Úprava úradného listu

Záhlavie listu

Organizácie používajú pri vybavovaní úradnej korešpondencie papier s označením loga a názvu v záhlaví listu.

Formát listu a formátovanie

Na úradné listy sa spravidla používa papier normalizovaného formátu A4.Pri písaní úradných listov používame (v textovom editore Word):

•jednoduché riadkovanie odporúčame používať bežný typ písma Times New Roman,
•veľkosť písma č. 12,
•ozdobné typy písma, resp. kurzívu na písanie celého textu zásadne nepoužívame,
•v zmluvách a písomnostiach s väčšími nárokmi na prehľadnosť píšeme s riadkovaním 1,5.

Okraje

Ľavý okraj úradného listu má šírku 25 mm, pravý okraj najmenej 15 mm od okraja papiera. V úradných listoch sa neodporúča písať na rub papiera.

Záhlavie

Záhlavie listu sa umiestňuje najviac 27 mm od horného okraja papiera. V záhlaví listu sa uvádzajú adresové údaje odosielateľa: úplný názov úradu, jeho právna forma a úplná adresa vrátane PSČ. Vľavo pred názvom organizácie sa môže umiestniť štátny znak alebo logo organizácie. Formálna úprava záhlavia nie je normatívne určená.

Adresa

V listoch sa adresa adresáta môže umiestniť vľavo alebo vpravo. V adrese príjemcu (ústredný orgán štátnej správy, orgány miestnej štátnej správy, iné právnické osoby, fyzické osoby a pod.) je riadkovanie jednoduché. PSČ sa začína písať od ľavej zvislice, je zložené z trojčíslia a dvojčíslia, medzi ktorými sa vynecháva jedna medzera. Medzi PSČ a názvom dodávacej pošty sa vynechávajú dve medzery. K názvu dodávacej pošty v mestách s viacerými poštami sa musí pripojiť aj číslo dodávacej pošty, ktoré píšeme arabskou číslicou bez bodky a od názvu dodávacej pošty sa oddeľuje jednou medzerou. Názov dodávacej pošty sa nepodčiarkuje, názov okresu sa neuvádza.

Odvolávacie údaje

Odvolávacie údaje sú na listových papieroch usporiadané v riadku za sebou. Umiestňujú sa 17 mm pod adresovým pásmom. Odvolávacie údaje sa nezvýrazňujú. Pod predtlač "Váš list/zo dňa" sa napíše číslo a dátum vyhotovenia listu, na ktorý sa odpovedá. Dátum sa oddeľuje lomítkom bez medzery. Ak nejde o odpoveď, miesto pod predtlačou zostáva prázdne. Pod predtlač "Naše číslo" sa napíše číslo odosielateľa. Upozorňujeme najmä na povinnosť písania čísla spisu v predpísanej podobe (napr. 27/2000-I/32).

Dátum

Dátum píšeme číselne alebo slovno-číselným spôsobom. Pri číselne vyjadrenom dátume platia tieto zásady:

a) deň - píše sa dvoma číslicami vzostupne 01 - 31
b) mesiac - píše sa dvoma číslicami vzostupne 01 - 12
c) rok - píše sa štyrmi číslicami, v skrátenom tvare sa píše posledné dvojčíslie roka.

Príklad: 08. 05. 2000
Slovno-číselne vyjadrený dátum sa píše radovou číslovkou bez nuly na začiatku, mesiac slovom v 2.páde jednotného čísla, rok základnou číslovkou (8. mája 2000).

Vec

Pod predtlač "Vec" píšeme heslovité vyjadrenie obsahu listu; formulácii vecnosti treba venovať primeranú pozornosť. Heslo veci sa začína písať od ľavej zvislice s veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa interpunkčným znamienkom. Vecnosť píšeme podľa potreby až do konca riadku, prípadne pokračujeme v druhom riadku. Ak je heslo veci dlhšie ako jeden riadok, podčiarkne sa posledný riadok v šírke najdlhšieho riadka.

Úradný list píšeme vždy iba v jednej veci.

Vlastný text listu

Vlastný text listu začíname veľkým písmenom ako odsek. Medzi heslom veci a textom vynecháme dva prázdne riadky. Text listu píšeme jednoduchým riadkovaním.

Podľa obsahu sa text člení na odseky, ktoré sa oddeľujú jedným prázdnym riadkom. Odseky sa môžu písať od ľavej zvislice alebo so zarážkou, v celom texte sa však musí dodržať jednotná úprava. Neodporúča sa, aby posledný riadok strany končil rozdeleným slovom, ani aby strana končila prvým riadkom ďalšieho odseku. Najdôležitejšiu časť textu môžeme zvýrazniť podčiarknutím, centrovaním, riedením, úvodzovkami a veľkými písmenami alebo vhodnou kombináciou týchto možností. Slová treba podčiarkovať súvislou čiarou (pri textovom editore treba využívať automatickú funkciu).

Text listu ukončíme nad značkou ukončenia strany tak, aby bol dostatok miesta na podpis. Ak list ukončíme pozdravom, pozdrav píšeme na samostatný odsek od rovnakej zvislice ako predchádzajúce odseky. Od posledného riadku textu sa oddeľuje prázdnym riadkom. Za pozdravom nepíšeme interpunkčné znamienko.Číslovanie strán, tabuliek a obrázkov

Ak list obsahuje viac strán, jednotlivé strany číslujeme priebežne arabskými číslicami v tvare základných čísloviek bez pomlčiek. Číslo strany umiestňujeme v záhlaví alebo v päte strany na vonkajších alebo vnútorných okrajoch alebo v horizontálnom strede textového stĺpca. Úvodné strany a prvú stranu nečíslujeme. Tabuľky a obrázky číslujeme priebežne. Označenie napríklad "Tabuľka 1" uvádzame nad tabuľkou od ľavej zvislice, označenie "Obrázok 4" píšeme pod obrázok vľavo. V strede nad tabuľkou alebo pod obrázkom uvádzame ich názov, pod tabuľkou alebo obrázkom uvádzame poznámky alebo vysvetlivky.

Prílohy

Ak s listom posielame prílohy uvádzame ich vľavo od zvislice po vynechaní troch až štyroch prázdnych riadkov pod posledným textom. Prílohy sa uvádzajú slovom "Príloha" (ak ide o jednu prílohu), počtom príloh, ak sú vymenované v texte alebo vymenovaním pod nadpisom "Prílohy".

Pečiatka

Ak list opatríme pečiatkou, odtlačok pečiatky umiestnime dva až tri riadky pod textom. Podlhovastá (nápisová) pečiatka organizácie sa odtlačí v pravej polovici listového papiera. Odtlačok úradnej pečiatky so štátnym znakom (okrúhla pečiatka) umiestnime pod textovým stĺpcom v strede papiera.

Podpis

Podpis umiestňujeme v pravej polovici listového papiera nad strojom napísané alebo vytlačené meno a priezvisko zodpovedného zamestnanca, dva až tri riadky pod textom. Funkciu píšeme v neskrátenom tvare v horizontálnom strede pod menom a priezviskom. Ak je na písomnosti viac podpisov, umiestňujeme ich tak, aby ľavá tretina papiera zostala voľná. Ak sú na úradnom liste dva podpisy vľavo sa podpisuje funkčne vyšší zamestnanec, vpravo funkčne nižší zamestnanec. Ak sú zamestnanci funkčne na rovnakej úrovni podpisy sa umiestňujú v abecednom poradí. Ak úradný list podpisuje namiesto zodpovedného zamestnanca zamestnanec poverený jeho zastupovaním, pripojí pred svoj podpis skratku
"v z." (v zastúpení).

Úradné listy určené na rozmnoženie môže oprávnený zamestnanec podpísať tak, že podpíše čistopis, z ktorého sa vyhotovujú kópie alebo podpíše návrh čistopisu (koncept) a na čistopise sa za jeho meno a priezvisko napíše skratka "v. r." (vlastnou rukou). Na čistopis uvedieme iba doložku "Za správnosť vyhotovenia:" doplnená menom, priezviskom a podpisom zamestnanca zodpovedného za správnosť prepisu konceptu.

Upozornenie na zaslanie kópie listu ďalším adresátom na vedomie umiestňujeme od ľavej zvislice. Ak list neobsahuje prílohy, nadpis "Na vedomie" sa píše po vynechaní troch až štyroch prázdnych riadkov pod posledným riadkom textu. Ak sú v liste vyznačené prílohy, medzi prílohami a nadpisom "Na vedomie" sa vynechajú dva prázdne riadky. Stručný zoznam adresátov sa uvádza tesne pod nadpisom bez zvýrazňovania.

Päta stránky

Na predtlačených listových papieroch formátu A4 sú v päte strany predtlačené tieto dopĺňajúce údaje: číslo telefónu, číslo faxu. bankové spojenie, identifikačné číslo úradu (IČO), E-mail, internetová adresa a ďalšie údaje uľahčujúce vybavenie veci. Predtlač dopĺňajúcich údajov sa umiestňuje najmenej 20 mm od dolného okraja papiera.