo spisu uvedieme pod dátum iba vtedy, ak je to nevyhnutné. Odporúča sa napísať ho iba na kópiu, aby list nemal úradný ráz.

List začíname oslovením, ktoré umiestnime asi 80 mm od horného okraja papiera. Medzi oslovením a prvým riadkom textu vynecháme dva riadky. List píšeme vždy riadkovaním 1,5. Každú novú myšlienku umiestňujeme do nového odseku. Medzi odsekmi vynecháme jeden prázdny riadok.

Pod textom listu v pravej polovici listového papiera sa odosielateľ vlastnoručne podpíše. Na osobné listy sa odtlačok pečiatky nedáva. Meno, priezvisko a funkcia podpisujúceho sa neuvádzajú.

Adresu príjemcu píšeme v dolnej tretine papiera pod textom listu riadkovaním číslo 1. Adresa sa umiestňuje v dolnej tretine papiera pod textom listu od ľavej zvislice, aby jej posledný riadok nebol nižšie ako 30 mm od dolného okraja papiera. Adresa sa začína oslovením. PSČ sa nepíše. Pri viacstranových osobných listoch sa adresa uvádza na poslednej strane vľavo dole.