Záhlavie listu

Organizácie používajú pri vybavovaní úradnej korešpondencie papier s označením loga a názvu v záhlaví listu.

Formát listu a formátovanie

Na úradné listy sa spravidla používa papier normalizovaného formátu A4.Pri písaní úradných listov používame (v textovom editore Word):

•jednoduché riadkovanie odporúčame používať bežný typ písma Times New Roman,
•veľkosť písma č. 12,
•ozdobné typy písma, resp. kurzívu na písanie celého textu zásadne nepoužívame,
•v zmluvách a písomnostiach s väčšími nárokmi na prehľadnosť píšeme s riadkovaním 1,5.

Okraje

Ľavý okraj úradného listu má šírku 25 mm, pravý okraj najmenej 15 mm od okraja papiera. V úradných listoch sa neodporúča písať na rub papiera.

Záhlavie

Záhlavie listu sa umiestňuje najviac 27 mm od horného okraja papiera. V záhlaví listu sa uvádzajú adresové údaje odosielateľa: úplný názov úradu, jeho právna forma a úplná adresa vrátane PSČ. Vľavo pred názvom organizácie sa môže umiestniť štátny znak alebo logo organizácie. Formálna úprava záhlavia nie je normatívne určená.

Adresa

V listoch sa adresa adresáta môže umiestniť vľavo alebo vpravo. V adrese príjemcu (ústredný orgán štátnej správy, orgány miestnej štátnej správy, iné právnické osoby, fyzické osoby a pod.) je riadkovanie jednoduché. PSČ sa začína písať od ľavej zvislice, je zložené z trojčíslia a dvojčíslia, medzi ktorými sa vynecháva jedna medzera. Medzi PSČ a názvom dodávacej pošty sa vynechávajú dve medzery. K názvu dodávacej pošty v mestách s viacerými poštami sa musí pripojiť aj číslo dodávacej pošty, ktoré píšeme arabskou číslicou bez bodky a od názvu dodávacej pošty sa oddeľuje jednou medzerou. Názov dodávacej pošty sa nepodčiarkuje, názov okresu sa neuvádza.

Odvolávacie údaje

Odvolávacie údaje sú na listových papieroch usporiadané v riadku za sebou. Umiestňujú sa 17 mm pod adresovým pásmom. Odvolávacie údaje sa nezvýrazňujú. Pod predtlač "Váš list/zo dňa" sa napíše číslo a dátum vyhotovenia listu, na ktorý sa odpovedá. Dátum sa oddeľuje lomítkom bez medzery. Ak nejde o odpoveď, miesto pod predtlačou zostáva prázdne. Pod predtlač "Naše číslo" sa napíše číslo odosielateľa. Upozorňujeme najmä na povinnosť písania čísla spisu v predpísanej podobe (napr. 27/2000-I/32).

Dátum

Dátum píšeme číselne alebo slovno-číselným spôsobom. Pri číselne vyjadrenom dátume platia tieto zásady:

a) deň - píše sa dvoma číslicami vzostupne 01 - 31
b) mesiac - píše sa dvoma číslicami vzostupne 01 - 12
c) rok - píše sa štyrmi číslicami, v skrátenom tvare sa píše posledné dvojčíslie roka.

Príklad: 08. 05. 2000
Slovno-číselne vyjadrený dátum sa píše radovou číslovkou bez nuly na začiatku, mesiac slovom v 2.páde jednotného čísla, rok základnou číslovkou (8. mája 2000).

Vec

Pod predtlač "Vec" píšeme heslovité vyjadrenie obsahu listu; formulácii vecnosti treba venovať primeranú pozornosť. Heslo veci sa začína písať od ľavej zvislice s veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa interpunkčným znamienkom. Vecnosť píšeme podľa potreby až do konca riadku, prípadne pokračujeme v druhom riadku. Ak je heslo veci dlhšie ako jeden riadok, podčiarkne sa posledný riadok v šírke najdlhšieho riadka.

Úradný list píšeme vždy iba v jednej veci.

Vlastný text listu

Vlastný text listu začíname veľkým písmenom ako odsek. Medzi heslom veci a textom vynecháme dva prázdne riadky. Text listu píšeme jednoduchým riadkovaním.

Podľa obsahu sa text člení na odseky, ktoré sa oddeľujú jedným prázdnym riadkom. Odseky sa môžu písať od ľavej zvislice alebo so zarážkou, v celom texte sa však musí dodržať jednotná úprava. Neodporúča sa, aby posledný riadok strany končil rozdeleným slovom, ani aby strana končila prvým riadkom ďalšieho odseku. Najdôležitejšiu časť textu môžeme zvýrazniť podčiarknutím, centrovaním, riedením, úvodzovkami a veľkými písmenami alebo vhodnou kombináciou týchto možností. Slová treba podčiarkovať súvislou čiarou (pri textovom editore treba využívať automatickú funkciu).

Text listu ukončíme nad značkou ukončenia strany tak, aby bol dostatok miesta na podpis. Ak list ukončíme pozdravom, pozdrav píšeme na samostatný odsek od rovnakej zvislice ako predchádzajúce odseky. Od posledného riadku textu sa oddeľuje prázdnym riadkom. Za pozdravom nepíšeme interpunkčné znamienko.