Schôdze

Úvod

V živote môžete predvídať tri veci: dane, smrť a viac schôdzí.
Moore, 1985
Zasadnutie výboru je niečo, čo šetrí minúty, ale plytvá hodinami.
Anonym
Zasadnutie výboru je slepá ulička, do ktorej sa vlákajú myšlienky a potom sa potichu uškrtia.
Cocks, 1973


Funkcie schôdzí

- zjednotiť rad poznatkov a skúseností
- ventilovať sťažnosti
- zozbierať informácie
- pomôcť hodnoteniu aktuálnej činnosti
- poskytnúť informácie
- preskúmať následky aktuálnych alebo navrhovaných zmien
- prijať rozhodnutia
- rozdeliť zdroje
- ovplyvniť politiku
- prispieť k strategickému rozhodovaniu
- prispieť k riešeniu problémov
- rozvíjať spoluprácu a zaangažovanosť
- rozdeliť povinnosti
- odsúhlasiť postupy


Formálne alebo neformálne schôdze

Formálne schôdze
Formálne schôdze poskytujú určité výhody, lebo formálne postupy podporujú a chránia demokraciu. Na formálnych schôdzach môže každý účastník schôdze očakávať, že bude primerane vypočutý. Formálne procedúry zabránia náhodný odklon od témy, takže priebeh formálnych schôdzí sa dá zvyčajne dobre predvídať. Menej formálne schôdze sa do určitej miery stále opierajú o určité postupy, napríklad očakávanie, že všetky pripomienky sú adresované skôr predsadajúcemu než poslednému hovoriacemu, a môžu byť podchytené vo formálnom zápise, programe a dokumentoch.

Neformálne schôdze
Neformálna schôdza sa môže pohybovať v rozpätí od stretnutia s kolegami na chodbe až po stretnutie celej skupiny u niekoho v kancelárii s cieľom prediskutovať spoločný problém. Zriedkakedy sa z nich robí formálny záznam, ako je zápis zo stretnutia, hoci môžu byť skoncipované určité poznámky. Je len málo pravdepodobné, že neformálne stretnutie bude mať vytlačený program alebo formálne určeného predsadajúceho či tajomníka.





Typy formálnych schôdzí

Formálne schôdze sa odlišujú nielen svojím cieľom, ale aj očakávaniami, ktoré môžu ľudia do nich logicky vkladať, právami a povinnosťami zainteresovaných a spôsobom, akým by mali prebiehať.

Problémy môžu vzniknúť vedy, ak sa rôzne typy schôdzí navzájom prepletú.

Inštruktážna schôdza
Cieľ inštruktážnej schôdze spočíva zvyčajne v inštruovaní ľudí o ich práci a povinnostiach alebo v odovzdaní informácií vo veľkej organizácii smerom zhora nadol. Plán a rozhodnutie boli prijaté niekde inde a cieľom schôdze je jednoducho informovať ľudí o tom, čo sa od nich očakáva, uistiť sa, že chápu, čo treba robiť, a odpovedať na prípadné otázky. Samotné stratégie nie sú predmetom diskusie, ale dôvody, ktoré k nim viedli a ich význam pre príslušnú skupinu alebo oddelenie, by mali byť. Inštruktážne schôdze sú bežné v hierarchicky riadených organizáciách, ale môžu byť užitočným znakom v akejkoľvek veľkej organizácii, kde treba osobne odovzdávať informácie o stratégiách a rozhodnutiach.

Pracovná schôdza
Pracovné schôdze sú zvyčajne schôdze, na ktorých sa prijíma rozhodnutie a majú viac alebo menej formálny program, odovzdávajú sa na nich informácie, diskutuje sa o problémoch a prijímajú sa rozhodnutia. Bežnou chybou pracovných schôdzí je to, že ľudia o všetkom veľmi dlho diskutujú. Toto sa občas stáva preto, lebo:
- je zlá komunikácia (schôdza funguje ako jediné fórum na komunikáciu)
- do programu schôdze boli zahrnuté veci, o ktorých sa malo rozhodnúť niekde inde a rovnako efektívne
- mocenské konflikty alebo zmätok v zodpovednosti spôsobili ťažkosti v delegovaní
- nie je celkom jasné, prečo je tento problém na programe schôdze (takýto problém často vzniká vtedy, ak sa na každej schôdzi používa štandardný program)

Schôdza o plánoch a pracovné skupiny
Zvyčajne nie je vhodné pokúšať sa riešiť na formálnych pracovných schôdzach podrobné otázky plánovania. Schôdze zamerané na rozvoj stratégie, pracovné programy, krúžky kvality alebo len naplánovanie výročného večierka vyžadujú čas a zvyčajne je lepšie, ak sa úloha deleguje malej podskupine s jasným určením, kto sa na takejto neformálnejšej záležitosti môže zúčastniť. Pracovné skupiny dávajú dohromady ľudí z rôznych oddelení alebo úrovní organizácie, a preto môžu poskytnúť príležitosti na komunikáciu a participáciu. Takéto skupiny môžu zohrávať funkciu aj z hľadiska rozvoja pracovníkov, lebo poskytujú jednoduchšie príležitosti než formálne schôdze na rozvoj zručností vo vedení schôdzí. Konzultačná schôdza
Na konzultačných schôdzach sa môžu zúčastňovať vyšší manažéri s nižšími manažérmi, manažment so zástupcami odborov a organizácia so svojimi klientmi, zákazníkmi alebo širokou verejnosťou. Je dôležité oboznámenie ľudí s možným rozsahom stanovísk a čo najjasnejšie im vysvetliť, ako môžu schôdzu ovplyvniť svojimi názormi. Je dôležité nemýliť si konzultačnú schôdzu so schôdzou, na ktorej sa vyžaduje rovnocennejšia participácia.

Konzultatívne schôdze môžu byť dôležitým nástrojom plánovania. Ak sú vhodne vedené, môžu zvýšiť zainteresovanosť a pocit spolupatričnosti. Ak má konzultačná schôdza dobre fungovať, musí sa dobre naplánovať, obsahovať jasnú informáciu a musí ju viesť niekto, kto pomocou podporného štýlu získa potrebné informácie. Musí sa z nej urobiť dobrý záznam.

Schôdza zamestnancov
Mnohé organizácie zvolávajú pravidelné schôdze zamestnancov, či už preto, aby ich oboznámili s vývojom firmy, alebo aby umožnili všeobecnú diskusiu o osobných problémoch, s ktorými sa ako tím stretávajú v stresových pracovných situáciách. Takéto schôdze vyžadujú rozvoj dôvery a množstvo času, v rámci ktorého sa ventilujú a vyhľadávajú ťažké problémy bez toho, aby sa vyvíjal tlak na prijatie rozhodnutia. Často je užitočné, ak sa v takýchto prípadoch použije nestranný pomocník. Na druhej strane je tu nebezpečenstvo, že sa takéto schôdze zvrhnú na „klebetáreň“ a na stretnutia s cieľom všeobecného vyrozprávania sa.

Prehodnocovacia a hodnotiaca schôdza
Prehodnocovacie a hodnotiace schôdze sa môžu z času na čas zvolávať, aby sa prehodnotilo fungovanie organizácie, alebo jednotky v jej rámci tak z hľadiska spoločných cieľov, ako aj cieľov jednotlivcov. Ak má organizácia dobre fungovať, musí mať jasne definovaný cieľ a musí byť dôkladne pripravená. Občas môže pomôcť externý konzultant alebo pomocník.


Výhody a nevýhody schôdzí

Výhody:
Poskytujú pracovníkom pocit zainteresovanosti a vlastníctva.
Umožňujú demokratický štýl vedenia.
Zlepšujú zručnosti zamestnancov v oblasti komunikácie, vyjednávania a rozhodovania.
Zvyšujú spokojnosť s prácou. Uľahčujú priebeh komunikácie.
Udržujú kontakty medzi rôznymi úrovňami zamestnancov.
Umožňujú mladším zamestnancom ľahký prístup k manažérom a manažérskym rozhodnutiam.
Zlepšujú proces rozhodovania tým, že sa do neho zapája viac názorov.

Nevýhody:
Blokujú čas zamestnancov tým, že ich odvádzajú od inej práce, zákazníkov alebo klientov.
Náklady – hodinové náklady na ôsmich ľudí, ktorí prijímajú rozhodnutie, sú omnoho vyššie, než na jedného človeka, ktorý rozhodne sám
Rýchlosť a výkonnosť – na schôdzi sa pomalšie dosahujú rozhodnutia, môže sa stať, že ak treba čakať na rozhodnutie, činnosť sa musí odsunúť, a tým sa môžu stratiť príležitosti.
Ak sa všetka práca riadi centrálne a kolektívne prostredníctvom schôdzí, môže sa znížiť osobná zodpovednosť a iniciatíva.

Manažéri môžu mať pocit, že nie sú pripustení k riadeniu.
Pri pokusoch o dosiahnutie súhlasu medzi množstvom ľudí môže byť prijaté nesprávne rozhodnutie alebo rozhodnutie môže byť odložené na neskôr.


















Schôdze





















Obsah: Úvod
Funkcie schôdzí
Formálne alebo neformálne schôdze
Typy formálnych schôdzí
Výhody a nevýhody schôdzí.